Когда Chiesi Pharmaceuticals перешла на ЭДО

2017

Приложение Такском-Ассистент предназначено для автоматизации процессов обмена документами между учетными или ERP-системами, иными словами - автоматизации процессов импорта, подписания электронной подписью (ЭП), получения и отправки бухгалтерских документов (актов выполненных работ, счетов, счетов-фактур и т.п.), выгруженных из ERP-систем.

2014-2015

30 сентября 2015 года стало известно о проекте внедрения электронного документооборота (ЭДО) в российском филиале «Кьези Фармасьютикалс»^[1].

Задачи проекта

Предложение о переходе «Кьези Фармасьютикалс» на ЭДО поступило от отдела по работе с персоналом компании.

Офис «Кьези Фармасьютикалс» (2014)

«Мы задумались о переходе на ЭДО еще в 2011 году, — поведала Ирина Кораблева, менеджер отдела по работе с персоналом «Кьези Фармасьютикалс». — Причиной тому были задержки в подписании региональными сотрудниками приказов, дополнительных соглашений и других кадровых документов и даже их потери».

Решающим посылом к переходу на ЭДО стали новые правовые нормы: в 2013 году вышел Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ, на основании которого внесены поправки в Трудовой кодекс, в частности, введена Глава 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Нормы только что вступившего в силу законодательства требовали открытия обособленных подразделений в регионах в случае применения дистанционного труда. У «Кьези Фармасьютикалс» таковых не было. И это влекло за собой большие риски.

В апреле 2014 года «Кьези Фармасьютикалс» приступила к выбору оператора ЭДО.

«Мы обращались к разным ИТ-компаниям. И все они были готовы работать с нами, — отметил Павел Карасев, ИТ-директор «Кьези Фармасьютикалс». — Но, поскольку на тот момент в бухгалтерии и кадрах мы использовали программу "1С", чтобы не начинать с нуля, мы искали оператора, у которого есть готовая интеграция с "1С". Таким оказался "Такском". Его сервис ЭДО уже был встроен в "1С", но, правда, тогда позволял обмениваться только бухгалтерскими документами».

Итог проекта

Система ЭДО в «Кьези Фармасьютикалс» начала действовать в августе 2014 года. В центральном офисе, в Москве, провели тренинг региональных работников, после чего они уехали с настроенными ноутбуками и токенами с ключом ЭП, а с 1 сентября 2014 года начали работать по новому бизнес-процессу.

Практически все документы отдел по работе с персоналом направляет сотрудникам в электронном виде. На бумаге остались только трудовой договор либо дополнительное соглашение к нему, а также заявление на оформление ЭП и авансовый отчет с чеками.

2015 год:

• Было подписано 303 документа
• Выпущено 70 маркеров электронной цифровой подписи
• Каждому дистанционному сотруднику установлен личный кабинет Такском для получения документов
• Отлажен процесс интеграции систем 1С и Такском
• Потеряно (а потом благополучно найдено) 2 флешки

Регламент электронного документооборота

Фиолетовой стрелкой обозначена отправка документа по инициативе Отправителя, красной - отправка уведомления об отказе в приеме документа, сформированного и отправленного по инициативе Получателя, а зелеными – отправки автоматически сформированных сообщений, подтверждающих получение письма Оператором связи и Получателем.

Примечания