Тепличный комбинат Майский (1С)

Для повышения качества и прозрачности учета, сокращения времени на поиск и обработку данных и подготовку сопроводительных документов на отгрузку было необходимо наладить учет всех подразделений в единой информационной базе и по единым стандартам. Кроме того, в условиях непростой экономической ситуации 2008 года на предприятии назрела потребность в оперативном управлении производством, сбытом и реализацией овощной продукции. В качестве основы для создания современной системы учета предприятия по причине гибкости и полноты функциональных возможностей было выбрано прикладное решение "1С:Управление производственным предприятием 8" на платформе "1С:Предприятие 8".

Партнером агрокомбината по проекту автоматизации стала компания "Интелком" (1С:Франчайзи, 1С:Центр компетенции по производству, г. Казань).

После развертывания информационной системы в нее были перенесены учетные данные с бумажных носителей, а также из нескольких программ, которые ранее автономно использовали различные подразделения. Затем был разработан единый стандарт для ввода и обработки данных. В результате выполнения работ по проекту на предприятии автоматизирован бухгалтерский, налоговый и складской учет, ведется учет собранного урожая, его сбыта и реализации через торговую сеть города. С помощью механизма распределенных информационных баз платформы "1С:Предприятие 8" налажен оперативный обмен данными между всеми цехами и подразделениями предприятия.

Учет выпуска и движения продукции

Для каждого вида овощной культуры в систему ежедневно вводятся данные об объеме собранного урожая, о весе отгруженной продукции и весе продукции, полученной потребителем. Ведется учет продукции, переданной на переработку в консервный цех предприятия, а также продукции, переданной безвозмездно, например, детским садам или школам. Кроме того, в системе отражаются сведения о товаре, который находится в пути и по этой причине еще не отражен в отчете водителя о доставке.

Система предоставляет руководителям разного уровня точные оперативные данные об объеме складских остатков, выпуске и реализации продукции, размере недостач, объемах естественной убыли и порчи товара. Наличие точных данных по объемам реализации каждого вида овощей позволяет планировать объем и срок будущего урожая с учетом реального покупательского спроса.

Автоматизация учета горюче-смазочных материалов обеспечивает ежедневное получение точной информации по их остаткам на складе. Ранее эти данные можно было получить только в конце периода.

Учет реализации овощной продукции

По факту каждой отгрузки в систему автоматически вводятся точные данные о весе и наименовании товара. Это позволяет отделу сбыта оперативно формировать комплект сопроводительных документов и без задержки отправлять машину с товаром в рейс. Сокращение времени, необходимого для оформления документов на отгрузку, привело к уменьшению непроизводительных простоев и увеличению на 10–15% количества рейсов по доставке продукции, совершаемых водителями.

Для каждой отгрузки в системе регистрируется чистый вес товара, принятый магазином к реализации. Объем естественной убыли овощной продукции при транспортировке автоматически рассчитывается с учетом коэффициентов, которые зависят от удаленности клиента. Это позволяет максимально точно контролировать изменение веса по каждой партии/загрузке автомобиля.

Оптимизация работы водителей

По каждому водителю в системе ведется детальный учет продукции, полученной водителем, и продукции, принятой клиентом. При этом разница между весом принятой и переданной продукции должна находиться в границах норматива естественной убыли. В случае если фактическая потеря в весе превышает нормативную, то разница вычитается из заработной платы водителя. Достоверность сведений, указанных в отчете водителя, контролируется путем сопоставления со сведениями в документах по отгрузке, представленных клиентом.

Оптимизация работы водителей позволила сократить потери при доставке продукции. Система перекрестного контроля обеспечивает предприятию надежную защиту от кражи продукции на маршруте и иных недобросовестных действий персонала.

Взаиморасчеты с клиентами

Ведение учета всех подразделений предприятия в единой системе позволяет с помощью отчетов оперативно и в удобном виде получить информацию о поступлении денежных средств от клиента, назначении платежа, сформированных проводках бухгалтерского учета, выполненных отгрузках, а также о наличии задолженности за поставленную продукцию.

Оперативный контроль за дебиторской задолженностью помогает своевременно предпринимать действия, направленные на ее сокращение.

Учет затрат и анализ финансовых показателей

В системе реализована возможность детального учета и распределения затрат по подразделениям и видам продукции. Для анализа текущего экономического состояния предприятия и прогнозирования основных финансовых показателей в будущем эти данные крайне необходимы.

Гибкая система отчетов позволяет рассчитать среднюю цену реализации по каждому виду овощей, получить в процентах данные о соотношении стандартной и нестандартной продукции. Можно также определить плановую себестоимость, оценить урожайность в разрезе культур и подразделений и сопоставить полученные значения показателей со значениями показателей аналогичного периода предыдущего года.

В результате внедрения новой информационной системы в агрокомбинате "Майский" автоматизировано 60 рабочих мест. Автоматизация позволила уменьшить время, необходимое для обработки большого объема данных и формирования управленческой отчетности, повысить прозрачность и качество учетных процессов предприятия, а также исключить пересортицу товара. Был оптимизирован складской учет. Улучшилась организация работы водителей и автотранспорта предприятия. Более эффективно стали работать службы сбыта, быстрее и лучше выполняются отгрузка и доставка овощной продукции потребителю. Руководство теперь может детально и объективно анализировать финансовые результаты деятельности предприятия и своевременно принимать качественные управленческие решения.