Экспоцентр (1С:Документооборот 8 КОРП)

Автоматизация документооборота в ЗАО «ЭКСПОЦЕНТР»

ЗАО «Экспоцентр» – всемирно известная российская выставочная компания, отметившая в 2009 году свое 50-летие и неизменно сохраняющая статус ведущего организатора крупнейших в России, СНГ и Восточной Европе международных отраслевых выставок, а также национальных экспозиций нашей страны на выставках EXPO.

В настоящее время «Экспоцентр» располагает девятью выставочными павильонами с самым современным инженерно-техническим оснащением, а также удобными многофункциональными залами для проведения конгрессов, пресс-конференций, симпозиумов и семинаров.

Общая выставочная площадь ЦВК «Экспоцентр» – 165 тыс. кв. м, в том числе закрытая – 105 тыс. кв. м и открытая – 60 тыс. кв. м.

В ходе автоматизации выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения Продажа выбранных программных продуктов Доставка программных продуктов в офис заказчика Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе Планирование этапов работ, составление календарного плана работ Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации) Создание интерфейсов и наборов прав пользователей Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация) Интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия» Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета Индивидуальное обучение в офисе заказчика Обучение в группе в офисе заказчика

Работы по адаптации типового решения:

• Настройка создания новых файлов;

• Настройка нумерации документов;

• Настройка видов входящих и исходящих документов;

• Настройка видов внутренних документов документов;

• Настройка вопросов деятельности;

• Настройка справочника «Организации»;

• Формирование структуры предприятия;

• Формирование справочника «Пользователи»;

• Формирование групп пользователей;

• Формирование грифов доступа;

• Формирования видов доступа;

• Настройка профилей доступа;

• Формирование групп доступа пользователей;

• Формирование структуры папок внутренних документов;

• Настройка ролей;

• Настройка маршрутов движения документов;

• Настройка контроля исполнения задач;

• Выполнена настройка связей документов;

• Настройка шаблонов документов;

• Настройка автозаполняемых шаблонов документов;

• Настройка номенклатуры дел;

• Настройка бизнес-процессов выставочных мероприятий;

• Проведена совместная разработка, согласование и утверждение технического задания на разработку функционала учета выставочных мероприятий и уведомления об отсутствия сотрудников.

Автоматизированы следующие функции:

Делопроизводство Учет и хранение документов Ведение номенклатуры дел Учет и контроль исполнения поручений Учет рабочего времени Учет договоров Работа с обращениями граждан

Дополнительная информация о выполненных работах и результатах внедрения:

Выбор «1С:Документооборот» в качестве системы электронного документооборота обусловлен тем, что «1С:Документооборот» реализован на платформе «1С:Предприятие», использует уже имеющиеся лицензии, интегрируется с другими учетными системами «1С». В штате компании есть специалисты, поддерживающие другие учетные системы, для пользователей продукты «1С» привычны и удобны в эксплуатации, низкая стоимость владения продукта, полный функционал в одном решении, доступность материалов для самостоятельного изучения продукта, надежность вендора (фирмы «1С»), приемлемая цена при хорошем качестве решения.

Цели внедрения:

• Повышение эффективности корпоративных методов работы с документами путем перевода последних в систему электронного документооборота.

• Обеспечение эффективного контроля исполнения приказов, распоряжений, поручений по документам на каждом уровне исполнения.

• Повышение сохранности документов за счет создания единого электронного архива документов.

Описание внедрения.

В результате автоматизации налажен учет входящей и исходящей документации, контроль сроков ответа на входящие письма и пакеты, хранение документов. Установлен программный продукт «1С:Документооборот» на 500 рабочих мест. Произведена начальная настройка системы: заведена информация о пользователях системы, настроена интеграция с учетной системой «1С:Бугалтерия» и «1С:Зарплата и кадры», синхронизированы справочники Контрагенты, Контактные лица, Банковские реквизиты, Сотрудники, подразделения; настроены виды документов: входящих (7), исходящих (11) и внутренних (88), включая договоры (25). Настроены шаблоны видов документов (78), автозаполняемые шаблоны (3). Настроены процессы обработки документов, такие как регистрация, рассмотрение и исполнение входящих документов, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов, подготовка, согласование, утверждение и регистрация внутренних документов (109 комплексных шаблонов процессов; 4 шаблона утверждения; 2 шаблона согласования; 3 шаблона регистрации; 3 шаблона рассмотрения; 5 шаблонов поручения; 11 шаблонов ознакомления; 3 шаблона исполнения). Разграничены права пользователей по группам доступа, по видам документов, по грифам доступам, по папкам документов. Подготовлены инструкции пользователей по работе с системой. Проведено обучение 137 пользователей.

Результаты.

Теперь в компании все документы хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает сохранность документов, возможность быстрого поиска и доступа к документам, ускорение процессов обработки документов (согласование и другие), повышает прозрачность учета документов и задач (на любой стадии обработки документа можно увидеть статус и ход исполнения задач и документов), сокращает время на работу с документами. Для руководителей появился инструмент контроля поставленных задач.

Дополнительная информация:

Общая численность компании (включая филиалы): 1000

Москва, Январь 2014

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 500

Параметры:

Количество видов документов - 106 шт. Количество вводимых документов в день - 85 шт.

Объем информационной базы - 13000 МБ.