WSS-Consulting автоматизировала документооборот на 66 предприятиях холдинга Eurasian Resources Group

В 2020 году разработчик программного обеспечения - российская компания «WSS-Consulting» объявила о завершении масштабного проекта по внедрению системы электронного документооборота в группу компаний Eurasian Resources Group (ERG).

ERG представляет собой диверсифицированную компанию в сфере добычи и переработки природных ресурсов, которая работает в 15 странах.

Целью проекта стала автоматизация документооборота на 66 предприятиях холдинга, расположенных на территории Казахстана и в Европейских странах. Для создания единой групповой системы электронного документооборота компания ERG выбрала ECM-систему WSS Docs, которая отвечала требованиям заказчика по функционалу и производительности.

Ситуация до проекта

До внедрения системы WSS Docs на большинстве предприятиях группы ERG были установлены собственные СЭД, а некоторые компании группы согласовывали документы при помощи электронной почты. Это привело к разрозненности бизнес-процессов и проблематичной коммуникации внутри одной компании и между предприятиями группы. Также предыдущие системы являлись закрытыми, что не позволяло заказчику вносить изменения в процессы собственными силами.

Выбор системы

Процесс выбора системы начался еще в 2016 году – заказчик сравнивал характеристики 8-ми программных обеспечений.

Система WSS Docs была выбрана для проекта по следующим критериям:

• Высокая производительность при больших объемах данных
• Наличие модуля мультиязычности
• Возможность настройки процессов без программирования
• Масштабируемость
• Низкая стоимость внедрения на рынке
• Быстрое внедрение

Задачи проекта

• Обеспечение единого мультиязычного, масштабируемого и интегрируемого информационного пространства для всей Группы
• Повышение уровня «управляемости» и прозрачности прохождения и согласования документов
• Обеспечения современными инструментами групповой работы над документами
• Ускорение цикла согласования документов
• Реализация блока единой непротиворечивой аналитической отчётности по документообороту Евразийской Группы
• Обеспечение основы для смежных задач, например, Управление проектами.
• Предоставление инструмента для ДОЦО

Ход проекта

Перед запуском масштабного проекта был запущен пилотный проект, в рамках которого пользователи смогли протестировать систему в работе. «Пилот» включил в себя установку коробочной версии продукта на нескольких предприятиях и автоматизацию процессов договоров и дополнительных соглашений.

После успешной опытно-промышленной эксплуатации процессов договоров и доп. соглашений системы было принято решение развивать СЭД-платформу WSS Docs

Проект внедрения WSS Docs в Eurasian Resources Group состоял из 10 этапов работ:

1. Пилотный проект ДОЦО
2. Тиражирование ДОЦО
3. Основной проект внедрения СЭД
4. Автоматизация работы коллегиальных органов (АКО)
5. Межрегиональные процессы компании
6. Электронное хранилище Storage
7. Sales&Legal
8. Внедрение безбумажного документооборота
9. Проекты развития системы
10. Техподдержка системы с момента реализации пилотного проекта

Особенности проекта

В группу компаний ERG входят компании из Казахстана, а также Швейцарии, Люксембурга, ОАЭ и Бразилии, поэтому одной из главных задач новой СЭД стала настройка мультиязычности. Также WSS Docs впервые была интегрирована с программным средством криптографической защиты «Tumar-CSP», сертифицированным в Республике Казахстан.

СЭД WSS Docs для ERG также включает решения:

• Мобильное приложение WSS Docs с основным функционалом, необходимым для оперативного решения рабочих вопросов
• Модули комплексной автоматизации работы юристов компании и центра юридической экспертизы по договорам.
• Модуль «Коллегиальные органы управления», автоматизирующий полный цикл процесса заседаний от подготовки вопросов к заседанию до контроля исполнения поручений по его итогам
• Реализованы межрегиональные процессы компании, включающие в себя согласование договоров продаж, управление и согласование благотворительной и спонсорской помощью, управление заявками казначейства от предприятия до головного офиса в Амстердаме.
• Модуль «WSS Docs Storage» для хранения большого количества контента – позволяет хранить более 5000Tb документов, при этом, увеличивая сроки хранения информации.

Итоги проекта

В рамках проекта в общей сложности разработано 47 процессов, полностью автоматизирующих жизненные циклы создания, согласования, обработки, исполнения и хранения документов компании.

Автоматизирована работа с документами:

• Организационно-распорядительная документация
• Переписка
• Внутренняя нормативная документация
• Договорные документы
• Юридические документы

Одним их важных критериев успешности внедрения компания считает проведенную передачу знаний группе развития и поддержки системы клиента. В результате проведенного обучения и открытости системы и поставщика, команда клиента самостоятельно разработала и внедрила отдельный модуль Бухгалтерские документы для автоматизации работы бухгалтерского общего центра обслуживания.

Важным достижением совместной работы уже трех команд стало внедрение безбумажного документооборота на базе системы WSS Docs интегрированной с решением Tumar CSP.

Выгоды от внедрения

1. Скорость настройки процесса в системе увеличена в 5 раз
2. Предоставлено 25 вариантов настройки процессов согласования
3. На 40% снижены временные затраты на операции в СЭД
4. Экономия времени ожидания обработки запросов системой составила более 50 000$ в год
5. Общая оценочная косвенная экономия времени сотрудников Группы составила не менее 745 000$ в год