Как «Спортмастер» автоматизировал обслуживающие процессы с помощью «Первой Формы»

«Спортмастер» входит в Топ-10 мировых розничных спортивных сетей, а в России и Восточной Европе занимает I место. В сети «Спортмастер» работают более 450 магазинов в 200 городах на территории России, Украины, Белоруссии, Казахстана и Китая, и обслуживают более 200 млн человек в год.

Решение о внедрении «Первой Формы»

В торговой сети действует целый ряд корпоративных систем – учетные, складские, бухгалтерские, кадровые. В них автоматизированы все процессы, связанные с товарооборотом и финансами. Но оставалось еще некоторое количество процессов, которые управлялись с помощью электронной почты и таблиц, заполняемых вручную. Это касалось обслуживающих процессов, таких как заказ торгового оборудования и униформы, проверка выкладки товара, обработка заявок в хозяйственные и ремонтные службы, сбор отчетности от магазинов, контроль выполнения поручений центрального офиса и т.п. Было очевидно, что у этих процессов есть большой потенциал для повышения эффективности. В масштабах крупнейшей торговой сети эффект от таких улучшений исчисляется миллионами.

Внедренные в компании системы, «заточенные» каждая под свою специфику, для реализации этих процессов не подходили, поэтому руководство искало новую платформу класса BPM. Главными требованиями были гибкость настройки и широта возможностей, с технической стороны, и дружественный, интуитивно понятный интерфейс. Также учитывалась возможность интеграции новой системы с уже существующими. По всем этим параметрам и была выбрана «Первая Форма».

Выбор процессов для автоматизации

Потребность в автоматизации процессов не связана напрямую с их сложностью. Например, постановка и контроль выполнения поручений – этот функционал внедряется практически во всех проектах. В «Спортмастере» он используется для поручений из центрального офиса в магазины. Здесь действуют несколько простых регламентов, настроена эскалация просроченных поручений на руководство, возможность делегирования поручений. Очевидно, что автоматизация даже такого довольно обычного процесса дает существенный выигрыш и по трудозатратам, и в плане повышения исполнительской дисциплины.

Сложные процессы настраивались специалистами «Первой Формы», часть процессов «Спортмастер» автоматизировал самостоятельно. Например, интересно реализован процесс оформления командировок: в нем не просто согласуются даты и бюджет (причем маршруты согласования довольно сложные), но автоматически запускается цепочка действий, каждое для определенного исполнителя – на оформление бухгалтерских и кадровых документов, утверждение приказов. Кроме того, сотрудник может самостоятельно заняться подготовкой поездки, а может сделать отметку «требуется помощь», и тогда будет создана подзадача на ассистента, который возьмет на себя бронирование билетов и отелей, организацию трансфера, оформление визы.

Консолидация заявок на закупку

Самый активный и сложный из реализованных в «Первой Форме» процессов – консолидация заявок на закупку неторговой продукции (оборудования для торговых залов, униформы, хозяйственных товаров).

Заявки подаются магазинами раз в месяц, затем поэтапно консолидируются. Затем проверяется наличие складских остатков и бюджета для приобретения недостающих позиций (для этого «Первая Форма» обменивается данными со складской и бухгалтерской системами). Если не все позиции покрываются бюджетом, делается корректировка сначала консолидированной заявки, а затем эти корректировки также по цепочке спускаются вниз до магазина.

Консолидированные заявки утверждаются, причем используется сложная матрица согласования, и передаются на выполнение. Магазины могут отслеживать плановые сроки поступления заказанной продукции.

Особое внимание было уделено интерфейсу – чтобы облегчить и ускорить заполнение заявок, поскольку позиций в них очень много и процесс требует внимательности. Удобно, что при заказе какой-то позиции сразу же подгружается ее изображение – чтобы не ошибиться в выборе.

Управление электронными подписями

Самым интересным в плане автоматизации стала интеграция с Удостоверяющим центром «КриптоПро», который регистрирует электронные цифровые подписи (ЭЦП). Подпись используется для подтверждения действий с документами (накладными, актами и пр.) в различных системах «Спортмастера».

