Заказчики: Соло УК (недвижимость) Подрядчики: СофтБаланс Продукт: 1С:Документооборот 8На базе: 1С:Предприятие 8.3 Дата проекта: 2010/07
Количество лицензий: 25
|
В июле 2010 года Управляющая компания "Соло" совместно группой компаний "СофтБаланс" завершила внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8". Система позволила организовать учет внутренних и внешних документов в единой информационной базе, автоматизировать процедуры их согласования. На данный момент 25 пользователей активно используют информационную систему для ввода и согласования документов, извлечения необходимой информации из архива документов. Получив первые положительные результаты, руководство УК "Соло", планирует расширение сферы использования 1С:Документооборота и увеличение числа активных пользователей до 50, а в перспективе до 100.
Управляющая компания "Соло" была создана в результате слияния нескольких петербургских девелоперских компаний, действовавших на рынке коммерческой и жилой недвижимости Санкт-Петербурга более десяти лет. Компания "Соло" занимается управлением большим количеством объектов коммерческой недвижимости, а также строительством и проектированием новых объектов, вследствие чего через секретариат проходят ежедневно десятки входящих и исходящих документов.
Кроме того, в процессе становления и развития компании был накоплен большой объем положений и регламентов в виде внутренних документов.
В ходе увеличения бумажного документооборота стало возникать все больше ошибок, связанных с потерей документов, с невозможностью контролировать сроки исполнения и согласования документов.
Для повышения эффективности работы компании руководство приняло решение с 01 января 2010 года построить электронный документооборот. Приоритетными задачами автоматизации были упорядочение хранения накопленных внутренних документов и систематизация входящих и исходящих документов.
В процессе выбора системы автоматизации управляющая компания "Соло" рассматривала различные системы документооборота. В результате было выбрано решение "1С:Документооборот 8" на новой платформе "1С: Предприятие 8.2".
Основными критериями выбора послужили: функциональность решения, уверенность в платформе "1С:Предприятие 8" и положительный опыт использования других систем на базе "1С:Предприятие 8". Возможность использования лицензий от ранее приобретенных продуктов семейства "1С:Предприятие 8" позволила оптимизировать расходы на приобретение системы.
Программный продукт "1С:Документооборот 8" был внедрен в кратчайшие сроки.
Благодаря гибкости типового решения, специалистам ГК СофтБаланс потребовалось две недели, чтобы ввести систему в эксплуатацию. За этот период были реализованы следующие задачи: формализованы существующие процессы документооборота в компании; построен эскиз системы в рамках функционала типовой конфигурации 1С:Документооборот, проработана структура справочной информации; разработаны шаблоны бизнес-процессов для ознакомления, согласования и исполнения внутренних и внешних документов; произведено первичное обучение пользователей работе в системе.
Система "1С: Документооборот 8" позволила автоматизировать большую часть задач электронного документооборота в компании:
- Все входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются секретариатом в единой информационной системе, что обеспечило упорядоченный ввод документов. Для учета документов разработана классификация видов документов, в соответствии с которой документам присваиваются уникальные номера;
- Входящие и исходящие документы имеют привязку к контрагенту, что позволяет сотрудникам быстро "поднять" всю историю переписки по контрагенту;
- Для хранения внутренних документов разработан иерархический справочник в соответствии с подразделениями и видами внутренних документов, что позволило систематизировать весь архив документов;
- Разработаны шаблоны бизнес-процессов для разных видов документов, и в соответствии с этими шаблонами автоматизированы процедуры согласования, исполнения и ознакомления сотрудников с документами. Автоматизация соответствующих процедур обеспечила соблюдение исполнительской дисциплины;
- Возможности полнотекстового поиска данных позволяют любому сотруднику оперативно находить и получать требуемую информацию;
- Возможности гибкой настройки прав доступа позволили разграничить доступ пользователей к документам и задачам по нескольким параметрам, например, по видам документов, грифам секретности, авторам задач, принадлежности документа подразделению.
Директор по информационным технологиям ООО "Соло" Бутрамеев Фёдор Александрович: "Руководство поставило перед нами задачу внедрения автоматизированной системы электронного документооборота в жесткие сроки – запуск планировался на январь 2010 года. Возможности "1С:Документооборота" и квалификация специалистов СофтБаланс позволили уложиться в заданные сроки, при этом помимо первоначально планировавшейся автоматизации хранения документов была также внедрена подсистема бизнес-процессов.
Расходы на внедрение оказались мизерными, а результат значителен. Прекратились "потери" документов, скорость прохождения документа "по инстанциям" внутри компании возросла на 40%. Благодаря применению механизма бизнес-процессов мы смогли усилить контроль за выполняемыми работами.
В планах компании увеличение количества пользователей системы и развитие функционального использования бизнес-процессов. Есть планы по внедрению блока учета рабочего времени для расчета временных затрат сотрудников некоторых подразделений".