"Согаз-Мед" развивает корпоративную систему электронного документооборота

В ОАО СК «Согаз-Мед» внедрена система электронного документооборота CompanyMedia. Внедрение реализовано силами сотрудников компании «ИнтерТраст».

Январь 2012 год. Внедрение

Задача

В качестве основных целей руководство организации обозначило переход от традиционного бумажного внутреннего документооборота к автоматизированной работе с документами основных участников бизнес-процессов, организацию эффективного электронного взаимодействия между сотрудниками разных отделов и даже филиалов, повышение контролируемости и управляемости исполнения деловых задач.

Решение

В рамках проекта внедрения системы на рабочие места пользователей центрального офиса были установлены модули «CompanyMedia-Делопроизводство» и Центр отчетов, в результате чего уменьшились общие трудозатраты на организацию делопроизводства и обработки документов, контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений по ним, аналитическую обработку документов, получение статистических данных; модули «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Нормативно-распорядительные документы», «CompanyMedia-Обращения граждан», «CompanyMedia-Поручения», с помощью которых была оптимизирована и ускорена работа с документами «Согаз-Мед».

Сроки

Установка и настройка системы были завершены в течение двух месяцев. Параллельно было проведено обучение будущих пользователей системы, а также администратора, который в дальнейшем сможет самостоятельно обеспечить внедрение системы в региональных подразделениях, работы по запуску СЭД в промышленную эксплуатацию.

Итог

Сегодня система функционирует на рабочих местах 100 делопроизводителей, руководителей и рядовых сотрудников московского филиала. Предполагается, что впоследствии функциональность системы будет распространена более чем на 150 рабочих мест специалистов региональных филиалов.

Внедрение позволило сократить временные затраты большинства сотрудников компании по части работы с документами почти на две трети, эффективно выполнять полученные распоряжения (в компании активно используются напоминания и оповещения системы о приближающемся сроке выполнения того или иного поручения, о просроченных делах), что значительно повысило общую исполнительскую дисциплину, обеспечило четкость работы и прозрачность всех поручений.

2013 год. Развитие

Интегратор «ИнтерТраст» сообщила 31 мая 2013 года об увеличении количества рабочих мест системы электронного документооборота в компании «Согаз-Мед» до 150. Предыдущий этап проекта - внедрения СЭД, завершен в феврале 2012 года.

Рост

Заказчик привлек дополнительный персонал в головной офис и в первом квартале 2013 года компания приобрела дополнительные лицензии для организации 50 рабочих мест.

«Компания "Согаз-Мед" обладает разветвленной структурой — более 460 подразделений на территории 34 субъектов РФ, поэтому выбрана CompanyMedia, соответствующая ряду требований: наличие полного функционала СЭД, возможность доработок и масштабирования, эффективная работа в территориально распределенной среде. Время подтвердило правильность нашего выбора», — отметил Дмитрий Толстов, генеральный директор «Согаз-Мед».