УК «Сахалинуголь» (ЛЕТОГРАФ.Архив ФХД)

Система ЛЕТОГРАФ объединила Москву и Сахалин

С помощью системы ЛЕТОГРАФ для компании УК «Сахалинуголь» создан единый электронный архив финансово-хозяйственных документов. Ввод документов выполняется на предприятиях, распложенных на острове Сахалин, работа с архивом осуществляется общим центром обслуживания в г. Москва.

Компания ЛЕТОГРАФ завершила внедрение электронного архива финансово-хозяйственных документов для компаний ООО «Технологии Финансов» и УК «Сахалинуголь». Уникальное решение объединило восемь добывающих предприятий, расположенных на территории о. Сахалин, группу контроля в г. Южно-Сахалинск, а также общий центр обслуживания (ООО «Технологии финансов») в г. Москва.

С помощью системы ЛЕТОГРАФ был создан централизованный электронный архив первичных документов, интегрированный с учетной системой на основе 1С 8.1. Теперь сотрудники бухгалтерии имеют возможность просмотра первичных документов, подтверждающих отражение бухгалтерских проводок, непосредственно из интерфейса учетной системы.

С целью своевременного и корректного наполнения архива разработан и внедрен процесс формирования и движения пакетов электронных образов документов, соответствующих одной хозяйственной операции или договору. В ходе процесса выполняется: - Маркировка штрих-кодами, сканирование первичных документов на предприятиях острова Сахалин и автоматическое формирование пакета документов в системе на основе электронных образов; - Контроль качества скан-образов и проверка правильности заполнения атрибутов группой контроля в городе Южно-Сахалинск; - Контроль содержания первичных документов и установка взаимосвязи с проводкой в системе 1С сотрудниками общего центра обслуживания в городе Москва.

В результате выполнения проекта УК «Сахалинуголь» получила единый электронный архив финансово-хозяйственных документов территориально-распределенных предприятий холдинга.

Система позволила не только значительно сократить сроки получения первичных финансовых документов с 16 и более часов до нескольких минут, но предоставила возможности подбора документов, групповой печати образов, необходимых для подготовки и проведения аудиторской проверки. Формирование различных отчетов позволяет ежедневно контролировать весь процесс от сканирования первичного документа до отражения бухгалтерской проводки в учетной системе.

Проект был выполнен по инициативе и при участии компании ООО «Технологии Финансов», оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета для предприятий УК «Сахалинуголь».

«Благодаря ЛЕТОГРАФ мы получили возможность реализовать процессы оказания услуг по ведению бухгалтерского учета для предприятий, расположенных на значительном удалении, при этом значительно повысив оперативность, достоверность и корректность бухгалтерской и управленческой отчетности. Более того, для нас сегодня не составляет большого труда подготовить и распечатать набор документов необходимых для проведения аудита или налоговой проверки » – говорит руководитель проекта со стороны заказчика Андрей Михеев.

«Система ЛЕТОГРАФ позволила решить актуальную для Заказчика задачу создания интегрированного с учетной системой электронного архива финансово-хозяйственных документов. Мы искренне рады достигнутому успеху и считаем, что нами заложена база для дальнейшего плодотворного сотрудничества» – говорит генеральный директор ЛЕТОГРАФ к.ф.-м.н. Глеб Лукин.