Управление производственными затратами машиностроительного предприятия ОАО «Стройдормаш»

В современных конкурентных условиях и активной экспансии на российский рынок продукции производителей из азиатских стран, жизненно необходимо эффективно управлять затратами и издержками производства с целью их снижения и повышения конкурентоспособности выпускаемой продукции. Управлять издержками в машиностроении возможно только при наличии четко выстроенных бизнес-процессов и высокоэффективных инструментов, способных обслуживать и поддерживать эти бизнес-процессы. Эффективным инструментом, в котором нам удалось организовать бизнес-процесс управления и снижения издержек, является ERP-система IT-Предприятие.

Как на большинстве машиностроительных предприятий России, на ОАО «Стройдормаш» до июня 2008г. применялся котловой (инвентаризационный) метод расчёта фактической себестоимости продукции, основной смысл которого сводился к следующему: «Все, чего на конец месяца не досчитались в производстве, относится на затраты и себестоимость». Из-за сложности производства определить затраты на выпуск в разрезе каждой единицы было невозможно. Основными недостатками указанного метода были:

• отсутствие информации о фактической себестоимости каждой единицы продукции в разрезе элементов затрат;
• отсутствие возможности объяснить возникшие отклонения в себестоимости продукции и эффективного механизма анализа затрат;
• отсутствие оперативного контроля за списанием затрат в производстве применительно к изготовлению ДСЕ, продукции;

• отсутствие возможности проследить причинно-следственную связь между принятием управленческих *ешений руководителями цехов, мастерами, и изменениями в себестоимости (такие решения на производстве принимаются ежедневно: списание материалов и комплектующих по замене, некорректное списание материалов, изменение технологии производства, списание неучтённых материалов и т.д.);

• невозможность сверить фактический состав изделия с тем составом, который хранится в PDM-системе как эталонный.

Все эти задачи так и остались бы нерешёнными, если бы не возникшая острая необходимость повысить качество управления производством в 2007г., когда спрос на продукцию существенно опережал производственные возможности. Для того чтобы понять существующие ограничения производственных мощностей нам пришлось искать достойную ERP-систему, способную решать подобные задачи на технологически сложном уровне, с применением новейших методик планирования MRPII, MES, APS. Выбор был сделан в пользу ERP-системы IT-Предприятие.

Таким образом, через потребность в эффективном управлении производством мы пришли к подетально-пооперационному учёту и калькулированию себестоимости на его основе.

Подетально-пооперационный учёт в производстве

С 01.01.2009 основным методом калькулирования фактической себестоимости на предприятии является метод, основанный на подетально-пооперационном учёте в производстве. Суть метода заключается в оперативном учёте затрат в производстве по выработке каждой детале-сборочной единицы (операции) ДСЕ. Оперативный учёт во всех производственных подразделениях завода и движение всех ДСЕ осуществляется по прямым фактическим затратам, от момента списания материалов на первой операции с последующим накоплением затрат по техпроцессу.

Основные учётные бизнес-процессы в производстве представлены:

• пооперационная обработка/выработка ДСЕ (деталей, сборочных единиц);
• передача ДСЕ по технологическому маршруту от одного подразделения в другое;
• акт о браке, акт выделения брака поставщика, акт разукомплектации;
• ввод остатков и отклонение инвентаризации.

В результате перехода на указанный метод учёта затрат мы ушли от параллельных, не связанных между собой учётов: оперативного количественного в производстве и бухгалтерского стоимостного учета. Сегодня производственный (управленческий) и бухгалтерский учёт это один учёт – оперативный, количественно-стоимостной. Основным документом, который связал этот учёт в один - является производственный документ «Акт выработки». Данный документ фиксирует выработку (производство) ДСЕ на каждой технологической операции и ее стоимость по прямым фактическим затратам. Дальнейшее движение ДСЕ в производстве сопровождается накоплением затрат на последующих операциях, перенося свою стоимость от списания материалов до изготовления и реализации готовой продукции.

Оперативно (день в день) все производственные подразделения формируют документы выработки ДСЕ, в которых оперативно фиксируется факт изготовления и одновременно списание затрат на данную выработку.

Каждый акт выработки оперативно фиксирует списание в подразделении сырья, материалов, комплектующих, нормативной заработной платы в строках списания документа «Акт-выработки», и соответственно фиксирует затраты на изготовление ДСЕ с учётом входящих затрат в разрезе калькуляционных статей.

