Caspian Engineering & Research создал систему электронного архива и документооборота на базе Vitro-CAD

В июле 2017 года в инжиниринговой компании Caspian Engineering & Research завершился проект по внедрению системы Vitro-CAD.

Задачи проекта

• Создание электронного архива проектной документации с четкой структурой хранения
• Сокращение сроков разработки проектов за счет сокращения рутинных операций
• Повышение качества выпускаемой документации за счет сокращения ошибок.

Предпосылки автоматизации и выбор ПО

Решающими факторами в принятии решения о необходимости создания системы электронного архива и документооборота были:

• рост объемов проектирования,
• необходимость в достоверной информации для принятия управленческих решений о ходе проекта, о степени готовности документации и т.д.
• необходимость в создании типовой структуры проектной документации на базе шаблонов

Руководство понимало, что успех внедрения системы инженерного документооборота в проектной компании во многом зависит от того, насколько удобно и понятно работать в ней проектировщикам.

После изучения рынка специалисты Caspian Engineering & Research сделали выбор в пользу системы Vitro-CAD по следующим причинам:

• Vitro-CAD отличается мощным функционалом и гибкостью,
• Vitro-CAD поддерживает все версии AutoCAD, что было очень важно для Caspian, так как на тот момент проектировщики использовали разные версии AutoCAD, начиная с 11-й.
• Простота освоения. Vitro-CAD не имеет отдельного интерфейса и проектировщики работают прямо через проводник Windows, через встраиваемые меню в офисные приложения (Word, Excel и т.п.) и в САПР приложения (AutoCAD, Revit, Civil 3D и т.п.).

Ход проекта

Внедрение решили проводить самостоятельно при технической и консалтинговой поддержке «Витро Софт». Была создана группа из сотрудников Caspian, ответственных за внедрение.

Специалисты «Витро Софт» провели обучение участников внедрения. В группу входили:

• Руководитель проекта – специалист отдела ИТ, который координировал работы по внедрению, делал окончательную постановку задачи и выполнял настройки системы.
• Ответственный за архитектуру системы – руководитель отдела ИТ, который обеспечивал работу программно-аппаратного комплекса.
• Два специалиста от основной проектной деятельности, которые собирали и формулировали требования проектировщиков и главных инженеров проектов (ГИПов) по разработке и управлению проектно-сметной документацией (ПСД).

При внедрении среди прочих задач были методически проработаны и реализованы следующие основные моменты:

• Создана и настроена иерархическая структура хранения ПСД.
• Заполнены значения справочников.
• Настроена синхронизация атрибутов, что позволило автоматически заполнять поля. Эта функция заметно повышает скорость работы проектировщиков и снижает количество технических ошибок. Система автоматически заполняет штампы, титульные листы документов данными атрибутов проектов (название проекта, раздела, и др.).
• Настроены вычисляемые поля для автоматического создания шифров документов (обозначение документа, обозначение тома и т.д). Используется функция поточного заполнения, когда необходимо исправить штампы и титульные листы сразу в сотнях документов, не открывая каждый в AutoCAD, Word или Excel.
• Настроены права доступа. Опираясь на оргштатную структуру компании, на любой уровень проекта ГИП или его помощник теперь могут назначать права доступа к проектной информации и при необходимости быстро менять права в рамках проекта. Отчеты позволяют оперативно получать сводную информацию о правах конкретного пользователя, о правах для конкретного раздела или документа и т.д.

Пользователи системы прошли курс обучения и получили соответствующие инструкции, что позволило им приступить к работе с системой.

Итоги проекта

В Caspian Engineering & Research создан электронный архив и реализована технология сквозного проектирования на базе системы Vitro-CAD. Единое хранилище, ведение двойной версионности и поддержка целостности ссылок позволили организовать коллективную работу над проектом. Структура проектной документации загружается из подготовленных шаблонов. Все связи между файлами поддерживаются автоматически. Более не потребуется копировать, переименовывать файлы чертежей и перебивать ссылки.

В результате внедрения Vitro-CAD была снята большая часть рутинной нагрузки с проектировщиков. ГИПы стали тратить меньше времени на сбор данных по проектам и анализ их состояния. Порядок в проектах, поддерживаемый системой, положительно повлиял на эффективность взаимодействия проектировщиков.

Планы по развитию системы

Caspian Engineering & Research планирует и дальше развивать систему документооборота. Следующим шагом будет проект внедрения процессов согласования документов и выдачи заданий смежникам и подрядчикам. Для этого ведется подготовительная работа – методическая проработка и описание процессов компании.