Jeans Symphony завершила комплексное развертывание средств автоматизации управления предприятием

26 декабря 2013 года специалисты «1С-Рарус» сообщили о завершении проекта по созданию корпоративной информационной системы управления в компании Jeans Symphony на основе программ «1С:Управление корпоративными финансами 8» и «1С:Документооборот 8 КОРП» - они внедрены во всех административных подразделениях компании и охватывают более 100 рабочих мест.

Задачи проекта

До 2013 года компания вела бухгалтерский и налоговый учет в программе «1С:Бухгалтерия 8 КОРП», для ведения планирования и бюджетного управления использовалось несколько изолированных систем и электронные таблицы. Договора и платежи согласовывались с использованием электронной почты и служебных записок. Согласование платежей и контроль лимитов занимали значительное время.

Для планирования затрат удаленные подразделения присылали на согласование свод затрат, а московские структурные единицы оформляли служебные записки. Горизонт планирования составлял месяц. Плановый отдел рассылал сезонные планы закупок и продаж по подразделениям. Учитывая, что в компании обособленные подразделения находятся более чем в 30 городах, и в каждом городе присутствует несколько сетей, консолидация информации по подразделениям занимала много времени. Управленческие затраты компании распределялись в целом без учета структурных единиц. При общей прибыльности компании сложно было оценить эффективность работы каждого бизнес-подразделения.

Для повышения эффективности бизнеса руководство компании приняло решение в дальнейшем работу бизнес-подразделений оценивать по приносимой ими чистой прибыли, а не только по их доходам, и вести аналитику всех затрат по местам их возникновения. Для достижения этой цели требовался инструмент, позволяющий планировать, отражать и контролировать доходы и расходы по каждому региону, дивизиону, магазину и в целом по компании.

Не менее важная задача - упорядочение существующей системы документооборота. В компании отсутствовало единое хранилище документов. Документы хранились по месту их создания или поступления по разным структурным единицам. Поиск необходимого документа занимал неоправданно много рабочего времени и увеличивал время реагирования на внешние запросы поставщиков и покупателей. Из-за задержки получения необходимого документа в финансовой службе могли нарушаться сроки оплаты, а отсутствие эффективного контроля создавало возможность утери документов.

Руководство компании приняло решение о создании корпоративной автоматизированной системы для ведения управленческого учета с единым хранилищем документов. Для построения такой системы была приглашена компания «1С-Рарус», имеющая большой положительный опыт внедрения автоматизированных систем на корпоративном рынке.

Ход проекта

Специалисты компании «1С-Рарус» предложили руководству компании «Джинсовая симфония» для ведения финансового учета программу «1С:Управление корпоративными финансами 8», а для создания единого хранилища документов — «1С:Документооборот 8 КОРП».

Дополнительным фактором для принятия решения о внедрении «1С:Управление корпоративными финансами 8» послужило то, что данная конфигурация включает в себя подсистему «1С:Бухгалтерия 8», поэтому при переходе не возникает вопрос о первоначальном переносе документов и справочников, а для бухгалтеров компании, работавших в «1С:Документооборот 8 КОРП», программа имеет привычный интерфейс.

Использование программы «1С:Управление корпоративными финансами 8» помогло сократить в 2,5 раза время на составление бюджета доходов и расходов, выявить точки роста для повышения прибыльности компании.

Внедрение программы «1С:Документооборот 8 КОРП» сократило время согласования документов в 2 раза, исключило потерю документов, что помогает избегать конфликтных ситуаций при работе с партнерами компании.

Проект выполнен в течение полугода. Внедрение программы «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило сократить время поиска необходимого документа в десятки раз.

Внедрение программы «1С:Управление корпоративными финансами 8» обеспечивает контроль над расходом денежных средств в пределах установленных лимитов. На сегодняшний день настроено более 10 маршрутов согласования платежей, включающих по несколько точек согласования. В результате значительно сократилось время согласования платежей, так как визуализировались точки согласования, тормозящие процесс. Обмен информацией программы «1С:Управление корпоративными финансами 8» с программой «1С:Документооборот 8 КОРП» исключил дублирование работ по вводу информации.

Итог проекта

Оптимизирован процесс планирования доходов и расходов для составления бюджетов и получения прогноза по финансовому результату. На основании планов по доходам и расходам, заполненных в системе удаленными подразделениями, в центральном офисе согласуется и утверждается бюджет. Время составления бюджета сократилось в 2,5 раза. Анализ первых полученных финансовых отчетов в различных разрезах компании позволил определить точки роста для повышения эффективности работы компании.

Ашот Григорян, финансовый директор компании, отметил:

• Получены первые значимые результаты внедрения программы «1С:Управление корпоративными финансами 8». Составленный бюджет по доходам и расходам на предстоящий период позволил проанализировать деятельность компании в различных разрезах (по дивизионам, по регионам, по брендам).

Мы планируем ряд управленческих мероприятий и рассчитываем поднять прибыль компании в целом на 5%. Внедрение системы электронного документооборота и настройка обменов информацией с «1С:Управление корпоративными финансами 8» значительно увеличили оперативность работы — все нужные документы и отчеты можно получить в считанные минуты, их не нужно ни у кого запрашивать, все «под рукой». Для нашей компании приоритетными являются работы с договорами аренды и с договорами покупателей. Условия аренды могут изменяться, и нам важно это своевременно отслеживать. Ранее эти документы могли приходить с опозданием, теперь мы четко выдерживаем графики платежей и контролируем соблюдение договорных обязательств. С покупателем мы работаем по заказам. У нас жесткие требования по оплате заказа и вывозу товара. Благодаря системе мы имеем графики поступления платежей и актуальные данные о фактических платежах, при необходимости можем обратиться к договору и посмотреть условия отгрузки товара и другую необходимую информацию. В своей работе сотрудники используют электронные копии договоров и других документов, которые в любой момент можно получить из программы, в том числе и удаленно через терминальный доступ, а оригиналы хранятся в архиве, таким образом, исключается утеря документов.

В заключении хочу отметить, что внедрение автоматизированной системы позволило сделать первый шаг на пути переориентации бизнес-подразделений от доходов к чистой прибыли. С помощью программы мы смогли выявить наиболее прибыльные подразделения, подразделения с наибольшими затратами, проанализировать их работу и принять необходимые корректирующие методы, а удачный опыт распространить по всей компании.