В "Скай Линк" более 1000 пользователей ERP-системы MS Dynamics AX

Долгое время ГК «Скай Линк» вела учет в разрозненных системах, что препятствовало получению единой информационной картины и затрудняло ведение бизнеса. К концу первого десятилетия XXI века окончательно назрела потребность в современной ERP, способной решить задачи повышения прозрачности компании, управления финансовыми и материальными ресурсами. За счет внедрения лучших деловых практик руководство «Скай Линк» планировало оптимизировать бизнес-процессы. Важным требованием была возможность снижения трудоемкости закрытия отчетных периодов. Кроме того, за счет построения единой информационной системы предприятия менеджеры хотели исключить противоречивость информации, минимизировать влияние «человеческого фактора», избежать ошибок и двойного ввода информации.

Для эффективного управления предприятием и повышения прозрачности деятельности региональных филиалов, руководством компании «Скай Линк» в 2008 году принято решение о внедрении единой корпоративной информационной системы управления.

Выбор решения

Выбор в пользу решения на платформе Microsoft Dynamics AX сделан в результате тщательного анализа нескольких отечественных и западных ERP-систем.

По результатам тендера руководство «Скай Линк» предпочло компанию «АНД Проджект» (с 2013 года Tops Consulting) исполнителем проекта. ERP-решение «Скай Линк» создано в 2009 году, система прошла тестирование, опытную эксплуатацию и тиражирована в филиалах компании «Скай Линк».

Для реализации проекта внедрения информационной системы нашей компанией был объявлен тендер, победителем которого стала компания TOPS Consulting (ранее «АНД Проджект»). Решающую роль в выборе сыграло то, что у этой консалтинговой компании было готовое решение по филиальному учету на базе Microsoft Dynamics AX. Кстати, оно сразу очень понравилось главному бухгалтеру, а за время эксплуатации системы первое яркое впечатление нисколько не поблекло.

Внедрение

В ходе проекта внедрения системы на базе Microsoft Dynamics AX было автоматизировано управление основными средствами, казначейством, а также бухгалтерский и налоговый учет. В компании был реализован филиальный учет: два юридических лица и 18 филиалов. ERP-система была интегрирована с клиент-банком, системой учета кадров и расчета заработной платы, а также с программой учета розничных продаж на базе 1С.

Проектная команда с нашей стороны состояла только из руководителя и ключевых пользователей. Поэтому основной объем работы на тот момент лег на сотрудников TOPS Consulting.

11 февраля 2013 года компания-интегратор сообщила о финале проекта развертывания и последующей интеграции решения в бизнес-структуру заказчика.

Решение помогло усовершенствовать систему учета расчетов с покупателями, поставщиками и контрагентами «Скай Линк». Централизованным и прозрачным для оператора связи стал в новой системе расширенный учет договоров: маршруты их движения и утверждения строго регламентированы и прописаны; исполнение, учет условий и сроков оплаты по договорам контролируются по всем филиалам компании в единой системе.

В новой системе «Скай Линк» процессы управления заявками на оплату, их согласование и маршрутизация, оптимизированы. Функциональные возможности системы позволяют формировать платежный календарь и журналы банковской выписки, гибко планировать и управлять денежными потоками компании.

Обучение специалистов

Важной частью проекта внедрения ERP-системы стало обучение ключевых пользователей. Вначале оно было очным: в течение недели в Москве проходили практические занятия. Помимо аудиторных занятий, состоялось дистанционное обучение в режиме онлайн. Для учащихся были подготовлены необходимые демо-ролики, а также подробные инструкции, в которых отдельное внимание было уделено выполнению различных операций и выбору значений в системе.

Самым продуктивным оказался подход, при котором пользователям в процессе обучения давали возможность активно работать в системе, погрузиться в нее. Испытав все возможности системы в тестовом режиме, в дальнейшем нашим сотрудникам было несложно работать с ней и ориентироваться в ее функционале на продуктивной стадии.

Ключевые пользователи, прошедшие централизованное обучение, выступили центрами компетенции в своих подразделениях, успешно передавая знания коллегам и решая многие функциональные вопросы самостоятельно

Многоступенчатая поддержка

С октября 2009 года решение для компании «Скай Линк» сопровождается и развивается Службой технической поддержки «АНД Проджект».

С самого начала опытно-промышленной эксплуатации системы повышенное внимание организации уделялось обеспечению эффективности техподдержке. Первую линию поддержки составил департамент поддержки пользователей, который решает вопросы доступа (добавление пользователей, настройка прав), консультирует пользователей по основным принципам работы в системе, собирает сведения и правильно маршрутизирует обращения. Во второй линии участвуют сотрудники департамента корпоративных систем управления и администраторы серверов. Они занимаются разбором ошибок и дают функциональные консультации.

Согласно более чем четырехлетнему опыту «Скай Линк», наиболее частые типы обращений связаны с консультированием по использованию функционала, а также с исправлением ошибок, вопросами заведения пользователя и настройке прав.

Третий уровень поддержки представлен TOPS Consulting.

Среди преимуществ внешней поддержки отмечу возможность получения большого количества ресурсов, исключительную компетенцию специалистов, возможность выезда экспертов на место, их взаимозаменяемость.

В процессе успешного сопровождения системы на базе Microsoft Dynamics AX невозможно переоценить роль вендора. Согласно сервисному плану Microsoft, «Скай Линк» своевременно получает пакеты обновлений и исправлений, наши пользователи проходят дополнительное обучение. Также Microsoft обеспечивает доступ к сайту CustomerSource и базе знаний, предоставляет нам инвестиционный кредит на переход.

Поддержка Microsoft гарантирует получение законодательных изменений. Как пример – обновление по Постановлению Правительства РФ №1137 от 26.12.2011 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Развитие

Любая система не должна оставаться статичным комплексом. В ERP нужно вносить коррективы, дорабатывать ее исходя из меняющихся требований. С момента передачи решения в промышленную эксплуатацию группа поддержки «Скай Линк» совместно со специалистами TOPS Consulting реализовала несколько крупных задач по развитию функционала.

Так, в части развития бюджетирования созданы новые структуры бюджета, связи с ЦФО, методики проверки соответствия бюджету накопительным итогом. Помимо этого, построены маршруты согласования, изменились структуры этапов, условия отбора шаблонов, действия на этапах, дополнен конструктор маршрутов. Также реализована возможность формирования управленческих отчетов.

ERP-система растет вместе с компанией. Количество участников Группы «Скай Линк» на этапе внедрения выросло с двух до одиннадцати, на июнь 2013 года они представлены 25 регионами России – от Хабаровска до Калининграда. В пяти компаниях ведется бухгалтерский и налоговый учет, остальные шесть используют системы учета и согласования договоров по единым процедурам внутри компаний.

На июнь 2013 года количество пользователей системы составляет уже более 1000, из них около 700 активных.