ФармКонцепт (PharmConcept) (1С:Документооборот ПРОФ)

2019: Автоматизация документооборота на базе "1С:Документооборот 8 ПРОФ"

Предпосылки

ООО «Фарм Концепт» занимается производством и упаковкой лекарственных препаратов. С момента основания компании, а именно с 2015 года, всю документацию компания хранила в бумажном виде, согласовала договоры огромное количество времени. Кроме того, часть документов терялась.

В итоге в 2018 году в компании встал вопрос автоматизации и оптимизации работы с документами.

Выбор системы и подрядчика

В качестве партнера по автоматизации была выбрана компания Infosuite, с которой уже сотрудничали ранее. В качестве программного продукта, решающего задачи компании, был выбран «1С:Документооборот ПРОФ».

Итоги

С помощью данного программного продукта «Фарм Концепт» смогла решить задачи автоматизации учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, согласования документов и анализа документооборота, а именно:

• учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• автоматизация ключевых бизнес-процессов — рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;
• поддержка бумажного делопроизводства и документооборота.

Эффекты от внедрения:

• Быстрый поиск и оформление документов
• Уменьшение рутинной работы
• Высвобождение времени на более эффективную работу

По итогам проекта в компании «Фарм Концепт» выстроена работа с внутренними документами, создана структура папок для их хранения, настроены маршруты движения. Также разработан процесс согласования и подписания договоров: для большинства договоров созданы шаблоны согласования, сотрудники, ответственные за подготовку договоров, могут указать этапы согласования (на основании нескольких шаблонов), а также согласующих, которые должны участвовать в обработке, а затем отслеживать процесс выполнения поставленной задачи.

По отзыву заказчика, компании практически удалось уйти от бумажного документооборота, время согласования документации уменьшилось в разы, а любой документ можно найти с помощью нескольких кликов компьютерной мыши.

Автоматизирован документооборот (ECM), а именно:

• Делопроизводство
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов

Компанией Infosuite осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С". Также оформлен платный договор 1С:ИТС.