«Челябинский автомеханический завод» обновил электронный архив «Этлас»

2022: Переход на обновленную версию электронного архива «Этлас»

Компания «Этлас-софт» выпустила очередное обновление для системы электронного архива. Как результат, «Челябинский автомеханический завод» перешёл на работу с обновленной версией. Об этом 11 августа 2022 года сообщили представители «Этлас-софт».

Электронный архив «Этлас» используется на «ЧАМЗ» для хранения всех видов документации — кадровой, финансовой, конструкторской. Разные группы пользователей имеют доступ только к определённым разделам архива, что позволяет безопасно хранить в архиве коммерческую и конфиденциальную документацию.

Регулярные обновления программного обеспечения позволяют поддерживать функционирование архива в оптимальном режиме: устраняются ошибки, выявленные в программном коде за время после предыдущего обновления, добавляются новые функции и инструменты. Обновление программы специалисты «ЧАМЗ» провели своими силами. В работе с архивом никаких проблем не возникло.

2018

3 декабря 2018 года компания Этлас-Софт сообщила, что Челябинский Автомеханический Завод начал использование электронного архива Этлас.

По информации компании, за все годы работ у завода сформировался внушительный бумажный архив различных документов, начиная от проектов и схем изделий и заканчивая организационно-распорядительной документацией. Было принято решение о переводе бумажного архива в электронный и формирование рабочего архива текущих документов.

Основными требованиями к системе являлись:

• перевод документов из бумажного вида в электронный;
• упрощенный поиск документов (желательно настраиваемый, с запоминанием историй поиска и возможностью формировать шаблоны поиска);
• разграничение пользователей по группам с правами доступа к документам;
• доступ к базе архива с мобильного устройства;
• формирование различных видов отчетов;
• наличие механизмов распознавания текста для индексирования документов по содержимому, с целью дальнейшего поиска документа по содержимому;
• возможность установки сервера под ОС Linux;
• наличие механизмов автоматического создания инкрементных резервных копий системы в несколько мест;
• периодическая проверка целостности базы данных, её оптимизация;
• наличие инструментов для самостоятельной настройки и внедрения системы силами заказчика.

После проведения анализа рынка электронных архивов документов начальником отдела информационных технологий завода была дана рекомендация о внедрении решения от компании Этлас-Софт, так как она соответствовала всем поставленным требованиям.

После формирования структуры архива, заведения пользователей, формирования справочников и настройки карточек документов был сформирован перечень отчетов и настроены механизмы по созданию автоматических резервных копий базы данных и базы документов в несколько мест.

На декабрь 2018 года происходит перевод документов из бумажного вида в электронный, что позволит сэкономить дополнительные площади, в разы сократит использование бумаги и значительно упростит сотрудникам завода доступ к нужным документам.

Также началась работа центрального аппарата завода в сформированном архиве текущих рабочих документов. В дальнейшем планируется подключить к работе в архиве максимальное количество сотрудников и начать настройку процессов согласования и разработки документов.