«Л’ореаль» внедрила систему Directum для управления договорными и первичными учетными документами

2021: Перевод в цифровой вид работу с договорами и первичной учетной документацией

15 апреля 2021 года стало известно о том, что АО «Л’ОРЕАЛЬ» внедрила систему Directum для управления договорными и первичными учетными документами. Компании удалось выстроить сквозной процесс с двумя потоками первичных учетных документов — бумажным и электронным, а также оптимизировать взаимодействие с контрагентами.

По информации компании, использование интеллектуальных инструментов для распознавания и классификации документов, извлечения и верификации данных помогло оптимизировать работу с первичной учетной документацией по поставкам, по результатам проекта:

• 220 комплектов документов в день проходит интеллектуальную обработку;
• более 300 сотрудников работают в системе Directum;
• 80% договорных документов с поставщиками подписываются КЭП.

До цифровизации для создания или изменения сведений о поставщике в учетной системе требовалось оформить бумажный запрос. Коммуникации занимали от нескольких дней до недель. Благодаря системе Directum время на оформление запроса сократилось до 2,5 минут и процесс полностью переведен в электронный вид:

• Система контролирует корректность заполнения полей и наличие документов, обязательных для контрагента указанной организационно-правовой формы.
• Актуальность ключевых данных о поставщиках автоматически отслеживается через сервис «Контур.Фокус» (КПП, юридический адрес), и в случае их изменения инициируется процесс обновления данных как в Directum, так и в SAP.
• Данные не требуется дублировать вручную: информация об поставщиках переносится из Directum в учетную систему автоматически, а из SAP в Directum мигрированы исторические данные о более 100 000 банков со всего мира и нескольких тысяч действующих поставщиков.

Договоры создаются в системе Directum из разработанных Л’Ореаль актуальных шаблонов, а нестандартный поток документов проходит маршруты согласующих лиц, встроена в согласование работа по валютному контролю. Контрактная политика соблюдается, для каждой категории договора настроен соответствующий перечень подписантов. После согласования договора с поставщиком в системе Directum, он автоматически становится доступен в SAP.

Сотрудники могут легко найти информацию об истории договорных отношений с контрагентом, появился архив. Благодаря возможностям миграции данных тысячи документов перенесены из предыдущей системы архивирования сканов договоров в Directum, где они объединены с другими документами и структурированы по каждому поставщику.

Появилась возможность работы с договорами полностью в электронном виде: документы подписываются квалифицированной электронной подписью и направляются поставщику через системы обмена электронными документами.

Чтобы поставщики, работающие в системах электронного обмена документами, могли отправлять в адрес АО «Л’ОРЕАЛЬ» первичную учетную документацию (ПУД), был автоматизирован внутренний процесс обработки таких документов.

Поставщик отправляет через сервис Диадок пакет ПУД. По каждому универсальному передаточному документу в системе Directum автоматически создается задача ответственному за получение товара или услуги, далее документ по предопределённому маршруту направляется финансовому контролеру, бухгалтеру, подписанту, а затем снова бухгалтеру для проводки в SAP.

В пилотном проекте приняли участие 15 крупных поставщиков, теперь решение масштабировано и на электронный обмен переведено более 200 контрагентов.

Автоматизирована работа с входящими документами, которые поставщики отправляют в бумажном виде. Все ПУД попадают в бухгалтерию и сканируются. После обработки документов интеллектуальными сервисами Directum Ario в системе автоматически создаются и заполняются карточки этих документов, которые затем направляются на согласование, обработку и валидацию. Данные для проводки передаются в систему SAP. Версии при повторном сканировании автоматически заменяются на подписанные и передаются на хранение в финансовый архив Directum.

Ответственные за получение услуг или товаров, финансовые контролеры, подписанты, специалист валютного контроля, финансовые директора, юристы уведомляются по электронной почте о заданиях, полученных в системе Directum.