Fortis использует электронный архив «Этлас» для работы с бумажным архивом

2022: Электронный архив для работы с бумажным архивом

11 марта 2022 года компания Этлас-Софт сообщила о том, что компания Fortis (Москва), предоставляющая услуги архивного хранения документов, использует для работы со складом бумажных оригиналов электронный архив «Этлас» версии 6.6 в комплектации «Про».

Компания Fortis развивает одну из востребованных в Москве услуг – архивное хранение документов. Базой для обработки и хранения документов служит складской комплекс, расположенный недалеко от Третьего транспортного кольца в Москве. Учёт хранящихся на складе документов, быстрый поиск нужных и предоставление к ним доступа — ключевые компетенции, необходимые для деятельности в архивном бизнесе. Электронные архивы позволяют эффективно решать все эти задачи.

Специалисты Fortis остановили свой выбор на программном обеспечении «Этлас». Оно позволяет работать не только с электронными документами любых форматах, но и со складом бумажных оригиналов. Эта функция реализуется с помощью подключаемого модуля «Архивное дело». Он позволяет вести учёт дел и коробов с делами, контролировать их хранение на складе, работать со сдаточными описями и запросами на выдачу и полностью автоматизировать процесс архивного обслуживания сторонних контрагентов.

Также функциональные возможности электронного архива «Этлас» версии 6.6 были дополнительно расширены с помощью модулей «Работа со штрих-кодами» и «Автораспознавание атрибутов». Использование штрихкодов ускоряет идентификацию бумажных копий документов в системе. В свою очередь, модуль «Автораспознавание атрибутов» ориентирован на массовый скоростной ввод документов как из набора отсканированных изображений на локальном диске, так и непосредственно со сканера с автоподачей.

Специалисты «Этлас» обследовали текущий документооборот компании Fortis, получили информацию о типах документов, пользователей, справочников и т.п. Это позволило сформулировать подробное техническое задание и согласовать с Заказчиком перечень предварительных настроек. Внедрение системы специалисты Fortis произвели своими силами. После установки программного обеспечения была произведена его подготовка к эксплуатации:

• в систему заведены пользователи и сформированы группы пользователей, настроены права доступа;
• сформированы структура хранения документов и справочный аппарат архива;
• настроены карточки документов и их автоматическое атрибутирование;
• подготовлены шаблоны документов.

Специалисты технической поддержки «Этлас» проинструктировали сотрудников заказчика, рассказали им о приёмах эффективной работы с системой. С программным обеспечением работа архива стала эффективней, при этом клиенты компании Fortis получили возможность работать со своими документами напрямую.