СОМГЗ Башкортостана перешёл на электронный архив «Этлас»

2022: Использование электронного архива «Этлас»

Компания «Этлас» сообщила 19 августа 2022 года о том, что государственное бюджетное учреждение Республики Башкортостан Служба обеспечения мероприятий гражданской защиты (ГБУ РБ СОМГЗ) использует в своей работе электронный архив «Этлас».  Учреждение является некоммерческой организацией, обеспечивающей материально-техническое, финансовое и иное обеспечение гражданской обороны, защиты населения и территорий Республики Башкортостан от чрезвычайных ситуаций. Большое внимание ГБУ РБ СОМГЗ уделяет профилактической работе: проводит мероприятия по предупреждению пожаров, безаварийному пропуску весеннего половодья.

В своей деятельности Служба обеспечения мероприятий гражданской защиты взаимодействует со многими муниципальными и коммерческими структурами, работает с обращениями граждан: всё это оформляется соответствующими документами — распоряжениями, письмами, протоколами. Являясь бюджетным учреждением, ГБУ РБ СОМГЗ строго выполняет все требования действующего законодательства в области ведения документации. Внедрение электронного архива «Этлас» способствует переводу государственных учреждений на актуальные цифровые технологии работы с информацией. 

В 2022 года работа любого учреждения подразумевает не просто использование электронных документов, но создание условий для эффективной работы с ними, что невозможно без применения систем электронного документооборота (СЭД). Они обеспечивают быструю и безошибочную обработку документов, способствуют принятию оптимальных решений и их исполнению в кратчайшие сроки.

Внедрение системы электронного документооборота ГБУ РБ СОМГЗ начало с создания архива электронных документов на базе программного обеспечения «Этлас». 

При сравнении электронного архива «Этлас» с альтернативными программными продуктами были отмечены его особенности, среди которых:

• простота развëртывания и настройки — установить электронный архив можно с минимальными затратами средств;
• начать работу с программой можно «из коробки», постепенно приспосабливая её к особенностям документооборота ГБУ РБ СОМГЗ;
• интуитивно понятный интерфейс облегчает пользователям освоение возможностей электронного архива;
• программа создана отечественным разработчиком с учётом действующих норм делопроизводства, что для государственных учреждений принципиально важно;
• внедрять электронный архив «Этлас» можно поэтапно, не прерывая текущую деятельность организации.

Функциональные возможности архива при необходимости можно расширить с помощью подключаемых модулей. Например, для использования юридически значимой ЭЦП или автоматической оцифровки и атрибутирования однотипных документов на бумажных носителях.

Немаловажно, что электронный архив «Этлас» поддерживает работу с традиционными бумажными документами. Опись склада бумажного архива включается в общую электронную базу данных — поиск нужного документа не зависит от того, электронный документ надо найти или бумажный. Любой электронный документ можно распечатать, бумажный — отсканировать и перевести в цифровой формат. Развёртывание электронного архива проведено силами заказчика.