В конце отчётного периода, после закрытия (разноски в картотеку и расценки) всех производственных документов, бухгалтером осуществляется определенная последовательность системных действий по расчёту фактической себестоимости.

Основными этапами калькулирования себестоимости продукции являются:

• Расчёт последовательности обработки документов;
• Формирование сводного задания на изготовление ДСЕ (формирование калькуляций и распределение косвенных затрат на выпуск). На данном этапе, в конце месяца закрываются счета, на которых формируются распределяемые затраты: 25,23,16 (счета РБУ), которые распределяются пропорционально основной заработной плате по каждому «Акту выработки» каждого производственного подразделения.
• Формирование бухгалтерских справок по калькуляционным статьям (по данным документам формируются бухгалтерские проводки, отражающие себестоимость выпущенной и реализованной продукции). В бухгалтерских справках содержится номенклатура продукции, к которой формируются фактические калькуляции в разрезе калькуляционных статей.

С переходом на подетально-пооперационный учёт:

• основной задачей бухгалтера по себестоимости стало понимание сути процесса, выполнение последовательности системных процедур и контроль правильности полученного результата;
• калькулирование фактической себестоимости перестало быть «черным ящиком», в котором разбирался один специалист и который крайне неохотно делился информацией и объяснением полученного результата;
• учёт ДСЕ в бухгалтерском учёте стал отражаться по производственной себестоимости;
• отпала необходимость распределения косвенных затрат на себестоимость готовой продукции, НЗП. Как было отмечено, все косвенные затраты распределяются по местам их возникновения по всей выработке подразделения, что существенно более точно отражает фактическую себестоимость продукции.

Таким образом, подетально-пооперационный учёт, основным критерием использования которого является наличие современных подходов к управлению предприятием, основанных на стандартах ERP, MRPII, открывает возможности к эффективному управлению предприятием.

Оперативный контроль прямых затрат в производстве

Основной эффект от использования подетально-пооперационого учёта можно получить на этапе оперативного контроля затрат в производстве, а также при анализе фактической себестоимости продукции и объяснения полученных результатов с расшифровкой причин на самом нижнем уровне цехового учета.

Оперативный контроль затрат в производстве позволяет в режиме “on-line” контролировать списание сырья и материалов, комплектующих, начисление нормативной сдельной оплаты труда. Контроль и анализ отклонений осуществляется в первую очередь со стороны непосредственных руководителей производственных подразделений (цехов), а также директором по производству, как лица, отвечающего за прямую себестоимость продукции, заложенную в бюджет. Бизнес-процессы на ОАО «Стройдормаш» настроены так, что контроль цен закупаемых материалов и норм расхода сырья и материалов относятся к компетенции Директора по производству, который через утверждение спецификаций по закупку (контроль цены) и оперативный анализ принимаемых решений в цехах имеет возможность влиять на процесс формирования фактической себестоимости продукции.

Основным средством контроля за оперативным списанием материалов, сырья и комплектующих, оперативными заменами в производстве является отчёт, в котором фиксируются все отклонения в разрезе калькуляционных статей, норм расхода, цен на материалы по производственным подразделениям с указанием ответственных лиц, сформировавших документ.

Данный анализ позволяет эффективно управлять в режиме реального времени прямыми затратами в производстве, которые в дальнейшем формируют себестоимость продукции. Бремя объяснения отклонений в себестоимости продукции, объяснений по динамике незавершенного производства перешло от бухгалтерии к производственным подразделениям и директору по производству, т.е. нашло своего законного хозяина.

Поскольку затраты на производство отражаются оперативно, появилась возможность формировать оперативные финансовые результаты по бизнесу, с расчётом планового исполнения (прогнозного) бюджета доходов и расходов.

Система учёта затрат в несерийном производстве

Одним из актуальных вопросов учёта и анализа затрат в современном инновационном машиностроении является вопрос организации учёта, расчёта затрат и себестоимости выпускаемой продукции в производственных подразделениях, выпускающих несерийную (экспериментальную) продукцию, зачастую не имеющей ни производственных составов, ни технологической подготовки производства.

