Финско-Российская торговая палата (ФРТП) (Palo for Excel (Jedox))

Справка о компании.

Финско-Российская торговая палата (ФРТП) создана в 1946 году. Миссия ФРТП - содействие деловой активности и конкурентоспособности компаний, а также экономическим связям между Финляндией и Россией. В ФРТП насчитывается (12/2012) ок. 900 компаний-членов, среди них около 750 финских и около 150 российских членов, 2/3 членов ФРТП - это малые и средние компании. ФРТП имеет структурные подразделения в Хельсинки, Санкт-Петербурге, Москве, Екатеринбурге.

Постановка проблемы.

Бюджетная модель ФРТП в течение нескольких формировалась на основе доступного и популярного в среде финансовых инструмента - электронных таблиц Excel. Но со временем бюджетная модель усложнилась и получение конечных и корректных показателей стало занимать много времени. Аналитические возможности Excel были также недостаточны для решения задач ФРТП. Поэтому встал вопрос о переходе на специализированную систему бюджетирования и планирования. Финансовой службой были сформулированы основные критерии (требования) к системе:

• возможность настройки в новой программе структуры бюджета доходов и расходов, операционных бюджетов иностранной организации, имеющей нескольких видов деятельности и нескольких структурных подразделений, в том числе в России, с возможностью консолидации информации по организации в целом. Также должна была быть обеспечена настройка импорта фактических данных из западной бухгалтерской системы;
• «невысокая» стоимость программного продукта, которая позволит «уложиться» в строго определенные рамки финансирования проекта.

Кроме того, не рассматривался вариант реализации бюджетной модели ФРТП на базе учетных систем.

Выбор и внедрение системы.

Статьи в Интернете, посвященные обзору программных продуктов для бюджетирования, помогли сделать предварительный отбор решений. Казалось, что далее оставалось дело за малым: выбрать подходящую для ФРТП программу. Однако поиск сочетания - «умная» программа и невысокая цена - в какой-то момент выглядел почти невыполнимой задачей: от некоторых решений в силу их дороговизны пришлось отказаться, другие не подходили по критерию функциональности. И хотя поиск занял довольно много времени, оптимальное решение, все-таки, удалось найти. Выбор привел к Palo for Excel, программному продукту от немецкой компании Jedox.

Особенность данного продукта заключается в том, что он является свободно распространяемым, т.е. оплата за лицензии не требуется. Важным преимуществом Palo for Excel явилось также наличие визуального конструктора, который позволяет «строить» бюджетные модели любой отраслевой принадлежности, не прибегая к программированию. Интегратор, компания ООО «НеоЛоджикс Про», познакомивший финансовую службу ФРТП с данным продуктом, предложил ускоренный вариант внедрения (по сути – мини-проект), который состоял всего из трех следующих шагов (или этапов):

• Построение Прототипа бюджетной модели ФРТП, которая включала основные типы бюджетов;
• Настройка импорта фактических данных;
• Обучение.

Основной упор на данном мини-проекте был сделан на обучение сотрудников финансовой службы ФРТП функционалу продукта. Это дало возможность им самостоятельно «довести» бюджетную модель до рабочего состояния и перевести ее функционирование в режим промышленной эксплуатации.

Результаты внедрения.

С помощью системы Palo for Excel удалось реализовать бюджетную модель, которая содержит как агрегированную информацию по доходам и расходам по 8-ми видам деятельности, так и детализированную – по каждому виду деятельности (на основе более 100 статей). Кроме того, реализованы бюджеты 4-х подразделений ФРТП, которые входят в консолидированный бюджет доходов и расходов. Были также импортированы данные за предыдущие годы (плановые, фактические), что позволило проводить полноценный план-фактный анализ деятельности ФРТП.

Общий срок реализации данного мини-проекта составил всего три недели, что заметно отличается в выгодную сторону от многих внедрений систем бюджетирования для сферы малого и среднего бизнеса в РФ. Краткое описание проекта было изложено в статье «Решение Финско-российской торговой палаты» в журнале «Финансовый директор», № 12, 2013 год.