"Средневолжская газовая компания" провела апдейт СЭД Directum

Одна из приоритетных задач СВГК – постоянное усовершенствование технологий, повышающих надежность эксплуатации объектов газового хозяйства. При этом важно соблюдать условия постоянно совершенствующейся отраслевой нормативной документации: масштабный перечень инструкций, положений, регламентов, который регулярно обновляется. До недавнего времени работа с такой документацией осложнялась тем, что все документы были представлены в бумажном виде и, чтобы ознакомить с ними ответственных сотрудников, приходилось делать множество копий.

В результате в СВГК назрела потребность во внедрении системы, которая бы позволила полностью автоматизировать документооборот и взаимодействие в компании. Основным заказчиком решения выступил отдел оптимизации бизнес-процессов, поскольку именно на нем лежит ответственность за координацию работы с нормативной базой предприятия. Дополнительная сложность документооборота в данном подразделении заключается в тесной взаимосвязи документов, то есть любое изменение в одном из них влечет изменения во всех сопутствующих.

В итоге руководством компании был взят курс на выбор ECM-системы. Начальник управления информационных технологий СВГК Сергей Блинов рассказывает: «Среди основных критериев выбора системы было соотношение цена-качество, а также ее гибкость – то есть возможность приспосабливать её для решения постоянно меняющихся задач. И конечно, особое внимание обратили на наличие в Самаре партнера-производителя с соответствующим уровнем компетенции. Всем требованиям отвечала компания «АСКОН-Самара» (Группа компаний «АйтиКонсалт»), наш давний партнер, уже внедривший на предприятии системы проектирования. Для реализации нужного функционала была выбрана система электронного документооборота DIRECTUM, которая на тот момент уже использовалась в ряде подразделений».

Внедрение DIRECTUM началось в мае 2010 года. Ядром внедряемого функционала стали Базовые модули и модуль «Канцелярия» плюс был развернут внутрикорпоративный портал на платформе MS SharePoint.

На этапе подготовки проектного решения была разработана организационная схема, согласно которой все документы, созданные с помощью DIRECTUM, сначала отправляются на согласование со всеми необходимыми подразделениями, затем автоматически поступают на утверждение руководителям служб и, в конечном итоге, генеральному директору. Важно, что вносимые изменения на всех уровнях согласования фиксируются. После утверждения документ проходит регистрацию. Чтобы сотрудники вовремя отслеживали новые нормативы, система в автоматическом режиме проверяет, есть ли вновь утвержденные документы, и публикует их на портале для всех сотрудников. Найти нужную информацию можно по различным критериям, например по виду документа, дате утверждения и т. д.

На данный момент в системе работает около 100 человек. В планах СВГК – дальнейшая работа по усовершенствованию работы с нормативной документацией, например, по некоторым видам регламентов, которые не подлежат всеобщему обозрению, но должны публиковаться для ограниченного круга лиц. Для такой документации необходима возможность автоматизации предоставления доступа к информации, и «АйтиКонсалт» планирует интегрировать уже внедренные DIRECTUM и SharePoint с Active Directory, что позволит выкладывать документы на сервер в соответствии с правами доступа.

Как сообщил Блинов Сергей, начальник Управления информационных технологий (УИТ), внедрение DIRECTUM на предприятии позволило не просто решить отдельные задачи автоматизации документооборота в разных его подразделениях, но и фактически послужило основой для единой корпоративной системы электронного документооборота и управления взаимодействием. Сегодня есть понимание дальнейшего развития системы, есть четкие планы и приоритеты внедрения.

Завершение проекта

Проект внедрения архива договорных и учредительных документов на платформе масштабируемого решения для электронного хранилища DIRECTUM Storage Services завершила компания ИнфоСервис (Группа Компаний АйтиКонсалт).

Георгий Онищенко, заместитель генерального директора по эксплуатации ООО СВГК, отметил: «Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM в ООО СВГК было начато в июне 2008 года. С 2000 года мы плотно сотрудничаем с компанией ИнфоСервис и реализовали крупные проекты по нескольким направлениям. Необходимость создания электронного хранилища документов возникла давно. Нашей компании нужна была система, обеспечивающая надежность хранения документов, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, удобство и скорость поиска».

В процессе внедрения проведена оптимизация и автоматизация процесса размещения поступающих документов в едином информационном пространстве предприятия, налажена организация быстрого поиска документов по заданным реквизитам, полнотекстового поиска по содержимому текста с учетом всех языковых словоформ.

Модернизация СЭД

24 августа 2015 года компания АйтиКонсалт сообщила о проекте обновления СЭД на актуальную версию.

В начале 2015 года компания приняла решение о проведении работ по обновлению. Подготовили план перехода предприятия на СЭД Directum с учетом намеченных изменений ИТ-инфраструктуры организации.

Основные требования к миграции:

• отсутствие потерь информации и бесперебойность работы сотрудников отдела делопроизводства и организационной работы в части ведения текущего делопроизводства;

• бесперебойность работы сотрудников правового управления в части контроля над договорными процессами;

• сохранение всей полноты функциональности действующего на платформе СЭД DIRECTUM архива преддоговорных и учредительных документов;

• сохранение функционирования действующего интеграционного решения по ведению библиотеки нормативных и утверждаюших документов на платформе СЭД Directum и MS SharePoint Server.

В соответствии с планом работ на использование модернизированной версии переведены 400 пользователей системы.

Специалисты АйтиКонсалт доработали интерфейс системы, модифицировали и дополнили его с учетом новых возможностей функционала.