Электронная эволюция финансово-учетного документооборота Nokian Tyres

Nokian Tyres — единственный в мире производитель шин, который уделяет особое внимание продуктам и услугам для безопасности дорожного движения в сложных климатических условиях. Nokian Tyres производит инновационные легковые шины, шины для коммерческого и грузового транспорта, а также индустриальные шины для тяжелой техники. Ключевыми рынками для компании являются регионы со сложными климатическими условиями, которые предъявляют повышенные требования к шинам из-за снежной зимы, неустойчивых температур, большого количества осадков, капризной и изменчивой погоды. Чистый объем продаж концерна в 2016 году составил 1391,2 миллиона евро, штат сотрудников компании насчитывает 4433 человека.

Предпосылки проекта

В 2010 году в компании началось внедрение решения по управлению договорами на базе DIRECTUM. Реализацией проекта занималась компания Avis Expert, сертифицированный партнер вендора. Специалисты партнера автоматизировали договорную работу с использованием электронной подписи, а также функции штрихкодирования документов. Была осуществлена интеграция DIRECTUM с ERP-системой Oracle E-Business Suite, синхронизация организационной структуры и данных о сотрудниках с 1С.

В рамках развития системы сотрудники Avis Expert разработали модуль «Согласование доверенностей», реализующий процедуры подготовки, согласования и ведения реестра доверенностей. Затем была автоматизирована претензионно-исковая работа и другие задачи. В общей сложности в электронный вид переведено порядка 90 процессов. Таким образом, в ECM-систему перешло создание и обработка всех документов компании, а сама система была тесно интегрирована в единое информационное пространство.

Новый этап

Следующей задачей, которая встала перед Nokian Tyres, был переход на юридически значимый электронный документооборот с контрагентами с помощью оператора ЭДО. В 2013 году в компании в качестве пилотного проекта был частично реализован юридически значимый ЭДО между дочерними юридическими лицами.

В 2015 году руководство Nokian Tyres поставило цель полностью исключить бумажные экземпляры из процессов поставки, для того чтобы быстрее осуществлять отгрузки продукции, избавиться от трудностей с корректировками и ожиданием документов. В рамках проекта были поставлены следующие задачи:

• перейти на обмен первичными документами в электронном виде с контрагентами и между дочерними компаниями;
• обеспечить работу с электронными оригиналами счетов-фактур, накладных ТОРГ-12 и корректировочных счетов-фактур, полностью исключив их печать на всех этапах процесса поставки товара;
• создать единый электронный архив документов с обеспечением их юридической значимости;
• реализовать мультиоператорность — возможность одновременной работы с несколькими операторами ЭДО для обеспечения более широкого охвата контрагентов.

В результате конкурса было выбрано решение от компании Avis Expert на платформе DIRECTUM, интегрированное с двумя сервисами обмена — Synerdocs и Диадок.

Проект был условно разделен на три части:

• автоматизация обработки входящей корреспонденции от контрагентов;
• автоматизация отправки исходящей корреспонденции контрагентам;
• документооборот между юридическими лицами концерна (Intercompany).

Обработка входящих документов

Процесс обработки входящей документации от контрагентов глубоко интегрирован в процесс закупок. В рамках блока были реализованы:

• синхронизация заказов на приобретение из Oracle в DIRECTUM с привязкой к пользователям для фиксации сумм, дат и контрагентов;
• справочник, позволяющий настраивать ответственных бухгалтеров, кладовщиков, подписантов по умолчанию в разрезе бизнес-юнита (юридического лица), категории и суммы закупки, а также особенностей контрагента;
• автоматическое сопоставление финансовых документов с закупками;
• построение маршрута согласования;
• проверка наличия доступных средств в бюджете;
• автоматическое формирование кредиторской транзакции в ERP и обновление суммы остатка по заказам на приобретение.

Отправка исходящих документов

По этому блоку в системе реализованы:

• синхронизация статусов по этапам обработки в карточку документа и в транзакцию ERP;
• возможность замены подписанта в формализованных документах, уже сформированных в Oracle, но не отправленных контрагенту (для юридической значимости важно полное соответствие данных о подписанте в теле xml с фактически поставленной электронной подписью (ЭП) на документ);
• инструменты поштучного или «пакетного» подписания документов;
• возможность указания в качестве адресата конкретных сотрудников и подразделений, чтобы после прохождения сервиса обмена документ доставлялся адресату задачей в DIRECTUM;
• проверка на совмещение должностей — система не позволяет подписать документы от разных юрлиц с помощью одного и того же сертификата ЭП сотрудника, являющегося подписантом в обеих компаниях. Для подписания в данном случае используются разные сертификаты для каждого юрлица;
• расширенные статусы по отправленным исходящим: принят DIRECTUM, ожидает отправки, отправлен контрагенту, получен контрагентом, подписан контрагентом, отказано, документооборот завершен;
• проверка наличия успешно отправленного исходного счета-фактуры при отправке корректировочного через систему обмена. Это позволяет избежать отправки корректировки к еще не отправленному документу, например, задержанному на согласовании;
• настройка в справочнике абонентов, позволяющая гибко управлять формированием наименования при отправке неформализованного документа в систему обмена. Функция устраняет ошибки при открытии объектов с длинным наименованием.

