Территориальный фонд обязательного медицинского страхования по Алтайскому краю внедряет СЭД «Дело»

Ситуация к началу реализации проекта

Значительная часть деятельности ТФОМС по Алтайскому краю связана с ежедневной работой по созданию, регистрации, обработке, движению, поиску, хранению больших массивов бумажных документов. Традиционное делопроизводство в таких организациях становится повседневным и привычным делом, но за привычностью выполняемых операция зачастую не заметна их неэффективность.

Объем документооборота в ТФОМС по Алтайскому краю растет с каждым годом и к 2010г. он приблизился к отметке 7000 входящих и 7000 исходящих документов. Работу с основными потоками документов осуществляют специалисты канцелярии. Они ведут регистрацию документов, контроль, задают первоначальный маршрут движения документов и все это при помощи журналов регистрации и электронных таблиц MS Excel. В текущую работу канцелярии также входит поиск документов, подготовка отчетов и формирование реестров и все данные о документах разносятся «в ручную» по разным таблицам.

Специфика работы любого ТФОМС такова, что большая часть документов, которые приходят в фонд требуют исполнения, четкого контроля и обязательного ответа корреспонденту. И здесь не обойтись без средств автоматизации. Но современная действительность требует не только автоматизации процессов делопроизводства, но и документооборота.

Цели внедрения системы

ТФОМС сформулировал потребности, которые должна обеспечить выбранная СЭД на первом этапе внедрения:

• автоматизация регистрации входящих, исходящих, внутренних документов;
  
• создание базы данных регистрационных карт, описывающих документы и их электронных образов;
  
• подготовка отчетов и исполнение поручений в системе электронного документооборота;
  
• четкий контроль исполнительской дисциплины;
  
• автоматизированное формирование напоминаний об исполнении контрольных документов;
  
• формирование почтовых реестров и реестров заказной почты;
  
• списание в дела документов с пометкой в системе автоматизации делопроизводства.
  

Решение

Опираясь на опыт внедрения СЭД в других территориальных фондах (Иркутской, Омской, Ростовской облсатей, Приморского края, Хабаровского края и другие), а так же богатый опыт Московского Государственного Фонда Обязательного Медицинского Страхования, где в результате проекта в единую распределенную информационную систему были объединены свыше 600 лечебно-профилактических учреждений,, руководство ТФОМС по Алтайскому краю выбрало СЭД «ДЕЛО».

Реализация проекта

На первом этапе запуска системы было решено автоматизировать работу канцелярии, а также установить систему у ключевых участников документооборота - начальников отделов. До в конце 2010 года специалистами отдела внедрения ООО «КС-Консалтинг» было проведено обследование делопроизводства и документооборота в ТФОМС, в результате которого были определены основные группы документов для регистрации в системе, разграничены права пользователей, заданы правила работы сотрудников с документами, и обследованы другие не менее важные моменты, необходимые для полной настройки СЭД «Дело» на специфику документооборота предприятия. Работы по настройке базы и установке серверной и клиентской части программного обеспечения СЭД «Дело» были завершены в декабре 2010 года.

Подготовка пользователей и технолога в фонде началась в январе 2011 года. Специалисты ООО «КС-Консалтинг» провели индивидуальное обучение с каждым пользователем системы, базовый курс обучения прошел технолог системы. Следует отметить заинтересованность в успешном освоении нового программного продукта сотрудников канцелярии и начальников отделов.

Запуск в промышленную эксплуатацию СЭД «ДЕЛО», был осуществлен 1 февраля 2011 года. Специалисты канцелярии начали регистрацию в системе входящих, исходящих и внутренних документов, специалисты правового отдела - кадровых приказов и доверенностей.

Важным шагом в организации документооборота является установка опции «Сканирование» в канцелярии. Начальники отделов будут получать в системе «ДЕЛО» для исполнения не только регистрационые карточки, но и электронные образы документов, что является первым шагом к внутренему безбумажному движению документов.

Результаты и перспективы

После запуска системы в промышленную эксплуатацию отлаживается технология взаимодействия канцелярии и начальников отделов: база документов в ТФОМС пополняется, начальники отделов получают в свои «кабинеты» в СЭД «ДЕЛО» документы, вводят отчеты об исполнении, канцелярия контролирует исполнение различных категории поручений. После исполнения документ списывается в дело, при отправке исходящих документов используется возможность автоматизированного формирования рестров внешней отправки. Рассматривается вопрос об использовании функции работы с проектами документов.

Уже с первых дней работы специалисты и руководство фонда оценили преимущества работы с документами в автоматизированной системе. Постепенное приобретение основных навыков работы с системой приведет к ускорению процесса работы с документами всех подразделений фонда. В самое ближайшее время планируется разработка узкоспециализированных печатных форм и шаблонов для СЭД «ДЕЛО», что позволит не только вносить информацию в базу данных, но и извлекать ее в виде принятых в организаци аналитических отчетов в различных разрезах.

Дополнительное приобретение рабочих мест СЭД «ДЕЛО» для руководства фонда и руководителей всех подразделений, в дальнейшем, создаст предпосылки работы внутри организации только с документами в электронном виде.