| Заказчики: Цифровые технологии и платформы (ЦТиП) Москва; Информационные технологии Подрядчики: WebSoft (ВебСофт Девелопмент) Продукт: Websoft HCM (ранее WebTutor)Дата проекта: 2024/11 — 2025/02
|
Технология: Корпоративные порталы
Технология: Системы дистанционного обучения
|
Содержание |
2025: Автоматизация оценки: что выбрать — коробочное решение или индивидуальную разработку?
Рассказывает Шаломович Анна, ООО «Цифровые технологии и платформы»
О компании
Цифровые технологии и платформы — российский разработчик цифровых решений и продуктов для промышленности. Это выделенное ИТ-подразделение группы компаний, в которую входят энергетические, горнодобывающие и химические компании. В штате полторы тысячи человек, а всего в группе — более 40 000.
Наши команды создают приложения и инструменты для комфортной работы ТЭЦ, разрабатывают цифровые датчики и анализаторы, запускают интеллектуальных помощников для химических производств, создающих удобрения для всего мира.
С чем столкнулись?
Не было четкого, понятного, прозрачного процесса оценки КПЭ. Карты КПЭ заполнялись в Excel, собирались и согласовывались в почте. Мы теряли файлы, не могли проверить актуальность информации и верность согласований.
Необходимо было запустить в продуктив новый процесс оценки КПЭ за 3 месяца (с момента сбора требований до выхода в промышленную эксплуатацию). Система с коробочным функционалом куплена в конце года, а запустить процесс оценки КПЭ необходимо уже в начале февраля следующего года.Международный конгресс по anti-age и эстетической медицине — ENTERESTET 2026 
Не было полноценной команды внедрения. Со стороны ИТ на процесс КПЭ выделен один аналитик (новый сотрудник) без знания Websoft HCM, разработчика на этапе внедрения проекта не было — в самом начале мы не могли что-то дорабатывать самостоятельно.
Этапы проекта
Что мы сделали для того, чтобы запуститься в срок?
Ноябрь-декабрь
- Шаг 1. Сформировали рабочую группу HR по процессу КПЭ.
- Шаг 2. Выстроили в рабочей группе процесс оценки КПЭ. За основу взяли классическую схему, в которой согласующими выступают непосредственный руководитель, функциональный и вышестоящий.
- Шаг 3. Сформировали функциональные требования к реализации оценки КПЭ в системе.
- Шаг 4. Параллельно изучали возможности коробочного приложения КПЭ с учетом формирующихся требований — отдельное спасибо службе гарантийной поддержки Websoft, которая очень помогала и отвечала на множество наших обращений.
На этом этапе мы получили:
- Формализованный процесс оценки КПЭ и функциональные требования
- Понимание принципов работы приложения с учетом требований Заказчика
- Первые демо-приложения для Заказчика
Январь
- Шаг 1. Сделали полную настройку приложения по требованиям Заказчика — по результатам предыдущего этапа у нас уже был формализованный процесс, и мы знали, что нужно.
- Шаг 2. Провели серию демо-показов по процессу оценки КПЭ.
- Шаг 3. Скорректировали процесс оценки КПЭ и настройки системы по результатам показов.
- Шаг 4. Провели демо-показ для HRD.
На этом этапе мы получили:
- Полностью настроенный процесс на основании требований Заказчика.
- Бэклог из 50+ доработок с высоким и критичным приоритетом, которые HR сформировали на демонстрациях настроенного процесса и без которых запуск в продуктив считали невозможным. Речь шла о том, чтобы добавить тот или иной отчет, уведомление, индикацию. Там, где мы могли скорректировать процесс с помощью коробочных настроек (не доработок), — корректировали, но все пожелания удовлетворить на этом этапе не могли.
Здесь мы подошли к развилке, и нужно было принять решение: продолжаем с коробочным решением или ждем всех доработок и только потом запускаемся?
В тот момент были сомнения, но мы приняли решение, что идем дальше с коробочным решением: нам было важно получить результат в очень короткий срок.