«В трех словах — стало гораздо удобнее: быстро подписываются документы с нашей стороны, приходит уведомление, что клиент подписал документы», — делится впечатлениями координатор по работе с клиентами Nokian Tyres.

Одной из важных особенностей проекта было подключение к системам обмена нескольких бизнес-юнитов, работающих в одной базе DIRECTUM, а также настройка обмена юридически значимыми документами между ними. Стандартное решение «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» и модуль «Интеграция с системами обмена» не учитывали возможности работы двух абонентов от компании в одной базе DIRECTUM, и эта функциональность разрабатывалась совместно специалистами Avis Expert и вендора в ходе проекта.

Электронный архив скан-копий бумажных финансовых документов

Для решения задач, связанных с организацией единого хранилища скан-образов документов, относящихся к бизнес-деятельности, был автоматизирован ввод бумажной исходящей и входящей финансовой документации в систему. Была выполнена миграция архива скан-копий из SharePoint в DIRECTUM и автоматизирована обработка более 30 видов документов.

Подготовка к проверкам и поиск документов

В системе реализована возможность экспорта из DIRECTUM документов, отправленных или принятых через сервисы обмена. При этом выгрузка может осуществляться в требуемом ФНС формате (в соответствии с Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ (ред. от 02.02.2015) «Об утверждении форматов первичных учетных документов»), и подходят для последующей загрузки их через сервис СБИС.

Перед экспортом пользователь может настроить критерии выборки (по дате, видам, организации, стадии жизненного цикла), а также формат выгружаемых документов и вариант выгрузки: отдельными папками или сразу в одну. По результатам экспорта формируется реестр выгруженных документов. На текущий момент компания Nokian Tyres успешно прошла несколько проверок ФНС с использованием внедренного решения.

Для удобства пользователей создан «Поиск документов по архиву», позволяющий искать финансовую документацию в DIRECTUM по заданным критериям. Если пользователю необходимо добавить в поиск договоры, действующие в эти же сроки, ему достаточно установить критерий «Включать договорные документы». Функция полезна налоговым специалистам, которые проверяют первичные документы по условиям договора.

В процессе занесения бумажных экземпляров в архив пользователям необходимо контролировать полноту и объем занесенных данных, в том числе соответствие количества документов в Oracle и DIRECTUM. Для решения задачи был создан «Индивидуальный отчет сверки», с помощью которого пользователям легко составить реестр документов в DIRECTUM, по которым еще не были подгружены скан-образы.

Результаты

Длительность проекта составила 8 месяцев, в настоящее время продолжается его развитие.

Компания практически полностью перешла на безбумажный документооборот с основными контрагентами. В единую систему интегрированы 2 сервиса, электронный архив, ERP, система потокового сканирования и распознавания бумажных документов. Реализована обработка таких документов, как счета-фактуры (в т.ч. исправленные и корректировочные счета-фактуры), Торг-12, счета на оплату, сертификаты соответствия, акты, входящие акты МХ-1, МХ-3, поступающие через системы обмена от складских операторов. Это позволяет создавать, согласовывать, подписывать и хранить в электронном виде все первичные документы.

На текущий момент настроен роуминг со следующими операторами обмена: Такском, СБИС, Тензор, Аргос, Калуга-Астрал.

Бизнес-результаты:

• более 40 000 документов обработано полностью в электронном виде;
• длительность процесса согласования с контрагентами и подписания в среднем сократилась с 5 дней до 1 дня;
• осуществлен обмен со 108 контрагентами.

«Чтобы внедрить системы ЭДО потребовалось много времени и сил, и этот процесс еще продолжается, — подводит итог менеджер проекта ЭДО со стороны Nokian Tyres. — Но уже сейчас это позволяет нам во много раз ускорить документооборот, а значит — сэкономить ресурсы и упростить работу сотрудников и наших клиентов. Поэтому у нас нет сомнений относительно затраченных усилий».

Планы по развитию

На текущий момент продолжается активное подключение поставщиков и клиентов к электронному документообороту.

Также планируется:

• обновление на новую версию системы и бизнес-решений для обеспечения поддержки новых форматов финансовых документов;
• обработка других видов исходящих (акты сверок, приходные ордера и т.д.);
• заполнение блока доверенностей подписантов в формализованных документах на основании утверждения документов;
• интеграция системы обмена с существующим решением по претензионно-исковой работе;
• ввод в промышленную эксплуатацию системы атрибутивного распознавания финансовых документов.