"Энергопром менеджмент" завершил миграцию на новую версию системы ЭДО

В компании «Энергопром Менеджмент» завершен переход на новую версию системы электронного документооборота CompanyMedia 3.6.

Ранее

Проект внедрения СЭД CompanyMedia в «Энергопром Менеджмент» начат в 2007 г. Поначалу система силами специалистов предприятия была установлена в головном (московском) офисе предприятия на 100 рабочих местах. Затем в связи с необходимостью обеспечить информационное взаимодействие с региональными подразделениями сотрудники «Энергопром Менеджмент», прошедшие обучение администрированию в учебном центре разработчика, самостоятельно установили систему в региональных филиалах компании: Новочеркасском, Новосибирском и Челябинском электродных заводах. При этом к системе были подключены и активно влились в работу как руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, так и линейные руководители и их подчиненные.

Итоги проекта

Организация электронного документооборота и взаимодействия позволила выстроить ясную схему обработки и доставки документов в рамках всей территориально распределенной структуры компании, увеличить скорость согласования и передачи документов, а значит и обмена информацией и ее распространения, обеспечить автоматический контроль исполнения документов и поручений по ним.

Развитие

Переход на новую версию СЭД был продиктован желанием дальнейшей оптимизации информационной системы предприятия, модернизации с ее помощью новых важных процессов. Перевод CompanyMedia с версии 3.2 на 3.6 был осуществлен специалистами компании «ИнтерТраст» в течение двух недель.

Итоги

С помощью нового модуля «Специализированный почтовый ящик» организована автоматическая регистрация приходящих на общий корпоративный почтовый ящик электронных сообщений, а также автоматическая отправка сообщений, зарегистрированных как исходящие. Таким образом, «Специализированный почтовый ящик» позволил интегрировать входящие и исходящие сообщения с системой электронного документооборота CompanyMedia, тем самым ускорив и упростив обработку официальных e-mail.

Посредством нового модуля «Справочник персон» были систематизированы и налажены хранение и использование во внедренных ранее на предприятии модулях «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Договоры», «CompanyMedia-Документы» актуальных данных о работниках внешних организаций и частных лиц. Это помогло сократить время на поиск контактной информации о партнерах.

В CompanyMedia 3.6 специалистов также привлекли новые возможности управления серверами системы, характеризующиеся большей гибкостью и удобством. Усовершенствованный сервис согласования помог улучшить эффективность процессов согласования документов в холдинге.

Кроме того, новая версия системы позволит в будущем установить рабочие места СЭД CompanyMedia на планшетных компьютерах сотрудников с тем, чтобы обеспечить им оперативный доступ к поступившим на их имя документам.