Если бы мы пошли по другому пути и ждали доработок, — изменился бы процесс, требования. К моменту внедрения эти доработки, скорее всего, уже устарели бы.
Февраль
- Шаг 1. Сделали все финальные настройки приложения, предоставили доступы, загрузили сотрудников — участников оценки КПЭ.
- Шаг 2. Сформировали инструкции для HR и конечных пользователей.
- Шаг 3. Провели обучения пользователей совместно с HR: руководителей и сотрудников.
Все обучение взяли на себя сотрудники HR, это было для нас важно — рассказали о методологии, подробно обо всем процессе, постарались снять все вопросы, которые возникают у пользователей. И дополнительно коллеги в ИТ показали, как зайти, какие кнопки как работают.
На этом этапе мы получили:
- Запуск всего процесса из коробки, больше не надо было пересылать excel-файлы, проверять их лишний раз, теперь все в системе, все под рукой.
- Понятный и прозрачный процесс для всех участников.
- Формирование понимания процесса и отказ от 70% доработок из бэклога. Интересно, что в итоге, когда люди сами поработали в системе, мы отказались от большинства доработок, которые получили по результатам первых показов. Оказалось, что многие потребности либо закрылись какой-то функциональностью внутри системы, либо вообще потеряли актуальность. Это существенный плюс, мы получили очень хорошие отзывы от пользователей.
Мы приняли верное решение, когда выбрали реализацию процесса на коробке — сразу получили результат. От планирования до выхода в продуктив прошло 3 месяца. Было нелегко, но мы справились.
Доработки — после запуска
Да, мы запустились с коробкой, но без доработок, естественно, не обойтись. У нас в проекте появился разработчик, и мы начали радовать наших пользователей новыми функциями.
ТОП-5 доработок по версии пользователей
1. Массовая корректировка маршрутов согласования карт КПЭ
У нас подвижная административная структура, которая претерпевает частые изменения.
Что было:
- Согласующие руководители не всегда являются административными
- Частые изменения в организационной структуре
- Перенос ответственности непосредственных руководителей на своих заместителей
- Увольнение руководителей без новой замены
- Много времени на ручные единичные корректировки в самих картах
Мы сделали возможность фильтровать и видеть все карты КПЭ, выбрав фамилию эксперта. Там, где он выступает в качестве руководителя, мы можем оперативно заменить данные.
В результате:
- Оперативная корректировка маршрутов согласования карт КПЭ
- Сокращение времени на согласование карт КПЭ
2. Изменение вида карты КПЭ в приложении
Что было:
- Нет информации о должности сотрудника, в рамках которой сформирована карта, так как у сотрудника может быть несколько карт за период
- Невозможно оперативно посмотреть в приложении плановые и фактические значения (без выгрузки отчета), а также общие расчетные значения
- Отсутствует возможность выгрузки печатной формы карты КПЭ в приложении
- Нет возможности посмотреть историю действий (смены статусов карты КПЭ)
- Очень много делегирований, чтобы посмотреть карты на портале
Что сделали:
- Когда сотрудники переводятся с одной должности на другую, они могут еще и мигрировать между юридическими лицами. Когда человек переводится в другое юридическое лицо, у него создается новая карта на другую должность. Если при переводе сотрудник остается в том же юридическом лице, карта КПЭ может остаться прежней. Мы сделали так, что HR может добавить должности в карте самостоятельно, в том случае, если у сотрудника осталась та же карта при переводе на другую должность.
- В коробочной версии нам не хватало отображения полных фактических результатов по показателям — с результативностью и взвешенной оценкой, а также Итоговым результатом по самой карте, мы это добавили.
- Сделали так, что HR видит аналог того, что видит сотрудник, заполнивший карту на портале, без делегирования и выгрузки дополнительных отчетов.
- Добавили код — чтобы понимать, сформирована ли карта из показателей справочника. Если из справочника, код будет отображаться.
