ЮИТ управляет конкурсными закупками с помощью `1С:Документооборота`

2021: Развитие системы

В апреле 2021 года на вопросы TAdviser по проекту развития систем «1С:ERP Управление строительной организацией» (далее «1С:ERP УСО») и «1С:Документооборот КОРП», внедренных в российском подразделении финского концерна «ЮИТ», ответили представители концерна Андрей Фисюк, руководитель отдела по поддержке и разработке бизнес-приложений, и Вячеслав Строгалев, директор по развитию управления финансами. Они рассказали, почему были выбраны именно эти решения и как они помогают в достижении целей концерна. Подробнее здесь.

2020: Внедрение СЭД

`1С-Рарус` 7 июля 2020 года сообщил, что совместно с концерном ЮИТ завершили работы по внедрению `1С:Документооборот`. В результате автоматизированы учет и хранение более 100 видов документов, разработаны 65 комплексных бизнес-процессов. Создан функционал для управления конкурсным закупками. Для упрощения контроля доработок и развития программных продуктов 1С разработана система управления заявками.

Концерн ЮИТ — финская строительная компания, занимающаяся развитием городской среды. Компания занимаемся девелопментом и строительством жилья, коммерческих помещений, оказывает услуги по проживанию, осуществляет комплексную застройку территорий, а также специализируется на возведении сложных объектов инфраструктуры.

В связи с централизацией учета и формированием Общего центра обслуживания, куда вошли бухгалтерская, финансовая и казначейская службы, руководство российского подразделения `ЮИТ` приняло решение о создании единой системы электронного документооборота. Система должна улучшить взаимодействие между производственными участками, офисами и ОЦО, организовать обмен электронными документами по единым бизнес-процессам, сократить время на формирование и согласование договоров, автоматизировать процесс конкурсного отбора по централизованным закупкам. Кроме того, система должна поддерживать обмен данными с ERP-системами на платформе "1С:Предприятие".

На момент старта проекта по созданию подсистемы для конкурсного отбора по централизованным закупкам специалистами `1С-Рарус` были автоматизированы учет и хранение более 100 видов документов, договорная деятельность, работа с организационно-распорядительной документацией. Разработаны 65 комплексных бизнес-процессов, которые работают по общей ролевой модели и охватывают все операции — от сканирования документа и прохождения по производственным участкам до операций в единой бухгалтерии или едином казначействе. 80 видов внутренних документов интегрированы с корпоративной системой `1С:ERP Управление строительной организацией`.

Перед специалистам казанского офиса `1С-Рарус` была поставлена задача по созданию подсистемы для управления конкурсными закупками. До этого процесс был автоматизирован не в полном объеме: записи велись на бумажных носителях, не было единых шаблонов для оформления документации, процесс заключения договоров описан частично. В связи с этим согласование затягивалось, документы после проведения тендера могли теряться, и было сложно понять, по каким причинам принято решение работать с конкретным поставщиком. Основной целью стала организация прозрачного процесса выбора поставщика и проведения конкурсных закупок.

В результате проекта формализована схема и основные требования к процессу, созданы внутренние документы с обязательными реквизитами. Создан конкурсный бизнес-процесс с описанием обязательных шагов в соответствии с регламентами – от инициации заявки до заключения договора с победителем конкурса. В итоге процесс стал понятным для участников, сократилось время на проведение тендеров, а также обеспечена доступность необходимой документации. В системе на июль 2020 года работает 270 пользователей.

Разработка данной подсистемы инициирована руководством Санкт-Петербургского подразделения компании `ЮИТ`. В силу того, что внедрение функционала дало положительные результаты, принято решение о тиражировании на другие предприятия концерна.

За последний год в корпоративную систему на платформе `1С:Предприятие` было внедрено более 500 улучшений. Постоянно увеличивающийся объем доработок непременно привел бы к проблеме координации работы. Руководству ИТ-службы концерна ЮИТ стало важно контролировать и оценивать не только текущие потребности, но и иметь доступ к информации об изменениях системы в режиме реального времени. Требовалось оперативно получать информацию о том, кто, когда и с какой целью дорабатывал программный продукт. Совместно со специалистами `1С-Рарус` была разработана система `Управления задачами`, в которой фиксируются изменения по объектам 1С в разрезе задач и исполнителей.

Теперь каждая задача по доработке отражается во внедренной системе — указывается тип, функциональный блок, дата, автор, исполнитель и содержимое. По мере выполнения исполнитель отражает информацию по измененным объектам, а также заполняет функциональные требования к задаче и описание результата.

Подобная детализация позволяет управлять изменениями и упрощает задачу разработчиков, т.к. в любой момент времени специалисты могут проверить, кем, когда и с какой целью вносились изменения. Таким образом, система объединяет в себе базу знаний и систему поиска ошибок, которые когда-либо возникали. На начало июля 2020 года реализуется перенос 100% функционала в решение `1С:Документооборот` для удобства работы пользователей в режиме `одного окна`.

Вячеслав Строгалев, директор по развитию:

Очень порадовала возможность быстрого внедрения документооборота с соблюдением всех необходимых требований к согласованию документов на уровне бизнес-подразделений. Мы получили централизованную, но гибкую систему управления бизнес-процессами, которые соответствуют нашим утвержденным схемам.