Столичное Грузовое Агентство (ERP - Компас)

Описание объекта автоматизации

ЗАО «Столичное грузовое агентство» (СГА) занимает лидирующие позиции среди транспортных компаний Москвы. Агентство осуществляет перевозки различных грузов по железнодорожной сети России, обеспечивая заказчикам доставку практически в любой пункт, где есть железные дороги, включая доставку грузов в регионы. Доставка грузов осуществляется не только непосредственно до железнодорожной станции, но и по принципу «от двери до двери», благодаря сотрудничеству с региональными железнодорожными и автомобильными транспортно-экспедиторскими компаниями. Таким образом, большая часть работ производится на основе договоров субподряда. При этом агентство осуществляет полные расчеты с клиентом, перечисляя основную часть суммы субподрядчику и оставляя себе только экспедиторское вознаграждение. Это обстоятельство накладывает свой отпечаток на организацию учета в компании.

Важным моментом в работе агентства является необходимость оперативного расчета стоимости грузоперевозок между самыми различными населенными пунктами с учетом самых разнообразных условий. Еще одной специфической чертой функционирования компании на момент начала проекта являлось наличие разветвленной сети филиалов, часть которых имела в своем распоряжении низкокачественные телефонные линии.

Выбор программного обеспечения

Выбор программного обеспечения для автоматизации управления предприятием осуществлялся ИТ-департаментом СГА в 2001 г. То, что в качестве основного средства автоматизации было решено остановиться на ERP-системе «КОМПАС», объясняется, по словам представителей Заказчика, максимальным соответствием ПО основным критериям отбора:

• наличие средств оперативной настройки под различные задачи (ПО «КОМПАС» позволяет осуществить это с помощью инструмента «МАСТЕРА»);
• наличие широкого спектра модулей, позволяющего автоматизировать все ключевые процессы предприятия на основе единой платформы;
• гибкость и открытость системы, дающие возможность интегрировать в нее узкоспециализированные модули, в частности по расчету железнодорожных тарифов.

Общее описание проекта

Первый этап проекта был реализован консультантами московского филиала компании «КОМПАС» - ООО «КОМПАС – ЦЕНТР» в течение первого полугодия 2002 г. По его окончании были полностью автоматизированы такие бизнес-процессы, как:

• полный документооборот;
• бухгалтерский учет;
• налоговый учет,
• расчет заработной платы;
• выгрузка данных в ПФ и ФНС в электронном виде;
• учет кадров с контролем штатного расписания;
• кадровое делопроизводство;
• учет основных фондов.

В течение 2003 г. сотрудниками «КОМПАС – ЦЕНТР» был осуществлен второй этап проекта, во время которого созданы процедуры связи с системой расчета железнодорожных тарифов «Магистраль», организовано взаимодействие с филиалами компании, разработаны специфические процедуры протоколирования действий пользователей. Впоследствии функциональность системы наращивалась специалистами ИТ-департамента агентства.

Из отзыва Заместителя генерального директора ЗАО «Столичное грузовое агентство» по коммерческим вопросам В.Я.Пчелинцева: Остановив свой выбор на корпоративной информационной системе «КОМПАС», мы приобрели современное программное обеспечение и надежного ответственного партнера, готового моментально прийти на помощь в сложных ситуациях. Высокая квалификация, работоспособность и личная ответственность специалистов филиала «КОМПАС – ЦЕНТР» подтверждают правильность нашего выбора.

Некоторые специфические особенности проекта

• Основная часть сотрудников СГА является по сути своей менеджерами по работе с клиентами и поставщиками услуг. Они занимаются, по большей части, «бумажной» деятельностью. Поэтому на 75% автоматизированных рабочих мест в агентстве установлен модуль «Документооборот».
• Деятельность Заказчика предполагает наличие широкого спектра специфических управленческих документов, не предусмотренных в типовой поставке ERP-системы «КОМПАС». Поэтому с помощью визуального инструмента «МАСТЕРА КОМПАСА» было разработано около десятка новых экранных и табличных форм документов, организованы специализированные реестры для их хранения.
• Посреднический характер экспедиторской деятельности потребовал разработки нестандартных процедур автоматического выделения экспедиторского вознаграждения из общей суммы платежа Заказчика и постановки выделенных сумм на учет в Книгу продаж и Журнал Хозяйственных операций, для чего пришлось разработать сложные типовые хозяйственные операции по оплате и отгрузке транспортируемого товара.
• В процессе реализации второго этапа проекта была разработана связь с системой расчета железнодорожных тарифов «Магистраль», с помощью которой результаты расчетов автоматически забираются в счет, подготавливаемый для клиента в системе «КОМПАС».
• ERP-система «КОМПАС» установлена в филиалах компании, использующих для связи модемное соединение по низкокачественным телефонным линиям. Поэтому невозможно было организовать работу в единой базе данных даже на основе терминал-сервера - в каждом филиале используется своя БД. В связи с этим были разработаны специфические процедуры выгрузки и импорта документов. Например, часть полей документа заполняется в центральном офисе, после чего пачка документов выгружается из базы и с помощью e-mail передается в филиал, расположенный непосредственно на ж/д станции. Там сотрудники производят отсылку груза в соответствии с указанными в полученных документах данными и заполняют другие поля тех же документов. После чего снова производится выгрузка и обратная отсылка в центральный офис, где документы синхронизируются с данными в основной БД с помощью специально разработанной процедуры.
• Разработаны специфические процедуры протоколирования всех действий пользователей по работе с документами. Отслеживается история всех изменений.
• Силами сотрудников ИТ-департамента СГА с помощью инструмента «МАСТЕРА КОМПАСА» разработана функциональность бюджетирования на основе принятых в агентстве правил.
• Силами сотрудников ИТ-департамента СГА с помощью «Мастера отчетов» разработано значительное количество нестандартных управленческих отчетов, учитывающих специфику деятельности предприятия.