- Добавили историю изменений карты КПЭ, а также историю движения по этапам.
В результате:
- Карта КПЭ оперативно предоставляет ответы на вопросы, которые возникают у HR без выгрузки отчета
- Всегда в доступе история смены статусов
- Целостность данных по карте, которую видит HR в приложении, так же, как сотрудник на портале
- Фиксация истории изменений карты (в том числе и самих КПЭ) в случае спорных моментов с сотрудниками или руководителями
3. Список карт КПЭ в кабинете руководителя
Что было:
- Руководители путались, с какими картами им необходимо что-то сделать, а с какими нет
- После согласования карты руководители не видели карты своих подчиненных и постоянно спрашивали о них HR
- Руководители не видели общую картину с картами КПЭ своих подчиненных сотрудников (кто, на каком этапе, какие результаты)
- Не было понимания, почему так долго не согласовывается карта и у кого из руководителей она на согласовании
Мы сделали список карт КПЭ в кабинете руководителя с индикацией необходимых действий.
В результате:
- Простой и понятный кабинет руководителя
- Всегда в доступе карты КПЭ подчиненных сотрудников
- Индикация карт, которые ждут действия от руководителя
- Снижение нагрузки с HR за счет самостоятельной работы руководителей в кабинете
- Самостоятельный контроль руководителей за процессом в случае задержек с согласованием карт
4. Автоматическое напоминание о необходимости действий с картой КПЭ
Что было:
- Постоянное напоминание HR-ами руководителям и сотрудникам о необходимости заполнить или согласовать карты КПЭ
- Дополнительные проверки и контроль через отчеты или просмотр в системе
- Время на отслеживание и ручное информирование участников процесса
Мы сделали агент по рассылке напоминаний — настраиваем рассылки в соответствии с выбранной процедурой (в компании может быть не одна процедура оценки, а несколько) и конкретным этапом документооборота.
В результате:
- Сокращение времени на отслеживание и контроль
- Своевременное заполнение и согласование карт КПЭ участниками, сокращение времени на этапах постановки и подведения итогов
- Дополнительные проверки и контроль только при необходимости
5. Статистика по работе с картами КПЭ
Что было:
- Постоянные запросы руководства по процессу постановки и оценки КПЭ. «Покажите общую картину по подразделениям через 5 минут»
- Значительные временные затраты HR на сбор статистики на основании текущих отчетов в разрезе подразделений разного уровня и функциональных блоков
Мы сделали печатную форму, которая позволяет предоставлять статистику в любой момент времени, за пару минут, не нужно больше собирать никаких сводных отчетов в excel.
В результате:
- Формирование статистики за 5 минут в нужном разрезе
- Сокращение временных затрат на сбор статистики
- Дополнительный источник отслеживания и контроля за процессом
Итоги
Итак, подводя итоги, можем сказать, что мы запустили КПЭ с помощью коробки — это возможно, и уже после запуска сделали часть доработок. У нас в холдинге уже есть отличный пример: сотрудник HR самостоятельно, один поддерживает процесс на полторы тысячи человек, используя коробку и наши доработки. При этом делает это без авралов, без переработок, и это греет душу.
Планы на развитие
В качестве направления развития на текущий год мы взяли редизайн плеера оценки. Процесс устоялся, работает, теперь есть возможность сделать дружелюбно, понятно, современно и привлекательно в том числе для молодых наших сотрудников. Мы уже начали эту работу:
- Разбили карту КПЭ по этапам, прописали ответственных за конкретный этап
- Оставили возможность посмотреть инструкции, пользователи отметили их удобство
- При выборе КПЭ из справочника мы добавили отображение групп показателей
- Добавили подробное описание показателя, алгоритм расчета, единицы измерения и источники данных для расчета
- Добавили возможность указания веса для транслируемых задач подчиненным, при создании показателя вес можно скорректировать и затем видеть, как распределился показатель по выбранным подчиненным
- На подведении итогов вывели значение «факт», которое напоминает, что нужно заполнить эти данные
