Softline и сеть DIY гипермаркетов Castorama реализовали первый в России проект SAP BPC по модели MCaaS

Процесс бюджетирования является одним из ключевых в компании, во многом определяющим её деятельность на следующие 12 месяцев. Именно поэтому компания хотела перейти от модели, когда бюджет формируется руководством, к модели, когда директора магазинов принимают самостоятельные решения в рамках своих полномочий для достижения целевых показателей продаж и прибыли. Для реализации нового процесса потребовалось разработать новую систему планирования и бюджетирования на базе современного отраслевого решения.

Специалисты Softline, обладающие опытом в области внедрения инструментов SAP, предложили реализовать систему на базе решения по бюджетированию и финансовому планированию SAP BPC (Business Objects Planning and Consolidation) по cloud-модели MCaaS (Managed Cloud as a Service – управляемое «облако» как услуга). Cloud-модель MCaaS позволила компании Castorama получить бизнес-приложение SAP в виде сервиса с ежемесячной арендной платой, и таким образом, перевести расходы из инвестиционного бюджета в операционные затраты, что наилучшим образом отвечало текущей финансовой стратегии. Покупка серверного оборудования, хостинг, приобретение лицензий ПО, обслуживание систем полностью было обеспечено Softline в счет будущих арендных платежей.

Основные цели проекта внедрения включали в себя организацию процесса планирования с использованием единого инструмента; обеспечение прозрачности бюджетной модели и вариативности планирования (поддержка нескольких версий бюджета и прогноза); формализацию процедур согласования и улучшение дисциплины бюджетного процесса; поддержку процесса планирования статистическими данными; предоставление возможности план-факт анализа.

На начальном этапе была сформирована совместная проектная команда, состоящая из руководителя проекта и консультантов со стороны Softline, ключевых бизнес-пользователей и менеджера проекта ИТ со стороны Castorama. Был проведен анализ существующих бизнес-процессов и описана бюджетная модель компании. На следующем этапе был составлен детальный концептуальный план проекта, после чего команда Softline приступила к его реализации. К этому моменту бизнес-заказчик уже был ознакомлен с решением и хорошо понимал, что получит в итоге.

В результате проекта на базе SAP BPC был реализован многоуровневый процесс планирования и согласования, включающий двенадцать бизнес-процессов подготовки бюджета, десять аналитик, шестьдесят пять форм отчетов, двадцать версий сценариев бюджета и прогноза. По итогам проекта была создана целостная бюджетная модель компании и всех её подразделений: автоматизирован процесс подготовки и согласования бюджетов с закреплением ответственных лиц, обмен данных с внешними системами посредством SAP Data Services, разработана детальная матрица полномочий пользователей в зависимости от их ролей в бюджетном процессе. Кроме этого, в ходе проекта были реализованы следующие решения: запущен функционал Data Services из интерфейса MS Excel, а также настроена пошаговая процедура выравнивания бюджетов продаж по категориям и магазинам.