Компания "Энерго Сервис" в 2011 году завершила проект внедрения СЭД

ЗАО «Энерго Сервис» приобрело систему электронного документооборота «ДЕЛО» в количестве 30 рабочих мест и подсистему «ДЕЛО–WEB» – разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Поставку и работы по внедрению осуществляет партнер ЭОС – ООО «КС-Консалтинг» (Барнаул).

ЗАО «Энерго Сервис» (Томская область, г. Стрежевой) – организация, существующая уже более 6 лет. Компания применяет уникальную технологию выработки электроэнергии посредством утилизации попутного нефтяного газа. Путем активного внедрения новейших технологий «Энерго Сервис» обеспечивает сокращение выброса вредных веществ, заботится об улучшении экологии.

За годы работы в сфере энергетики руководство компании пришло к четкому пониманию необходимости оптимизации всех бизнес-процессов предприятия. Ещё одним фактором принятия решения о внедрении СЭД «ДЕЛО» стал положительный опыт использования продуктов компании ЭОС на предприятиях данной сферы, таких как «Алтайское РДУ», «Международная Энергосберегающая Корпорация», ОАО «Кузбассэнерго», ОАО «Читаэнерго», «Энергосбыт» и многих других.

Уже сегодня система «ДЕЛО» должна обеспечить в «Энерго Сервис» решение вопросов контроля исполнения поручений, анализа исполнительской дисциплины. Внедрение СЭД позволит выстроить четкую схему движения основных документов на предприятии, предоставит возможность контроля исполнения документов, включая контроль исполнения договорных обязательств, и создаст предпосылки для перехода на безбумажный документооборот как внутри фирмы, так и при взаимодействии с её контрагентами. Примечательно, что данный заказчик готов с самого начала эксплуатации системы в значительной мере отказаться от работы с бумажными документами внутри компании. В частности, в безбумажный вид полностью переходит процесс согласования документов. При настройке системы все сотрудники аппарата руководства станут пользователями СЭД, в том числе на мобильных устройствах; получат свой виртуальный кабинет и набор прав, соответствующих их должностным обязанностям. Это один из тех редких случаев, когда с самого начала эксплуатации системы все сотрудники предприятия, работающие с документами, становятся полнофункциональными пользователями СЭД – «должностное лицо» будет приравнено к «пользователю». Ещё одна проблема, которую должна решить система «ДЕЛО» – возможность удаленного доступа и сохранения вовлеченности в деловые процессы компании сотрудников во время командировок посредством подсистемы «ДЕЛО–WEB».

В данный момент с внедрением СЭД «ДЕЛО» в ЗАО «Энерго Сервис» решаются следующие задачи:

• Организация четкого ведения всей внутренней документации предприятия, переписки со сторонними организациями.
• Автоматизация ведения договорного делопроизводства (ведение шаблонов договоров, регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и прочих договорных документов), планирование и контроль работы сотрудников по договорным документам.
• Обеспечение контроля исполнения поручений руководства.
• Выполнение оперативного электронного согласования документов, разработка проектов документов в электронном виде.
• Автоматизация основных бизнес-процессов компании, связанных с подготовкой и работой с документами.

Специалистами отдела внедрения ООО «КС-Консалтинг» было проведено обследование, анализ организационной структуры и бизнес-процессов компании «Энерго Сервис». На данный момент проходит индивидуальное обучение сотрудников работе с системой. Запуск СЭД «ДЕЛО» в промышленную эксплуатацию на тридцати рабочих местах запланирован на первую декаду декабря.

Финал проекта - начало работы

Проект внедрения системы "Дело-Web" завершен в декабре 2011 года, сообщила компания-интегратор 1 апреля 2013 года.

С 1 декабря 2011 года решение используется в режиме производственной эксплуатации. Весь внутренний документооборот компании ведется в электронном виде. Документы и проекты, не зарегистрированные в системе «ДЕЛО», руководством не рассматриваются.

Внедрение СЭД решило ряд задач:

• выстроена четкая схема движения основных документов на предприятии и переписки со сторонними организациями;
• обеспечен контроль исполнения поручений руководства и документов;
• автоматизировано договорное делопроизводство (ведение шаблонов договоров, регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и прочих договорных документов), планирование и контроль работы сотрудников по договорным документам, контроль исполнения договорных обязательств;
• разработка и согласование документов полностью переведены в электронный вид;
• обеспечен удаленный доступ в систему сотрудников во время командировок с помощью подсистемы «ДЕЛО-WEB».

Кроме системы «ДЕЛО» и подсистемы «ДЕЛО-WEB», все пользователи СЭД получили возможность использовать опцию «Мониторинг документов».

Профиль применения:

• оповещение пользователей о наступивших событиях в системе «ДЕЛО» (поступление новых документов и поручений, смена статуса проектов документов, ввод новых отчетов исполнителями);
• уведомление пользователей о приближающихся событиях в системе «ДЕЛО» (приближение контрольных сроков исполнения поручений, визирования и подписания проектов документов).