BI для сейсморазведчиков: QlikView повышает эффективность управления в «Геотек Холдинг»

Сейсморазведывательная компания «ГЕОТЕК Холдинг» с помощью Optima consulting внедрила платформу QlikView Business Discovery, что обеспечило руководство «ГЕОТЕК» оперативными финансовыми данными, упростило процессы анализа деятельности и в конечном итоге позволило оптимизировать инвестиционный портфель.

Предпосылки проекта

«ГЕОТЕК Холдинг» – ведущая российская компания в области сейсморазведки на суше и в транзитной зоне, оказывающая услуги клиентам преимущественно в России и СНГ. Компания предоставляет полный спектр услуг сейсморазведки во всех основных нефтегазоносных областях России, в том числе в Западной и Восточной Сибири, Тимано-Печорской провинции и Ямало-Ненецком автономном округе.

География бизнеса «ГЕОТЕК Холдинг» заставляет придерживаться жестких сроков сезонности, основная проектная деятельность ведется в период с декабря по апрель. Кроме того, руководству компании необходим постоянный контроль над производственной деятельностью и финансами, по мере роста числа проекта эта потребность все возрастала.

В холдинге большое количество специалистов принимают решения на основе анализов массивом данных, которые до BI-проекта находились в разрозненных источниках – файлах Microsoft Excel, а также используемых учетных системах Microsoft Dynamics AX (Axapta) и 1C:УПП 8. Так что задачей создания аналитической системы стала консолидация данных для анализа, повышение оперативности их предоставления, максимальная визуализации информации для усовершенствования управленческих процессов, оценки эффективности инвестиций и глобального анализа исполнения годового плана.

Выбор решения

При выборе платформы бизнес-анализа руководство «ГЕОТЕК Холдинг» в первую очередь рассматривало решения, гарантирующие быстрые результаты без долгих месяцев, обычно затрачиваемых на внедрение и настройку. Однако, несмотря на простоту внедрения, такая система должны была иметь потенциал для роста и легко масштабироваться в случае необходимости: в планах холдинга было подключение дочерних обществ к единой системе анализа в будущем.

Специалистами холдинга были проанализированы пять систем бизнес-анализа. Выбор был сделан в пользу платформы QlikView Business Discovery как инструмента с высоким уровнем визуализации данных и удачным соотношением инвестиций и сроков внедрения.

Ход проекта

Приложение для оперативного подсчета экономики

Партнер по внедрению, компания Optima Consulting, реализовала для «ГЕОТЕК Холдинг» пилотный проект, в котором были объединены производственные и экономические данные. На основании результатов этого пилотного проекта совместная проектная команда сгенерировала 10 дашбордов, которые и легли в основу приложения для оперативного подсчета экономики на основании утвержденных бюджетов и ежесуточной сводки по проектам.

Приложение было создано очень быстро, всего за 3 недели, и позволило проводить анализ оперативной работы, в том числе – заходить в каждый отдельный бизнес-процесс, оценивать ресурсы, производительность, отклонения, стоимостное влияние. Также в приложении был реализован функционал для моделирования бизнес-процессов.

С помощью специального «бегунка» можно задать определенные параметры и спрогнозировать, как изменится ситуация с проектом, если, к примеру, простой из-за погодных условий составит 5 дней – изменится ли маржа, что будет выполнено из заложенного в плане и так далее. Кроме того, функционал позволяет посмотреть, сможет ли, например, повышение производительности улучшить ситуацию.

Приложение для ежегодного совещания с руководителями бизнес-единиц

Успех первого приложения привел к развитию проекта, однако в дальнейшем «ГЕОТЕК Холдинг» создавал приложения на платформе QlikView собственными силами, для чего проектная группа и ключевые пользователи прошли обучение в рамках курса «Дизайн системы», один из сотрудников был обучен в рамках курса «Разработка системы».

Еще одним успехом стало второе приложение для ежегодного большого совещания с руководителями бизнес-единиц, где разбираются результаты не отдельно взятого проекта, а работы всей экспедиции. Для данного совещания важны уже не столько оперативные затраты, сколько фактические, а также возможность сравнивать экспедиции по этим затратам между собой. В течении пяти лет для таких совещаний создавались презентации в PowerPoint. После анализа всех созданных за это время презентаций были выбраны 200 типовых принципов формирования слайдов и аналитик – эти данные и легли в основу приложения.

