«Макинская птицефабрика» внедрила систему управления проектами на базе платформы «Адванта»

2018: Итоги внедрения системы управления проектами

26 октября 2018 года компания «Адванта» сообщила о внедрении системы контроля и оперативного выявления отклонений в стратегических проектах развития на Макинской птицефабрике холдинга «Aitas КZ».

Первая очередь птицефабрики (далее – Проект) была запущена 28 сентября 2018 года. Здесь будет реализован законченный технологический цикл. В рамках проекта будет открыто порядка 700 рабочих мест.

Целью внедрения системы проектного управления стала необходимость повышения контроля за всеми блоками работ проектов и оперативное выявление отклонений.

В ходе проекта были поставлены следующие задачи:

• Создать единое коммуникационное пространство для всех участников проектов;
• Автоматизировать документооборот;
• Обеспечить планирование проектов, встреч и совещаний;
• Сократить время руководителей на изучение состояния дел по проектам;
• Обеспечить контроль за непроектными поручениями.

Результаты проекта на октябрь 2018 года:

• Внедрена система управления проектами на базе платформы «Адванта».
• Произведена настройка шаблонов проектов.
• В систему перенесены разрозненные Excel-файлы с планами задач.
• Введены календарные план-графики проекта: все графики по проекту ведутся в системе, принимаются работы, формируются ежедневные и еженедельные отчеты.
• Внедрена система электронного документооборота: входящая и исходящая корреспонденция, архив документов, размещение и хранение приказов, базовой и кадровой документации.
• Создан график встреч – от еженедельных/ежедневных, до личных с руководителем/проектными институтами/подрядчиками. Ведется реестр поручений.
• В системе выделены непроектные задачи.
• Созданы отчеты по контролю проектов и задач.
• Проведено обучение аналитика и сотрудников работе в системе.

На октябрь 2018 года для 4 предприятий Группы в системе отслеживается 25 действующих проектов, 116 контрольных точек, 1 202 задачи в работе, 3 355 поручений, работает 63 пользователя.

2012: Начало внедрения системы управления проектами

«Aitas-Group» - это динамично развивающийся холдинг, состоящий из предприятий аграрной и перерабатывающей промышленности, расположенных на территории Республики Казахстан. Для расширения бизнеса в сфере птицеводства руководство компании приняло решение о строительстве «Макинской птицефабрики». «Макинская птицефабрика» − это проект строительства с «нуля» крупного птицеводческого комплекса с полным циклом производства выращивания бройлеров и переработки мяса с объемом 50 тысяч тонн мясной продукции в год. Завершение проекта запланировано на 2018 год.

Предпосылки внедрения

Проект строительства птицефабрики находился на стадии планирования, которое велось в MS Exсel. Разработка плана проекта была разделена между несколькими ответственными руководителями. Зачастую возникали нестыковки между отдельными стадиями проекта, а изменение плана требовало больших трудозатрат. Обсуждение проекта проводилось только на еженедельных совещаниях, отсутствовал контроль за соблюдением планов и сроков.

Выбор решения

Менеджмент управляющей компании Aitas уже на старте подготовки нового проекта принял решение о разработке проектной методологии и одновременном внедрении системы управления проектами. В настоящее время компании, входящие в «Aitas-Group», реализуют 17 проектов. В управляющей компании и в «Усть-Каменогорской птицефабрике», являющейся ее основным звеном, открыты офисы управления проектами.

Директор по развитию бизнеса ТОО «Aitas-Group» Бауыржан Можаев:

«При планировании проекта сразу встал вопрос о выборе системы управления проектами, были рассмотрены несколько предлагаемых на рынке вариантов, и наш выбор был сделан в пользу решения от Адванта Консалтинг. В основе данного решения лежали следующие основные факторы: простота и функциональность в освоении и внедрении наличие всех необходимых функций для управления проектами систематизация и автоматизация управления и документооборота гибкость в настройке системы (система должна быть своего рода «конструктором») «удаленное» использование (программа позволяет работать с любого ПК или планшета, у которых есть доступ в интернет) наличие у компании сервиса по внедрению и сопровождению».

Внедрение

Внедрение системы управления проектами Адванта было проведено за три недели. В системе был детально настроен проект строительства: были перенесены планы проектов из MS Exсel, что сразу позволило увидеть неточности планирования и устранить их еще на начальном этапе. Дополнительно, в Адванте был настроен финансовый контур проекта, который позволил руководству оперативно отслеживать освоение бюджета и отклонения по затратам. Все проектные коммуникации были перенесены в систему. Это позволило решать вопросы по мере их возникновения, не дожидаясь еженедельного совещания.

Павел Лазаренко, Адванта Консалтинг

«Благодаря внедрению системы Адванта удалось решить основную задачу, стоящую перед руководством компании – получить оперативное отражение хода работ и актуальную информацию о текущем состоянии проекта. Все это, а также возможность влиять на отклонения в проекте онлайн, помогут компании «Aitas-Group» не допустить срыва сроков строительства. Для дальнейшего развития системы необходимо перенести управление договорной деятельностью в Адванту. По каждому договору в системе необходимо отслеживать планируемые сроки и движения финансов, а также отражать его фактическое состояние. Кроме того, необходимо обеспечить регулярность актуализации данных в системе» - прокомментировал проект внедрения Лазаренко Павел , руководитель проектов «Адванта Консалтинг».

Результаты внедрения

Сейчас графики строительства «Макинской птицефабрики» ведутся в системе Адванта. Подключены все участники проекта, включая проектные институты, подрядчиков, субподрядчиков – на данный момент в системе работает более 60 человек. Все поручения ставятся и принимаются в Адванте. На основании этих данных формируются ежедневные и еженедельные отчеты, которые помогают получать оперативную информацию по ходу проекта. Настроена работа по входящей и исходящей документации. В дальнейшем планируется создать архив документов, размещать и хранить приказы, базовую и кадровую документацию. В системе ведется график встреч – от еженедельных и ежедневных до личных встреч с руководителем и проектными институтами, подрядчиками.

«С самого начала контактов, осуществлялась мощная поддержка и консультации со стороны компании. Могу отметить быструю и качественную работу службы поддержки, активное решение вопросов и рассмотрение предложений с их стороны, нацеленность руководства компании на совершенствование своего продукта при взаимодействии с заказчиком. Выражаем благодарность компании Адванта Консалтинг за хорошую организацию работ по внедрению системы. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество» - Директор по развитию бизнеса ТОО "Aitas-Group" Бауыржан Можаев.

По результатам успешного проекта в Макинской птицефабрике было принято решение и запущено внедрение Адванты в АО «Усть-Каменогорская птицефабрика»