Как Beluga Group автоматизировала процесс открытия новых магазинов

BELUGA GROUP – крупнейшая алкогольная компания в России, а также один из главных импортеров крепкого алкоголя в стране. Ключевые бренды собственного производства Beluga, «Беленькая», «Архангельская», «Мягков», «Бастион», Fox & Dogs, Green Baboon, Golubitskoe Estate, Tête de Cheval. Среди партнерских марок Grant's, Glenfiddich, Torres, Barcelo, «Ной» и др.

Этап 1. Задачи внедрения и победа во внутреннем конкурсе

В состав группы входит сеть розничных магазинов под брендом «ВинЛаб», победитель премии Retail Week Awards 2019 в номинации «Лучшая специализированная сеть по продаже алкогольной продукции». Ежегодно компания открывает более 100 новых магазинов. Количество торговых точек сети к 2020-ому году превышает 600, и компания не собирается останавливаться — следующий рубеж — 1000 магазинов.

В связи с этим возникла стратегическая задача — упорядочить бизнес-процесс открытия, перевести работу на единую информационную платформу, найти внутренние ресурсы для повышения эффективности и ускорения запуска.

Анализ бизнес-процесса открытий показал, что он требует существенных рутинных усилий по сопровождению — реестры, файлы, сканы, переписка в WhatsApp и других действий, которые можно автоматизировать.

Мне хотелось существенно увеличить скорость обмена информацией между сотрудниками разных отделов в процессе совместной работы и принятия решений. Я была уверена, что автоматизация с использованием технологии BPMS позволит существенно упростить ведение коммуникации в рамках бизнес-процесса, сделает его более прозрачным, а также позволит сократить сроки открытий, - рассказывает Елена Тестер, менеджер по бизнес-процессам BELUGA GROUP.

В компании существует внутренний стартап-акселератор. Любой сотрудник может выступить с инициативой и представить свой проект перед руководством.

В 2019 году мы вместе с командой пошли на этот конкурс с предложением внедрить в компании технологию BPMS для автоматизации БП «Открытие магазинов». В команде, кроме меня, был директор по IT BELUGA GROUP и менеджер по бизнес-процессам из Владивостока. Мы подсчитали: если на объеме 100 магазинов за счет автоматизации удастся сэкономить хотя бы один день, то внедрение системы BPMS должно окупиться, - объясняет Елена Тестер.

Проект стал одним из двух победителей, запрошенный бюджет был утвержден. После победы на конкурсе стартапов, был запущен процесс выбора платформы и потенциальных подрядчиков по этому проекту.

Этап 2. Тестирование и переход в промышленную эксплуатацию

Победителем в тендере стала компания Comindware по целому ряду причин, в том числе по стоимости реализации. Кроме того, в продукте компании – Comindware Business Application Platform – используется стандартная нотация BPMN.

Это было важно, поскольку мне было необходимо самой погрузиться в процесс автоматизации и оцифровки, чтобы потом самостоятельно оптимизировать и менять процессы, без привлечения разработчиков, - говорит Елена Тестер.

Процесс внедрения занял полгода. В сентябре 2019 года стартовала разработка с победителем тендера и к декабрю решение было сдано на тест. Затем январь-февраль был потрачен на доработки, в том числе улучшение интерфейса.

При тестировании возникла фундаментальная сложность: в ряде регионов магазины расположены компактно, в основном в Москве и Санкт-Петербурге, а в других городах точки могут открываться далеко от места работы основной части персонала, соответственно, процессы требуют иных временных затрат, разных требований по личному присутствию на локации. Поэтому к июню в работу была передана часть с компактной концентрацией магазинов, а другая часть ушла на тестирование.

Стадия внедрения цифровых решений часто сталкивается с внутренним сопротивлением – сотрудникам проще работать в уже привычной системе, и они не всегда стремятся к переходу на новые решения. В этой связи очень важна поддержка топ-менеджмента сети «ВинЛаб» и BELUGA GROUP, которую я получила. С определенного момента все новые локации должны были вводиться только в новую систему. Поэтому переход произошел довольно оперативно, - уточняет Елена Тестер.

Подобные фундаментальные изменения всегда требуют значительного этапа тестирования. По условиям победы во внутреннем конкурсе проект должен был быть сдан в эксплуатацию в мае. Поэтому у специалистов не было возможности длительного тестирования.

Проект был внедрен и изменения вводились уже в процессе полноценной работы. В этом заключается плюс low-code платформ, которые позволяют вводить изменения оперативно и силами `гражданских` специалистов, без привлечения сторонних разработчиков и, зачастую, без привлечения ИТ-отдела.

По состоянию на ноябрь 2020 года можно подвести следующие итоги:

• компания получила единое информационное пространство для сопровождения БП «Открытие магазинов» с актуальной схемой бизнес-процесса, которую можно корректировать по мере необходимости;
• сотрудники активно генерируют новые идеи для улучшения и развития системы, и администратор проекта Елена Тестер, которая одновременно выступает и аналитиком, самостоятельно вносит изменения в процесс, экранные формы, добавляет новые атрибуты и т.д. В целом схема процесса получилась, сложной, большой, но красивой, она разбита на 11 подпроцессов и включает более 200 задач.
• новые сотрудники, подключаясь к системе, начинают работать сразу, не нужно тратить время на обучение и информирование, если тот или иной процесс при открытии магазинов будет измен;
• по каждой задаче исполнителю приходят необходимые для ее исполнения файлы, сведения, полученные на предыдущих шагах процесса – не нужно тратить время на обмен информацией, ведение реестров и хранилищ с файлами, все данные хранятся в системе.
• по каждой задаче фиксируется статус, затраченное время, просрочка.

Какие остались нерешенные задачи:

• настроить дополнительные «маяки» о просрочках по критическим задачам, с уведомлением руководителей;
• используя данные системы, делать прогноз открытий.

О выполнении этих задач компания планирует рассказать отдельно, в новых материалах, когда будет полностью завершен цикл открытия магазина в новой системе.