"НПО "Стрела" контролирует сроки выполнения гособоронзаказа с помощью "1С:Документооборот"

Предприятие оборонно-промышленного комплекса "НПО Стрела" и IT-интегратор "СофтЭксперт" 5 апреля 2018 года сообщили о завершении первого этапа внедрения системы "1С:Документооборот 8 КОРП".

ПАО «НПО Стрела». Фото: newstula.ru

Предпосылки

«НПО Стрела» работает с большим объемом организационно-распорядительной документации. Все действия в научно-производственном объединении строго регламентированы, подлежат учету и протоколированию. Такие меры необходимы для поддержания порядка, сохранения высокого уровня производительности и конкурентоспособности. При этом ежедневно на предприятии формируется достаточное количество приказов, договоров и писем с каждым из которых должно ознакомиться и согласовать множество сотрудников. Поэтому, одним из важных этапов проекта совершенствования системы менеджмента качества (СМК) в ПАО "НПО "Стрела" стала оптимизация системы документооборота.

Цели проекта

Предприятию требовалась информационная система, которая помогла бы ускорить обработку и согласование документов, организовать их надежное хранение, сократить риски утери оригиналов. Для того чтобы нарастить темпы производства и обеспечить четкое соблюдение сроков исполнения гособоронзаказа, необходимо было повысить скорость доведения до сотрудников писем, внутренних приказов и распоряжений, а также усилить контроль за исполнением поручений.

Ход проекта

В силу специфики предприятия к системе автоматизации предъявлялись такие требования, как высокая степень надежности и конфиденциальности обрабатываемых данных, грамотное разграничение прав доступа к документам, гибкость и масштабируемость. Предпочтение было отдано системе "1С:Документооборот 8 КОРП", которая отвечает поставленным требованиям и эффективно интегрируется с другими системами "1С", использующимися на предприятии.

По итогам открытых торгов партнером по внедрению стала компания "СофтЭксперт".

На первом этапе проекта были автоматизированы задачи обработки и хранения входящей документации. Система была развернута на 850 рабочих местах (в основном это руководители и сотрудники канцелярии) во всех службах и подразделениях предприятия.

Итоги проекта

Ключевые итоги проекта:

• В электронный вид переведена регистрация корреспонденции и приказов. Организовано надежное хранение документов: бумажные версии входящих писем и договоров хранятся в архиве, а электронные документы и скан-копии оригиналов - в базе "1С:Документооборота". Для того чтобы ознакомиться с содержанием того или иного документа, сотрудникам больше не нужно искать его оригинал - всю необходимую информацию можно быстро найти в системе. Согласующие лица и исполнители работают только с электронными версиями документов, что существенно снижает риски утери оригиналов.
• Ознакомление сотрудников с внутренними приказами и распоряжениями (в том числе за прошедшие годы), а также выдача поручений и контроль их исполнения осуществляются теперь в электронном виде. Это значительно упростило и ускорило работу с документами. Содержание организационно-распорядительной документации быстрее доводится до сведения адресатов, в результате задачи выполняются более оперативно. Это положительно сказалось на темпах производства и реализации требований по соблюдению сроков выполнения гособоронзаказа.
• Усилен контроль за исполнением поручений. Если раньше для этих целей использовались только карточки, которые распечатывались из программы собственной разработки ПАО "НПО "Стрела", то с внедрением решения к задаче контроля подключены типовые инструменты "1С:Документооборота". Руководитель, выполняющий функции контролера, может в любой момент времени получить в системе информацию о выданных поручениях, сроках их исполнения, документах, по которым выставлены задачи. Понимание того, что эффективность работы каждого сотрудника легко отслеживается в режиме онлайн, способствует повышению общей исполнительской дисциплины на предприятии.

"Все задачи, которые ставились в день подписания договора, выполнены. При этом были полностью соблюдены все специфические требования автоматизации режимного предприятия и учтены его масштабы. Нас ждет второй этап проекта, в ходе которого мы намереваемся совместными усилиями автоматизировать процедуры согласования договоров и расширить географию приказов, перевести в электронный вид служебные записки, а также провести работы по подключению к системе дополнительных пользователей". Сергей Юрьевич Сипченко, начальник управления информационных технологий ПАО "НПО "Стрела"