Необходимость перейти на новый способ учёта затрат и формирования себестоимости несерийной (опытной) продукции возник по тем же причинам, что были указаны в недостатках котлового учёта, который также применялся и в экспериментальных цехах.

Для решения этой задачи на ОАО «Стройдормаш» была разработана методика, позволяющая учитывать все прямые затраты в разрезе каждой выпускаемой единицы продукции и распределять косвенные затраты по соответствующим наряд-заказам.

На первом этапе в бухгалтерском учёте были выделены два субсчёта: 20/013 к каждому цеху, выпускающему несерийную продукцию (материальный счет, учитывающий списания основных материалов, комплектующих, шасси в разрезе наряд-заказов).

На втором этапе для учёта распределяемых затрат к 20 счёту РПС был открыт нематериальный счёт 20/014 (распределяемые затраты экспериментальных цехов), учёт по которому ведется по наряд-заказам и затраты распределяются на выработку конечной готовой продукции.

Методика расчёта себестоимости предполагает оперативное списание материалов, покупных комплектующих с материального 10 счета РПС в дебет 20/013 (материальный счёт учёта незавершенного производства), с указанием номера наряд-заказа.

Далее, после ввода выработки готовой продукции основным производственным документом «Акт выработки», косвенные затраты распределяются пропорционально статье «основная заработная плата». Далее, все движение ГП в контуре учёта осуществляется уже по фактической себестоимости.

Таким образом, появилась возможность чётко формировать производственную себестоимость несерийной продукции в разрезе каждой единицы продукции.

Система анализа фактической себестоимости продукции

Система анализа фактической себестоимости (выпущенной или реализованной продукции), как бизнес-процесс представляет последовательность действий, которая устанавливает связь между возникшими поэлементными отклонениями и причинами, их обусловившими.

На первом этапе формируются фактические калькуляции за произвольный период (месяц, квартал, год, за период с нарастающим итогом).

На втором этапе, если цель - анализ себестоимости без учёта структурных сдвигов, формируется плановая калькуляция по фактическому выпуску (реализации) с учётом планового состава и цен в калькуляции.

Третий этап - поэлементное сравнение плановых и фактических затрат в себестоимости продукции Четвертый этап – поиск конкретной продукции, входящей в группу однородных изделий в себестоимости, у которой есть существенные отклонения от плановой себестоимости. Существенным отклонением условно считается отклонение более 10% по каждому элементу затрат (сырье и материалы, комплектующие, шасси и др.)

Пятый этап – формирование фактической структуры изделия с поэлементной расшифровкой затрат, и отображением в подвале отчёта причин отклонения в себестоимости продукции.

Возможности ERP-системы IT-Предприятие позволяют настраивать необходимые отчёты для анализа отклонений в себестоимости продукции по всем элементам затрат.

Максимум, на что можно было рассчитывать раньше при анализе себестоимости продукции при расчёте котловым способом – это на распределение фактических затрат пропорционально нормативным затратам. Фактически, весь анализ сводился к констатации фактических отклонений в ту или иную сторону без возможности понять причину и сделать выводы для своевременного принятия управленческих решений.

Управленческий эффект

Основной управленческий эффект от калькулирования фактической себестоимости на основе подетально-пооперационного учёта затрат в производстве был получен от:

• прозрачности учёта затрат в производстве и понятности их образования;
• on-line контроля затрат со стороны ответственных руководителей производственных подразделений;
• оперативности формирования себестоимости продукции как выпущенной, так и реализованной;
• своевременному принятию управленческих решений по управлению затратами;
• оперативному прогнозированию маржинальной прибыли в разрезе реализуемой продукции;
• анализа маржинальной прибыли в разрезе всех сделок с клиентами;
• оперативному формированию прогнозного финансового результата.

Использование данной методики существенно облегчило общение с вышестоящей организацией – холдинговой компанией, акционерами при проведении совета директоров. Вопросы из области «разбора» и выяснения отклонений сместились в область анализа принятия решений.

Существенным корректировкам подверглась мотивация производственного персонала, в первую очередь директора по производству. Одним из главных показателей мотивации стала – себестоимость выпускаемой продукции, и, что самое главное, появилось понимание механизма ее формирования и способности оказывать влияние на нее, принимая те или иные управленческие решения. Изменилась и психология людей, пришло понимание того, как принимаемые решения оказывают влияние на итоговый результат.