Таким образом, за две недели было создано приложение для годового анализа ключевых показателей, разбора себестоимости по элементам и оценкой влияния нефинансовых затратообразующих факторов на достигнутые показатели. Стандартные свойства QlikView позволили реализовать в приложении стройную логику анализа с переходом из одной формы в другую, необходимой детализацией, с построением отчетности в разрезе выбранных отборов.

Приложение оценки эффективности инвестиционной программы

Следующим стало приложение, используемое службой CFO для оценки напряженности, целесообразности и эффективности инвестиционной программы. На его разработку ушло около полутора месяцев.

Для работы приложения экономистами холдинга были просчитаны все современные стоимости основных фондов, показано, сколько каждая экспедиция потребляла ежегодно капиталовложений, в какие проекты они направлялись, а также были добавлены данные по экономике проектов и окупаемости. Теперь, выбирая для следующего года инвестиционные проекты, с помощью приложения руководство холдинга может посмотреть, как была профинансирована конкретная партия, сколько она сгенерировала финансового результата, имеет ли смысл при такой скорости окупаемости инвестировать в нее в дальнейшем.

Результатом анализа является капельная диаграмма, в которой на шкале XY размещены все предприятия в зависимости от количества инвестиций и окупаемости. Также приложение позволяет «провалиться» в любой проект или бизнес-процесс, посмотреть его экономику и понять, за счет чего она образуется – будь то маржа, низкая стоимость инвестиций или что-то иное. По оценкам специалистов холдинга, использование приложения позволило оптимизировать инвестиционный бюджет компании.

Планы по развитию

В «ГЕОТЕК Холдинг» планируют и в дальнейшем развивать BI-систему. Так, уже запущен проект по консолидации данных для использования их в системе бизнес-анализа. Кроме того, планируется обеспечить интеграцию QlikView c Oracle Hyperion, «1С:Консолидация» и «1С НСИ».

Весной 2014 года, после окончания сезона полевых работ, в компании будут обсуждать возможность и целесообразность подключения бизнес-единиц к работе в QlikView. Это потребует приобретения более 100 лицензий. Для того чтобы руководители на местах смогли наиболее эффективно использовать BI-систему, планируется проведение обучения.

Результаты

По словам финансового директор «ГЕОТЕК Ходинг» Илоны Петровой, до внедрения QlickView компания в рутинном анализе использовала огромный файл в Excel с суточными производственными сводками.

«Чтобы получить нужную информацию, необходимо было сначала выбрать сезон, потом экспедицию, потом проект, потом конкретный бизнес-процесс и только потом, листая вправо от даты старта проекта (а каждый сезон длится около 100-150 дней), можно было увидеть выполнение плана и другую нужную информацию», – рассказала она.
Кроме того, у экономистов на каждый проект была заведена карточка (бюджет проекта), в которой было порядка 50 закладок обоснования каждого типа затрат. «Поэтому аналитическая работа была очень сложной, так как потребности в аналитике просто огромны, ведь правление холдинга еженедельно рассматривает результаты работы. QlikView позволила существенно упростить работу и повысить оперативность: вечером появляется информация о ходе производства, а уже утром актуализированная экономика и все остальные данные есть в BI-системе», - заключила Илона Петрова.

В «ГЕОТЕК Холдинг» отмечают, что выбор QlikView позволил затратить минимум времени на проект и быстро получить первые результаты. Руководством компании получило широкие возможности для наглядного представления данных с возможностью детализации. Время генерации аналитических отчетов сократилось до минимума.

«Мы очень довольны QlikView, – резюмирует Илона Петрова. – Более того, мы настолько привыкли к столь удобной и наглядной визуализации, что отсутствие таковой в других системах кажется неправильным. QlikView стал для нас незаменимым инструментом. Нам пока сложно оценить результаты внедрения BI-системы с точки зрения финансов, но я уверена в одном: время руководителей стоит дорого, как и оперативность принятия решений, – в этом разрезе QlikView приносит существенную экономическую выгоду».