Biocodex автоматизирует договорные процессы с DirectumRX

2018: Автоматизация договорной деятельности

14 декабря 2018 года компания Directum сообщила о внедрении системы DirectumRX в российском подразделении фармацевтической компании Biocodex. На декабрь 2018 года все сотрудники компании, более 100 человек, ведут взаимодействие и согласуют договоры в электронном виде. Автоматическое вычисление цепочки согласующих и авторасчёт затрат на мероприятия значительно снижают трудоемкость процессов.

Предпосылки и задачи проекта

C расширением производства и штата сотрудников в ООО «Биокодекс» возросло количество копий документов, стало сложно контролировать процессы и проводить их качественный анализ. На согласование договоров уходило много времени: многократное обращение к документам, актуализация и долгий поиск последней версии.

В 2017 году компания компания «Биокодекс» поставила цель – сократить сроки согласования всех видов договоров и усилить контроль над процессами. За счет внедрения системы электронного документооборота нужно было решить две задачи:

• автоматизировать процессы согласования договорных документов, маркетинговых мероприятий, новых контрагентов;
• организовать единое информационное пространство для хранения, обработки и совместной работы сотрудников с электронными документами.

Ход и итоги проекта

При выборе системы оценивались не только функциональные возможности и интерфейс, нужно было облачное решение с невысокой стоимостью владения и быстрым развертыванием. Кроме того, имела значение возможность самостоятельной правки регламентов без привлечения разработчиков. В итоге была выбрана система DirectumRX.

Для того чтобы сотрудники «Биокодекс» быстрее начали работу в системе, при внедрении использовался подход «minimum viable product» (применение простейшего работающего прототипа, с помощью которого тестируют спрос до полномасштабной разработки). Так, первая функциональность была запущена в эксплуатацию для всех пользователей через 2,5 месяца после старта.

Внедрение DirectumRX проходило в три итерации, на каждой из которых в электронный вид переводили различные классы договоров: с поставщиками, с аптечными сетями, маркетинговые и общие договоры. Каждый класс имеет свои особенности проведения проверок и процессов согласования – в системе учтена вся специфика работы с ними.

Специально для ООО «Биокодекс» специалисты вендора развили функциональность:

• В системе хранится вся информация по контрагенту и формируется его досье. Пользователи могут сохранять сведения о поставщиках из внешних источников.
• Разграничены права на подписание пакета договорных документов на основании сумм договорных документов. Подписант определяется на основании суммы договора. Если под условия попадают сразу несколько человек, проверяются дополнительные критерии. Кроме того, при печати или конвертации документа в PDF-формат автоматически проставляется на каждой странице штрихкод с закодированными данными, определяющий соответствие электронному документу.
• Ведется авторасчёт фактических затрат на маркетинговое мероприятие на основании сумм расходов по лекторским заданиям. При сохранении договора или дополнительного соглашения на мероприятие сумма автоматически вносится в фактический бюджет мероприятия.
• Автоматически вычисляется цепочка согласующих и подписантов договорных документов на основании сумм и вида фармацевтического препарата. Список согласующих определяется исходя из бюджета маркетингового мероприятия и суммы договора. При превышении лимита проведение мероприятия дополнительно согласуется с ответственным сотрудником. Если плановый бюджет на мероприятие по одному или нескольким договорам к данному мероприятию превышен, процесс согласования идет по другому маршруту.

«Применение итерационного подхода к внедрению позволило завершить проект в очень короткий срок. В итоге мы получили продукт, соответствующий нашим ожиданиям и упрощающий совместную работу с документами, в том числе согласование различных договорных документов с учётом особенностей предметной области и логики наших бизнес-процессов». Дмитрий Михеев, ИТ-директор ООО «Биокодекс»

В дальнейшем ООО «Биокодекс» планирует развивать электронный документооборот с контрагентами и автоматизировать кадровые процессы.

2017: Работы по проекту

Реализован проект на базе системы DirectumRX. Подрядчик - Directum. Сроки проекта - с июня по ноябрь 2017 года.