"Т Плюс" перевела на ЭДО седьмую часть своего документооборота

29 января 2016 года компания СКБ Контур сообщила о внедрении в ИТ-инфраструктуру Группы «Т Плюс» решения Контур.Диадок, планируя перевести в электронный вид ~15% своего документооборота^[1].

Задачи проекта

В 2016 году Группа «Т Плюс» запланировала перевести в электронный вид около 15% документооборота, что составит ~857 тыс. электронных документов в год.

Промо-ролик производственной гимнастики от энергетиков "Т Плюс" (2015)

Заказчик проекта — поставщик электро- и теплоэнергии с более 160 тыс. потребителей — юридических лиц в 16 регионах РФ. Ежегодно компания формирует и отправляет им 5,4 млн документов. Годовые затраты на документооборот с одним контрагентом ~1,28 тыс. руб. Весь документооборот обходится группе в 204,8 млн рублей в год.

Принимая решение о переходе на электронный документооборот (ЭДО), группа преследовала три цели:

• уменьшить затраты
• оперативно получать подписанные документы от клиентов
• сократить трудозатраты - при работе с бумагой они составляли до 30% рабочего дня сотрудников.

Для заказчика представлялось важным, чтобы все подконтрольные компании работали с электронными документами централизованно, в едином формате и по одной схеме.

Электронный документооборот — это не просто экономия на бумаге и доставке документов. Он дает группе комплексный положительный эффект. Существенное ускорение документооборота — это быстрый возврат подписанных документов, своевременное закрытие периода, оперативная оплата счетов. Кроме того, при электронном документообороте под контролем каждый его этап и видно, что происходит с конкретным документом в данный момент. Константин Козлов, руководитель проекта Контур.Диадок

Работа в проекте

Проектная команда, в состав которой вошли специалисты заказчика и сервиса ЭДО Контур.Диадок, разработала регламент внутреннего взаимодействия при ЭДО - необходимый этап, так как группа использует корпоративные учетные системы SAP, 1С и различные биллинговые системы. Проектная команда утвердила и формулу расчета экономической эффективности ЮЗДО для группы.

Интеграция Диадока с учетными системами группы заняла три месяца. Для интеграции с 1С использовали типовой модуль Диадока. Интеграция с SAP провели средствами программного интерфейса (API).

Итог проекта

На 29 января 20169 года электронные документы (как подписанные клиентами, так и входящие) автоматически попадают в корпоративные системы SAP и 1C напрямую из личных кабинетов Диадока. По расчетам «Т Плюс», на обработку и проведение электронного документа, полученного через Диадок и поступившего в учетную систему, уходит около двух минут.

В результате мы рассчитываем получить именно то, к чему стремимся. Процент нагрузки по документообороту на сотрудников сократится с 30 до 5 %, уменьшится число технических ошибок. Затраты на документооборот при текущем трафике уже снизились на 1 990 000 рублей (2014–2015 гг.). За последующие три года планируется уменьшение на 13 120 000 рублей по сбытовому холдингу. Станислав Карамушко, заместитель начальника управления и анализа систем учета, руководитель рабочей группы проекта ЭДО Группы «Т Плюс»

Интеграцию с биллинговыми системами провели совместно специалисты подразделений группы и команда оператора СКБ Контур. В энергосбытовых компаниях «Т Плюс» для этого использованы различные модификации решения Диадок.Коннектор.

Примечания