Автоматизированная поисково-справочная система "Электронный архив ЗАГС" Самарской области

На пути успешного внедрения элементов электронного правительства и развития сферы предоставления государственных услуг в электронном виде стоит ряд препятствий, первое из которых – отсутствие в ГИС необходимых сведений в электронном виде.

Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ не только закрепил за органами ЗАГС обязанность по исполнению прямых услуг, но и утвердил их в качестве ключевого источника сведений, необходимых прочим органам и организациям для предоставления государственных и муниципальных услуг. При этом сроки предоставления сведений жестко ограничены административными регламентами.

Учитывая объем архивного фонда и необходимость оперативного получения документов и данных для осуществления как внутренней деятельности органов ЗАГС, так и межведомственного взаимодействия, важной задачей становится оцифровка архивных фондов и создание электронных информационных ресурсов ЗАГС.

Дополнительным фактором перевода архивных документов в электронную форму является ветхость книг записи актов гражданского состояния (актовых книг), так как согласно законодательству, они хранятся в органах ЗАГС до передачи их в архивные учреждения в течение 100 лет.

ЗАКАЗЧИК

Управление ЗАГС Самарской области – орган региональной исполнительной власти, который организует и координирует работу, а также осуществляет методическое обеспечение деятельности 48 территориальных органов записи актов гражданского состояния.

ЗАДАЧА

В 2011 году Правительством области принято решение о создании автоматизированной поисково-справочной системы "Электронный архив ЗАГС" и формированию электронного фонда записей актов гражданского состояния Самарской области для:

• оптимизации предоставления государственных и муниципальных услуг, оказываемых органами ЗАГС области
• оптимизации предоставления сведений заинтересованным органам в рамках межведомственного взаимодействия
• обеспечения сохранности оригиналов архивных документов

РЕШЕНИЕ

Успешное исполнение органами ЗАГС своих функций напрямую зависит от актуальности хранящихся в информационных системах документов и данных, качества справочно-поисковых систем, доступности сведений для участников процессов предоставления государственных и муниципальных услуг.

Проект осуществлялся в рамках мероприятий, определенных постановлением Правительства Самарской области от 27.10.2010 №522 "Об утверждении Перечня мероприятий на 2011 год по реализации плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Самарской области на 2010 - 2012 годы".

Система электронного архива

Основываясь на организационной структуре Управления ЗАГС Самарской области, а также с Вучетом установленного распределения функций между отдельными структурными подразделениями, была выбрана централизованная архитектура системы, предусматривающая единое хранилище с управляемым доступом к нему с каждого из удаленных АРМ системы.

Программной платформой решения стала система САПЕРИОН, обеспечившая эффективное управление информационным ресурсом ЗАГС области и регламентированный доступ к электронному архиву всех структурных подразделений через корпоративную VPN-сеть.

Основным элементом структуры ЭА ЗАГС стал внедренный на базе Управления ЗАГС центр обработки данных "Архив" (ЦОД "Архив"), обеспечивающий:

• ведение объединенного электронного фонда и его актуализацию сведениями об актах гражданского состояния с учетом изменений и исправлений, внесенных в соответствии с действующим законодательством РФ
• обработку и загрузку данных из модуля текущего вода документов
• ведение единого информационного обеспечения (справочников, рубрикаторов) системы ЭА ЗАГС
• управление, администрирование и настройку параметров ЦОД "Архив" и системы в целом

Использование системой САПЕРИОН открытых программных интерфейсов обеспечило Заказчику возможность легкой интеграции с действующими (или создаваемыми) на объекте автоматизации информационными системами.

Создание информационного ресурса

В настоящее время в учетных системах содержится не более 20% от общего объема имеющихся записей актов гражданского состояния, в то время как наиболее востребованные сведения, необходимые для оформления социально-правовых услуг и назначения пенсий, находятся в традиционных архивах ЗАГС.

Заказчиком была поставлена задача создания электронного фонда (ЭФ) учетных данных и электронных копий первых экземпляров записей актов гражданского состояния, находящихся на хранении в территориальных органах ЗАГС Самарской области, с обеспечением бесперебойной деятельности структурных подразделений. Это условие наложило ограничение по сроку сканирования актовых книг, в связи с необходимостью их изъятия из архивов.

На этапе обследования был определен подлежащий оцифровке фонд актовых записей, а также согласованы технологические параметры сканирования исходя из физического состояния документов. В соответствии с техническим заданием, в течение 90 дней с момента заключения государственного контракта в электронный вид был переведен бумажный массив за период с 1976 года по 1997 год в составе 1 832 998 актовых записей. При этом обрабатывались ветхие, двухсторонние документы с рукописным текстом, сшитые в книги формата А5.

В результате последующего индексирования, которое проводилось по 12-15 полям в зависимости от типа актовой записи, был сформирован, передан Заказчику на основании соответствующего акта и загружен в систему ЭА информационный ресурс в составе:

• базы данных с индексной информацией документов
• электронных образов документов
• словарей, рубрикаторов

В связи с наличием в обрабатываемом массиве персональных данных, индексирование проводилось в специально подготовленных производственных помещениях Корпорации и с использованием программно-технических средств, соответствующих требованиям нормативных документов по обеспечению безопасности информации.

При индексировании учитывались также изменения и исправления, внесенные в записи актов гражданского состояния в соответствии с действующим законодательством. Организация работы

Работа сотрудников с документами ЭА ЗАГС осуществляется посредством специализированного модуля доступа к документам в электронном виде, предназначенного для поиска, просмотра, печати электронных документов и их копирования на внешние носители. При этом каждый отдел имеет доступ на изменение только к собственному сегменту хранилища, а Управление имеет возможность сборки и анализа сведений о функционировании органов ЗАГС области, как в целом, так и по конкретным отделам.

Для передачи индексных данных хранимых документов в единую областную АИС ЗАГС предусмотрена функция выгрузки подборок сведений в файл согласованного формата. Этим обеспечивается также дополнительный уровень катастрофоустойчивости в случае возникновения проблем с каналами связи.

По желанию Заказчика, электронный информационный ресурс ЗАГС хранится на RAID-массивах, однако для гарантированного долгосрочного хранения предусмотрена возможность переноса его в дальнейшем на специализированные библиотеки оптических дисков без доработки программного обеспечения. Развитие проекта

Дальнейшая оптимизация деятельности областных органов записи актов гражданского состояния предусматривает интеграцию с АИС ЗАГС во всех территориальных отделах.

В процессе эксплуатации системы планируется выявить и в последующем перевести в электронный вид другие востребованные в рамках предоставления госуслуг актовые книги.

Также планируется использование ресурсов электронного архива для централизованной интеграции с региональным порталом государственных и муниципальных услуг. Преимущества

Создание электронного архива ЗАГС Самарской области на базе программной платформы САПЕРИОН и перевод в электронный вид первых экземпляров записей актов гражданского состояния обеспечили:

• создание единого информационного пространства органов ЗАГС области
• сокращение сроков предоставления услуг в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния и отработки межведомственных запросов за счет расширения объема сведений информационного ресурса и обеспечения оперативного регламентированного доступа сотрудников к единой базе данных
• систематизацию и оптимизацию хранения электронных документов и БД, в том числе в части организации санкционированного доступа в соответствии с действующим законодательством к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе
• повышение уровня контроля и аудита, как внутренней деятельности, так и предоставления государственных услуг и межведомственного взаимодействия
• снижение непроизводительных затрат и рисков порчи и утраты бумажных документов за счет использования преимущественно электронных образов актовых записей