"Управление служебными зданиями" внедрила 1С:ITIL

14 июля 2016 года компания 1С-Рарус сообщила о завершении внедрения системы "1С:ITIL ПРОФ" в ОАО "Управление служебными зданиями".

Задачи проекта

Для эффективной работы предприятию требуется своевременно выявлять возникающие в ходе эксплуатации объектов проблемы, быстро реагировать на них, строго контролировать ход, сроки, качество работ, а также соблюдение нормативов выполнения различных задач. Диспетчеры, управляющие объектами, руководители служб и дирекций нуждаются в оперативном получении актуальных данных о наличии на складах товаров и материалов, закупках и планах по предупредительным ремонтам. Представителям заказчиков необходима персональная отчетность, с помощью которой они могут контролировать исполнение заявок по своим объектам и оценивать качество работы "УСЗ" ^[1].

"УСЗ", (2014)

Компании требовалась информационная система для упорядочения и ускорения обработки заявок, исключения их утери, повышения скорости и качества работ на объектах. Для решения этих задач выбрали систему "1С:ITIL ПРОФ", разработанную специалистами "1С-Рарус".

Мы достаточно глубоко изучили бизнес-процессы компании, оценили, насколько они ложатся на типовую логику работы выбранной системы. В ходе проекта мы частично кастомизировали программу под наши запросы, а частично - провели реинжиниринг наших бизнес-процессов. Сегодня мы используем принципы сервис-менеджмента - ITIL - в оперативном управлении всем бизнесом, во всех дирекциях и службах "УСЗ". Наша работа теперь выстроена с помощью пяти базовых процессов ITIL - управления инцидентами, запросами, конфигурациями, качеством услуг и проблемами. Кирилл Андреев, заместитель генерального директора по ИТ компании "УСЗ"

Итоги проекта

На 14 июля 2016 года в системе работают сотрудники шести дирекций компании-заказчика и четырех обслуживающих служб:

• диспетчеры подразделений,
• начальники служб,
• управляющие объектами,
• экономисты и бухгалтеры.

Система ежедневно регистрирует и обрабатывает около 5 тыс. заявок на обслуживание государственных объектов. Далее заявки автоматически передаются ответственным лицам по настроенным в системе маршрутам. 500 сотрудников компании, которые закреплены за разными объектами и выполняют различные виды работ, ежедневно видят список дел "к выполнению" и планируют собственную загрузку с учетом приоритетов.

"1С:ITIL" интегрирована с системой "1С:Управление производственным предприятием", которая используется в компании для управленческого и складского учета.

Автоматизировано планирование предупредительных ремонтов по каждому объекту в управлении и каждой службе "УСЗ". Все работы, ведущиеся в рамках данных планов, делегируются исполнителям в виде конкретных задач. Контроль за выполнением планов предупредительных ремонтов осуществляет персонально генеральный директор компании, а информационная система помогает ему в этом. Сегодня все работы по предупредительным ремонтам выполняются своевременно и в полном объеме. По каждой задаче можно отследить исполнителя, оперативно с ним связаться в случае необходимости доработки или оценить качество выполнения работ. Кирилл Андреев

Оптимизировано формирование управленческой отчетности. Директор теперь ежедневно получает актуальные данные о работе подразделений, которые позволяют ему оценивать состояние уже поступивших заявок, отслеживать реализованные и нереализованные задачи, анализировать трудоемкость выполнения работ и загрузку сотрудников. Дополнительно в "1С:ITIL" формируются отчеты для руководителей объектов и начальников служб. Это помогает оперативно контролировать ситуацию на объектах и в подразделениях. Достоверные данные о деятельности компании помогают руководству находить новые способы для снижения затрат, повышения качества услуг и увеличения прибыли. В итоге уже в первые месяцы использования новой системы удалось на 5% снизить себестоимость оказываемых услуг и на 7% увеличить оборот компании.

"1С:ITIL" помогает нам оперативно реагировать на возникающие проблемы и вовремя оказывать качественные услуги заказчикам. Ни одна заявка теперь не теряется, все заявки выполняются вовремя и в полном объеме. Мы не только смогли найти пути для сокращения издержек на выполнение работ, но нам также удалось увеличить оборот компании на 7%. Мы признательны экспертам "1С-Рарус" за рекомендацию именно этого продукта и плодотворное сотрудничество по его внедрению и адаптации. Кирилл Андреев

Примечания