Ярославский «Концертно-зрелищный центр» сформировал организационно-распорядительный документооборот

2020: Завершение формирования организационно-распорядительного документооборота

25 марта 2020 года Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщил, что главная культурно-развлекательная площадка города Ярославль - Ярославский Концертно-зрелищный центр сформировал организационно-распорядительный документооборот.

Центр открыл свой первый сезон в сентябре 2013 года. За это время было проведено огромное количество самых разных мероприятий, а на март 2020 года Центр посетило более 500 000 зрителей.

В связи с постоянным развитием центра растет и объем обработки различного вида документов, начиная от договоров с контрагентами и заканчивая первичной документацией. В 2018 году было принято решение об автоматизации организационно-распорядительного документооборота с целью построения прозрачной структуры хранения документов, предотвращения их потери, а также:

• полного контроля за циклом обработки документов в системе электронного документооборота с момента получения документа или его создания и до завершения исполнения;
• надежное хранение документации в хранилище документов с распределением прав доступа пользователей к различным сегментам хранилища;
• быстрый поиск документов по атрибутам и содержимому;
• минимизация числа ошибок при работе с большим количеством документов в системе электронного документооборота.

В ходе внедрения системы электронного документооборота удалось автоматизировать работу с различными типами документов:

• распорядительные документы:
  • приказы, распоряжения, указания, решения.

• организационные документы:
  • уставы, положения о структурных подразделениях или должностных лицах, осуществляющих руководство организацией, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;

• информационно-справочные документы:
  • протоколы, служебные и докладные записки, акты, справки;

Были настроены следующие бизнес-процессы:

• Обработка входящих и исходящих документов:
  Регистрация в системе входящего документа с дальнейшей отправкой его по маршруту согласования и утверждения, а при необходимости формирование и согласование ответного исходящего документа.
• Процесс контроля исполнительской дисциплины:
  Напоминание участникам о необходимости выполнить те или иные действия в системе электронного документооборота, уведомление о просрочке выполнения заданий, мониторинг состояния процесса обработки документов;

Переход на электронный документооборот позволил центру сократить срок согласования документа до нескольких часов, а при срочных согласованиях свести этот процесс до нескольких минут. Также значительно повысилась исполнительская дисциплина сотрудников за счет введения контроля исполнения и отсутствия потери документов.