ЭЦП записывается на личную карту сотрудника – пластиковую карту с электронной полосой, которая используется для доступа в «Первую Форму» и другие корпоративные системы.

ЭЦП необходима не всем сотрудникам, это зависит от должностных обязанностей. Поэтому при переходе на другую должность или в другое подразделение может возникнуть необходимость в получении ЭЦП или наоборот, в отзыве ранее выданной подписи.

В сети «Спортмастер» работают свыше 10 тыс. сотрудников. Как и в других розничных сетях, среди линейных сотрудников высокий процент ротации, процессы приема и увольнения идут практически непрерывно. Вручную управлять выдачей и аннулированием ЭЦП в таких масштабах невозможно. Интерфейс самого Удостоверяющего центра в системе «КриптоПро» ориентирован на технических специалистов и сложен для обычных пользователей. Поэтому этот функционал был реализован в «Первой Форме» и интегрирован с «КриптоПро» средствами API.

Выдача или аннулирование ЭЦП привязаны к кадровым событиям – приему, переводу, увольнению. Чтобы избежать двойного ввода, события не заводятся вручную, а импортируются из кадровой системы.

Необходимость выпуска ЭЦП проверяется по специальному справочнику, который содержит набор кадровых правил для подразделений, должностей и иногда даже для отдельных сотрудников. Правила могут быть двух типов: разрешающие, т.е. требующие наличия ЭЦП, и запрещающие иметь такую подпись. Часто на сотрудника распространяются сразу несколько кадровых правил – например, разрешающее правило на подразделение и запрещающее на должность. В этом случае запрещающие правила имеют безусловный приоритет.

«Первая Форма» отправляет запрос в Удостоверяющий центр «КриптоПро», там генерируется уникальный ключ электронной подписи и передается обратно в «Первую Форму». Ключ записывается на личную карту сотрудника с помощью специального устройства. Если все действия прошли успешно, в Удостоверяющий центр передается подтверждение, и ЭЦП вступает в силу. Вся процедура занимает несколько минут, а шаги процесса наглядно отображаются в системе.

«Первая Форма» в ИТ-инфраструктуре «Спортмастера»

Возможности интеграции оценивались еще до начала проекта и были важным критерием при выборе BPM-платформы. В зависимости от требований автоматизируемого процесса применяются различные подходы: и онлайн обмен данными, и выгрузка сводных данных по расписанию или по запросу.

Например, в компании используется Реестр задач – это внутрикорпоративный портал, на котором отображаются задачи из разных систем. Сотрудник видит на портале список всех своих задач и по ссылке может перейти в нужную задачу, открыв ее в интерфейсе именно этой системы. Задачи из «Первой Формы» отлично влились в этот процесс и доступны для работы наравне с остальными.

Справочники товаров, магазинов и сотрудников актуализируются ежедневно – «Первая Форма» загружает данные из учетных систем и системы управления мастер-данными.

Проблем с работой в распределенной сети также не возникает. В регионах есть магазины, которые имеют проблемы со стабильностью интернет-связи, и для них систему пришлось немного доработать. Например, на магазины периодически ставятся задачи по контролю выкладки товара. Директора магазинов делают фотографии указанных секций и отправляют фотоотчеты в центральный офис. При этом приходится пересылать достаточно большие объемы данных, и поэтому в систему была добавлена отработка разрывов связи в процессе пересылки.

Планы по дальнейшему развитию

Ниши, в которых эффективна «Первая Форма», видны достаточно четко. Во-первых, система отлично подходит для реализации множества вспомогательных бизнес-процессов, для которых внедрение отдельных самостоятельных приложений нерентабельно, но которые остро нуждаются в автоматизации. В крупной и распределенной торговой сети таких процессов достаточно, на ближайшее время список уже намечен.

Во-вторых, «Первая Форма» удобна для поддержки процессов, которые только формируются или пересматриваются, и еще не имеют четких регламентов. В «Первой Форме» внести изменения в процесс можно буквально за несколько часов, максимум – несколько дней. Любую идею можно смоделировать, оценить результат, скорректировать и сразу же запустить снова. Для «Спортмастера» постоянное развитие – это часть стратегии, и «Первая Форма» обеспечивает такую поддержку.