Южный федеральный университет (СЭД - DocsVision)

• Проект - лицензии: 50
• Проект - пользователи: 50
• Распределенное решение: ДА
• Делопроизводство: ДА
• Управление процессами: ДА
• Административное делопроизводство: НЕТ
• ServiceDesk: НЕТ
• Разработка на платформе DocsVision: НЕТ
• Шлюз к 1С:Предприятие: НЕТ
• Шлюз к Microsoft Office SharePoint Server: ДА
• Шлюз к Microsoft Dynamics AX: НЕТ
• Другие шлюзы: НЕТ
• Электронная цифровая подпись: НЕТ

Решение предназначено для автоматизации работы с корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией, внутривузовскими нормативными документами, документами заключения государственных контрактов и др. В рамках проекта будет осуществлена интеграция с Microsoft SharePoint Portal Server с помощью шлюза DocsVision. В перспективе вуз планирует как качественно, так и количественно увеличить масштабы использования DocsVision: согласование договоров, внедрение контура управления государственными контрактами, а также формирование электронного архива. Количество пользователей: 50 человек. В ходе проекта планируется организовать работу удаленных сотрудников — они получат возможность обращаться к системе через сервер веб-доступа. Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».

Университет расположен в Ростове-на-Дону и Таганроге и имеет восемь филиалов в Южном и Северо-Кавказском федеральных округах. Территориально-распределенная структура и широкий спектр поставленных перед вузом задач заставили руководство задуматься о поиске способов повышения эффективности внутренних процессов с помощью передовых технологий. В конце 2008 года было принято решение о внедрении в университете СЭД Docsvision.

Проект доверили компании «Интеллектика». Сначала была автоматизирована работа канцелярии университетского управления делами, организован электронный архив документов. Далее поэтапно организовывали работу в электронном виде с корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией, нормативными актами, документами заключения государственных контрактов. Одновременно проводилось обучение сотрудников.

За каждым документом скрываются потоки процессов и люди, которые осуществляют эти процессы. Внедрение СЭД в организации позволяет канцелярии ускорять процесс делопроизводства, а топ-менеджерам — контролировать процессы, связанные с движением документов, и настраивать политику конфиденциальности по уровню иерархии.

СЭД делает причастным к документообороту в организации каждого сотрудника, исполняющего задание, в т.ч. принимающего решение по документу. Руководители подразделений вплетаются в общую онлайн-цепочку прохождения документов по инстанциям: ставят свою электронную подпись и отправляют «бумагу» дальше. Слово «бумага» действительно стоит закавычить, потому что СЭД избавляет от необходимости распечатывать лишние экземпляры. А главное — ничего не теряется!

И вот еще немного статистики. В типовой организации до внедрения СЭД 20% поручений не выполняются в срок по причине отсутствия контроля и человеческого фактора, а каждое пятое из этого количества вообще не выполняется. 30% бумажных документов не находится в нужный момент, и 5% из них – исчезает безвозвратно.

После внедрения СЭД на 50% сокращаются рутинные операции сотрудников, связанные с поиском, хранением и перемещением документов. Скорость прохождения документов повышается в четыре раза. Использование бумажных носителей уменьшается как минимум в 2 раза.

При помощи Docsvision была решена проблема потерь и сбоев при передаче документов, связанная с большим количеством подразделений и их широкой географией. С течением времени вуз как качественно, так и количественно увеличивал масштабы использования системы, переходил на новые версии Docsvision.

В проекте решаются вопросы контроля исполнительской дисциплины и готовится переход на самую последнюю версию Docsvision.