Продавец запчастей поменял СЭД DocsVision на 1С из-за дороговизны

Группа компаний «Стакос», занимающаяся продажей автозапчастей оптом и в розницу через собственные торговые точки в крупнейших городах Северо-Запада и Поволжья, завершила очередной проект по внедрению системы электронного документооборота и управления заданиями. В основу решения положена система «1С:Документооборот 8», интегратором проекта выступила компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ).

Данный проект – уже вторая по счету попытка «Стакоса» инвестировать в создание эффективной СЭД. Всего год назад, осенью 2009 года, управляющая компания «Стакос» в месячный срок закрыла проект по внедрению системы аналогичного класса DocsVision. Тогда были внедрены модули «Делопроизводство» и «Управление процессами», приобретено 50 лицензий системы.

Однако, по истечении года эксплуатации DocsVision стало понятно, что это решение не устраивает руководство ни функционалом, ни высокой стоимостью технической поддержки, отмечают в «Стакосе». Поэтому было принято решение запустить новый СЭД-проект, чтобы уменьшить временные затраты топ-менеджеров и повысить исполнительную дисциплину сотрудников, а также, соответственно, сократить издержки от эксплуатации новой системы.

По словам Олега Суворова, ИТ-директора группы компаний «Стакос», новая система «1С:Документооборот 8» была выбрана после детального анализа и не в последнюю очередь привлекла «приемлемой для такого функционала стоимостью решения». Рассматривались ли другие альтернативные решения, не уточняется.

В результате проекта было автоматизировано 75 рабочих мест. В качестве первых результатов эксплуатации новой системы в «Стакосе» отмечают улучшение контроля над выполнением задач, снижение вдвое трудозатрат на ведение документации, практически полное решение проблем по взаимодействию подразделений.

По словам Суворова, трудозатраты на контроль исполнения задач и поиск нужных документов оценивались компанией до автоматизации документооборота в несколько сотен тысяч рублей в месяц. Внедрение «1С:Документооборота» позволило сократить эти затраты на две трети. Кроме того, вдвое сократилось время на управление заданиями.

Управление заданиями сотрудников базируется на принципе SMART (от англ. Specific-точность, Measurable–измеримость, Achievable-достижимость, Realistic-реалистичность, Timely – своевременность). Когда задача вносится в систему, она конкретизируется под существующие в решении параметры и становится измеримой по трудозатратам, определенной во времени, точно сформулированной. Это позволило установить в компании новый стиль работы: все поручения прозрачны, а переносы сроков детально документируются, отмечают представители «Стакоса». Сейчас соотношение выполненных задач к просроченным составляет 4/1, тогда как до начала проекта было обратным – одна выполненная в срок задача на четыре просроченных.

Помимо управления заданиями в системе полностью автоматизирован документооборот и работа с документацией, ведется учет служебных записок, протоколов. Благодаря использованию новой системы документооборота временные затраты большинства сотрудников компании по части работы с документами сократились на две трети. Оценка трудозатрат проводилась в компании методом экспертных оценок. Также в числе результатов проекта отмечается решение проблем при взаимодействии офиса с филиалами и магазинами компании.

Михаил Тинин, ИТ-специалист «Стакоса», также рассказал, что в дальнейшем компания планирует проводить интеграцию документооборота с другими корпоративными системами компании и переводить удаленные филиалы на работу с использованием веб-интерфейса, что позволяет сделать платформа 8.2.