Atlas Copco (Атлас Копко)

2017: Построение комплексной системы управления ремонтами и обслуживанием оборудования

Одно из направлений деятельности «Атлас Копко» — сервисное обслуживание поставленной продукции и поставка запасных частей.

Предпосылки

Процесс формирования документации по выполненным работам был трудоёмким: нужный пакет документов собирался вручную в MS Excel. Процесс получения данных об остатках материала на складах и локальных кладовых был слишком длительным. Отсутствовала возможность проведения анализа и сегментирования базы данных. График учёта выполнения ремонтных работ фиксировался вручную. Поэтому руководство компании пришло к решению создать единую информационную систему управления ремонтами и обслуживанием оборудования.

Цели и задачи

Основные цели проекта — централизация информации о потребностях в материалах и планах поставок, снижение затрат за счёт укрупнения партий и уменьшения числа срочных закупок, уменьшение складских запасов.

Задачи проекта:

• создание единой полноценной базы данных;
• ускорение процесса получения данных об остатках материала на складах и локальных кладовых;
• контроль над фактическим временем, потраченным на выполнение ремонтных работ каждым конкретным исполнителем;
• уменьшение количества ручных операций при ведении учёта и упрощение формирования документации по выполненным работам.

Ход проекта

«Атлас Копко» построила систему управления ремонтами и обслуживанием оборудования. Система построена на базе программного продукта «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП». Заявки на ремонты специалисты компаний-заказчиков могут вводить непосредственно в систему «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования 2 КОРП» (также возможна загрузка заявок из файлов-шаблонов, формируемых заказчиками).

Автоматизирован процесс отражения и «инвойсации» оказанных ремонтных услуг: клиенту выставляется счёт на оплату уже установленных запчастей тогда, когда появляется актуальная цена на них. Реализован учёт расхода запчастей с привязкой к оборудованию, а также складской учёт с функционалом резервирования запчастей под конкретные ремонты.

Итоги проекта

По итогам проекта автоматизированы следующие функции:

• определение потребности в расходных материалах на основании норм расхода и графиков планово-предупредительного ремонта оборудования и формирование заявок на перемещение ТМЦ с центрального склада на локации;
• ввод заявок на ТМЦ на основании данных дефектных ведомостей (с учётом данных по аналогам);
• автоматическое резервирование остатков ТМЦ на складах по данным заявок на ТМЦ;
• резервирование ТМЦ при поступлении на центральный склад на основании ранее введённых заявок с возможностью ручного перерезервирования под более приоритетные заявки;
• автоматическое формирование документов на перемещение и требований-накладных на списание ТМЦ на основании заявок на ТМЦ.

Автоматизирован процесс составления и корректировки графиков выходов работников с возможностью передачи информации в «1С:Зарплата и кадры». Реализован учет рабочего времени ремонтного персонала (с дальнейшей передачей этих данных в систему кадрового учёта и расчёта зарплаты). Планирование работы персонала производится с привязкой к графикам планово-предупредительного ремонта.

В рамках проекта были изменены бизнес-процессы компании. Например, при планировании ремонтов вводится информация об отпусках сотрудников, это необходимо для финальной оценки утилизации времени по сервису в целом и по каждому работнику в отдельности (в частности для составления табеля и графиков выхода). Планируемые отпуска сотрудников теперь проходят автоматизированную процедуру утверждения и коррекции в «1С:Документооборот».

Выполнена интеграция с ERP-системой — передаются данные по выполненным ремонтам (работам и использованным ТМЦ).

Сложность проекта была обусловлена различиями в построении бизнес-процессов в подразделениях компании. Внедрение системы велось параллельно, несмотря на разницу в часовых поясах. В результате на предприятии «Атлас Копко» были синхронизированы и упорядочены данные о рабочем времени всех сотрудников в подразделениях компании, появилась возможность вести учёт расхода запчастей с привязкой к оборудованию. Внедрённая система позволила уменьшить количество ручных операций на 50% и сократить время и трудозатраты на формирование отчётности на 30%.

Особенностью проекта является и то, что в некоторых подразделениях использовалась уникальная система учёта рабочего времени сотрудников, но в конечном счёте, учёт отработанного времени был приведён к единому стандарту.

По отзыву заказчика, благодаря переходу на современную технологическую платформу удалось добиться повышения производительности системы управления ремонтами и обслуживанием оборудования и надёжности эксплуатации. На 50% уменьшилось количество ручных операций при ведении учёта. На 30% уменьшилось время на формирование отчётности.

Результатом стало своевременное получение информации о потребности в материалах и планировании поставок. Снижены затраты за счёт укрупнения партий и уменьшения числа срочных закупок. Уменьшены складские запасы. Получен контроль над фактическим временем, потраченным на выполнение ремонтных работ каждым конкретным исполнителем.