Центр информационных технологий Тульской области (ГАУ ТО ЦИТ) 2

В феврале 2017 года компания Advanta завершила проект по внедрению ИСУП Advanta в «Центре информационных технологий» Тульской области (ГАУ ТО «ЦИТ»).

С 2012 года ГАУ ТО «ЦИТ» реализует различные ИТ-проекты (80% – внедрение информационных систем), больше половины которых составляют собственные разработки. В круг задач Центра также входит выполнение проектов по организации и техническому оснащению ЕГЭ, информатизации школ и детских садов и др.

«Мы начали применять проектное управление в 2012 году еще до того, как наше Правительство продекларировало его как наиболее эффективное управленческое решение. Тогда это еще не было «модно» и распространено среди органов госвласти. Для нас проектный менеджмент стал незаменимым инструментом, который позволяет реализовать большое количество ИТ-проектов в короткий срок. Необходимо было быстро развивать информатизацию медицины, электронных госуслуг, создавать МФЦ, автоматизировать деятельность органов власти посредством внедрения ведомственных информационных систем. Полноценной ИСУП в Центре не было. Были только планы-графики в MS Project, выложенные в сетевые папки и Уставы проектов, формы которых искались в отрытых ресурсах. Не было и обученных руководителей проектов. Были «заряженные» люди, которые хотели работать в этой сфере и развиваться как проектные менеджеры, поэтому все осваивали самостоятельно в «боевых условиях»». Олег Сурыкин, начальник отдела проектного управления ГАУ ТО «Центр информационных технологий»

В 2013 году у Центра появился свой стандарт управления проектами (на базе PMBoK v.3) и своя ИСУП на базе MS Project Server + MS Sharepoint. Но по ряду причин специалисты ЦИТ были вынуждены отказаться от этого решения: руководству центра стал необходим более гибкий инструмент, который позволял бы реализовать большое количество ИТ-проектов в короткий срок. Так в 2016 году было принято решение о внедрении системы Advanta.

«Уход с MS Project Server+ Sharepoint был связан, во-первых с импортозамещением, а во-вторых, с неудобством в доработке – это долго и дорого, а нам был нужен наиболее гибкий инструмент, позволяющий формировать отчеты прямо «на лету», нужной конфигурации и, что немаловажно, без привлечения программистов. Также критичным требованием была возможность работать (импорт/экспорт) с планами-графиками в формате MS Project. Рассмотрев несколько отечественных решений, мы остановили свой выбор на системе Advanta. В ней есть то, что необходимо и руководителю проектного офиса, и менеджерам проектов – возможность импорта/экспорта из MS Project, быстрое построение визуальных графиков-отчетов по заданным параметрам. У системы хорошее юзабилити и приятный интерфейс». Олег Сурыкин, начальник отдела проектного управления ГАУ ТО «Центр информационных технологий»

Как отметили в Advanta, отличительной особенностью проекта внедрения системы Advanta в работу ГАО ТО «ЦИТ» стал тот факт, что все настройки, запуск и интеграции с существующими системами были произведены специалистами Центра самостоятельно.

Целью проекта стала необходимость автоматизации процессов проектного управления и внедрение системы управления проектами по методу контрольных точек.

Задачи проекта:

• Внедрить систему планирования проектов.
• Обеспечить руководство актуальной и достоверной информацией о ходе реализации проектов.
• Сократить время на подготовку отчетности для руководства.

Результаты проекта:

• При Министерстве создан Проектный офис.
• Внедрена корпоративная методология управления проектами.
• Произведена интеграция с MS Project.
• Реализовано ведение планов-графиков проектов, паспортов и карточек проектов.
• Управление проектами и формирование отчетов осуществляется по контрольным точкам. Прохождение КТ заложено в систему мотивации проектных менеджеров и аналитиков, которые ежемесячно мониторятся.
• В системе ведутся графики отчетности для оперативного мониторинга проектов.

Факты о системе по состоянию на февраль 2019:

• 28 проектов – заведено в систему
• 15 пользователей (руководители проектов, аналитики, топы)
• 88 контрольных точек
• Порядка 100 задач – в каждом проекте

«С внедрением системы Advanta руководителям стало легче и быстрее строить актуальные отчеты и визуализировать процессы хода реализации проектов. Что касается развития системы, то в дальнейшем планируем реализовать в ней управление инициативами, будем закидывать туда входящие идеи. Пробуем работать с программой проектов: хотим объединить все проекты цифровой экономики в одну программу, управлять планированием и загрузкой ресурсов. Кроме этого, есть запрос от руководства – сделать отдельные еженедельные отчеты по статусу проектов и дашборды, которые также планируем настроить своими силами». Олег Сурыкин, начальник отдела проектного управления ГАУ ТО «Центр информационных технологий»