Завершен проект по внедрению программного продукта «1С: Документооборот» в компании «Стройновация»

Работы по созданию информационной системы начались в июне 2014 года. В апреле 2015 года система была передана в промышленную эксплуатацию.

Основанием для построения системы было решение руководства компании «Стройновация» о необходимости автоматизации договорной работы, процессов согласования и контроля заявок на финансирование и переноса бумажного делопроизводства в электронную систему.

Помимо этого были поставлены следующие задачи:

• Синхронизация сквозной НСИ с существующей бухгалтерской системой. К сквозной НСИ относятся: Контрагенты, Договоры, Проекты.
• Работа с заявками на финансирование и плановыми поступлениями денежных средств

Были определены желаемые результаты внедрения единой информационной системы:

• Автоматизация основных бизнес-процессов по работе с заявками на финансирование
• Автоматизация договорной работы
• Автоматизация делопроизводства
• Интеграция СЭД с бухгалтерской системой, необходимая для синхронизации сквозной НСИ
• Исключение дублирования операций ввода и обработки данных.

В качестве исполнителя проекта рассматривались несколько кандидатов – партнеров «фирмы 1С». Выбор был сделан в пользу компании «Абсолют-Софт корпоративные проекты» - партнер фирмы «1С» с момента своего основания, проекты которой входят в ТОП-20 крупнейших внедрений по рейтингу «1С».

Основной причиной выбора компании «Абсолют-Софт корпоративные проекты» явилось то, что компания смогла представить заказчику оптимальное предложение как по функциям и архитектуре СЭД, так и по финансовым показателям. В рамках проекта были автоматизированы подсистемы:

1. Делопроизводства
2. НСИ
3. Договорной работы
4. Управления заявками на финансирование

В составе системы была создана уникальная схема управления заявками на финансирования, позволяющая отказаться от бумажной технологии работы с заявками и плановыми платежами всех сотрудников. Основными функциями управления заявками на финансирование являются:

• Создание и первичное заполнение заявок
• Создание реестра плановых поступлений
• Согласование заявок
• Утверждение руководством реестров заявок на расход денежных средств и плановых поступлений и передача утвержденных реестров финансистам для дальнейшей работы.

Основные результаты проекта:

1. Контроль над целевым использованием денежных средств теперь осуществляется в on-line режиме.
2. Все процессы согласования, утверждения, исполнения и ознакомления выполняются электронно. Хранится вся история этих процессов.
3. Тексты и сканы договоров хранятся в электронном виде в системе. Время на поиск необходимого для работы договора и его текста сократилось в несколько раз и составляет не более 30 секунд.
4. Повысилась общая эффективность учета за счет стандартизации процессов работы с НСИ. Исключены возможности «задваивания» контрагентов, договоров и т.д.

«Основная техническая сложность проекта состояла в том, что бы организовать бесшовную интеграцию между СЭД и бухгалтерской системой без которой задача синхронизации НСИ не могла быть решена удобным для пользователей способом.

В остальном, больших трудностей не было, так как со стороны заказчика работала профессиональная команда, координатором которой выступал опытный специалист Юсин Александр Николаевич (Ведущий инженер СМК), а исполнитель уже имел соответствующий опыт построения систем электронного документооборота» - прокомментировал руководитель проекта со стороны исполнителя Елин Вадим Леонидович.