Как "Евразхолдинг" снизил затраты на документооборот

27 октября 2015 года компания "ТерраЛинк" сообщила об исполнении проекта внедрения системы электронного документооборота TerraLink xDE по заказу холдинга ЕВРАЗ.

Задачи проекта

Географически распределенный бизнес компании ЕВРАЗ и товарооборот формируют значительный объем документооборота, в том числе в части первичной финансовой документации.

В процессе бизнес-деятельности возникла необходимость разрешать задачи:

• расширения штата бэк-офиса для обработки огромного количества бумажных первичных документов;

• высоких материальных и временных затрат на обмен и сверку оригиналов между предприятиями холдинга, задержек в оформлении и предоставлении необходимых документов поставщикам и клиентам;

• длительности поиска и подбора документов в архиве при запросах ФНС.

Оптимизируя процессы документооборота, сокращая затраты и срок на обмен документами с клиентами и контрагентами, внедряя средства автоматизации бизнес-процессов для снижения уровня влияния «человеческого фактора» и повышения качества документооборота, руководство компании приняло решение - начать переход от бумажного документооборота к электронному обмену юридически значимыми документами посредством операторов ЭДО, в соответствии с законодательством РФ.

Для учета первичных финансовых документов при документообороте между компаниями холдинга используется платформа SAP. Это обусловило два основных требования к системе:

• интеграция с платформой SAP;

• возможность работы с документами в едином пользовательском интерфейсе с базовой поддержкой функционала сервисов двух операторов ЭДО.

Ход проекта

Предложение TerraLink, в основе которого - продукт TerraLink eXtended Document Exchange (xDE) for SAP, выглядело более привлекательно при проведении конкурсной процедуры.

TerraLink xDE обеспечивает конечным пользователям возможность приема и передачи первичных документов посредством сервисов операторов ЭДО с использованием привычного пользовательского интерфейса SAP.

Прием и передача документов выполняется через операторов ЭДО:

• «Диадок» (ЗАО «ПФ «СКБ Контур») и «Такском-Файлер» (ООО «Такском»).

Системой предусмотрен прием и передача документов:

• счет-фактура, Накладная ТОРГ-12 и Акт сдачи-приемки работ/оказания услуг (формализованный вид в формате XML и неформализованный вид в формате PDF);

• транспортная накладная и накладная 1-Т (неформализованный вид документов в формате PDF).

Принцип работы системы электронного обмена юридически значимыми документами на примере отправки документов из ООО «ТК ЕвразХолдинг» в ОАО «ЕВРАЗ НТМК» (2015)

Итог проекта

Интеграция SAP ERP с сервисами операторов ЭДО на платформе TerraLink xDE выполнена для обмена юридически значимыми документами между ООО «ТК ЕвразХолдинг» и управляемым предприятием ОАО «ЕВРАЗ НТМК». Внедрение проекта помогло ускорить документооборот между компаниями группы, сократить расходы на печать и пересылку документов.

Внедрение системы обмена электронными документами способствовало:

• снижению трудозатрат сотрудников бэк-офиса на обработку документов;
• сокращению расходов на печать, сканирование и пересылку оригиналов документов;
• снижение затрат на хранение и поддержание бумажного архива.
• сокращению сроков обмена оригиналами документов;
• повышению прозрачности и надежности обмена документами;
• повышению достоверности и оперативности финансово-хозяйственного учета;
• снижению рисков потери документов;
• минимизации влияния человеческого фактора при обработке документов.