Comitas (Комитас) (1С:Кабинет сотрудника)

2024: Цифровая кадровая трансформация: внедрение электронного документооборота и Личного кабинета сотрудника

Исходная ситуация и предпосылки к цифровизации

До начала проекта все кадровые процессы в компании велись в бумажном формате. Любые операции, связанные с оформлением отпусков, переводов, увольнений, ознакомлением с локальными нормативными актами, требовали личного присутствия сотрудников в отделе кадров. Для взаимодействия с удалёнными сотрудниками использовались курьерские службы, что приводило к значительным затратам и снижению скорости документооборота. Кадровая служба испытывала серьёзную нагрузку из-за рутинных операций и бумажного согласования документов.

Цели и задачи проекта

Цель проекта — переход к полностью цифровому кадровому документообороту с использованием механизмов неквалифицированной электронной подписи (НЭП) и созданием защищённого Личного кабинета сотрудника. Задачи проекта включали:

• Организацию цифрового оформления кадровых документов с возможностью их подписания НЭП;
• Полную автоматизацию процедур приёма, перевода, увольнения сотрудников;
• Внедрение онлайн-заявлений на отпуск, больничный, работу в выходной день;
• Электронное согласование изменений условий труда;
• Ознакомление с локальными нормативными актами в электронном виде;
• Централизованный сбор и согласование графика отпусков.

Все действия сотрудников были переведены в цифровой формат без необходимости личного присутствия.

Уникальность и инновационность подхода

Несмотря на использование стандартного функционала платформы 1С, проект стал примером комплексного цифрового преобразования кадровой функции. Внедрение 600 Личных кабинетов позволило охватить весь персонал компании, включая удалённых сотрудников.

Ключевые особенности:

• Цифровизация всех этапов кадрового взаимодействия — от оформления на работу до увольнения;
• Использование НЭП — простая, но юридически значимая форма подтверждения документов;
• Полная централизация и прозрачность процессов — вся информация доступна в одном интерфейсе, в единой базе данных;
• Масштабируемость — архитектура проекта позволяет легко добавлять новых пользователей и типы документов без дополнительных интеграций.

Проект стал важным этапом в цифровой трансформации HR-функции в компании с распределённой структурой.

Архитектура решения и технологическая реализация

Решение реализовано на платформе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП», редакция 3, с применением модуля «1С:Кабинет сотрудника». Внедрение не потребовало внешних интеграций или дополнительных сервисов: все процессы автоматизированы средствами 1С.

Система включает:

• Поддержку механизма ЭП;
• Встроенные маршруты согласования документов;
• Автоматическую отправку уведомлений и уведомлений о событиях;
• Централизованный доступ для всех сотрудников через защищённый веб-интерфейс.

Все кадровые документы теперь оформляются, согласуются и подписываются в цифровом виде, вне зависимости от территориального расположения сотрудников.

Результаты и достигнутый эффект

Проект обеспечил устойчивый переход компании к цифровому HR-формату. Основные достигнутые результаты:

• Полный отказ от бумажного кадрового документооборота;
• Снижение затрат на печать, бумагу, курьерскую доставку и почтовые расходы;
• Экономия времени сотрудников и руководителей за счёт автоматизации;
• Снижение нагрузки на кадровую службу благодаря цифровым заявлениям, уведомлениям и подписанию документов;
• Повышение прозрачности и управляемости кадровых процессов;
• Увеличение удовлетворённости сотрудников, особенно удалённых.