«Ашан» и Nestle перешли на электронный документооборот

2018: О результатах проекта ЭДО и ближайших планах

Ключевые части проекта

Решение по автоиндексингу

Решение по автопостингу базируется на RPA

Основные требования к решению по автопостингу

• Сбор ключевой информации из документа – информация о сторонах сделки, их реквизиты, номер заказа, кол-во и сумма поставки, данные о подписантах
• Автоматизация проверки по стандартным чек-листам (на основании этой ключевой информации)
• Сбор недостающей информации из мастер-данных в SAP
• Сверка количества с данными по приемке, суммы – с данными в заказе

Материалы презентации "Переход на ЭДО – первый шаг на пути автоматизации обработки входящих документов. Опыт Nestlé" Сушкова Мария

2013-2014

Пилотный проект между «Ашаном» и Nestle был запущен в июне 2013 года. Электронный документооборот компании начали с реализации расширенных документов на основе EDI-сообщений (электронных счетов-фактур и накладных).

"Ашан" начинал с тестирования только электронного счета-фактуры, но затем смогла вписать в цепочку и электронные накладные. «Развитие компании предъявляет все большие требования к качеству и скорости обработки получаемых от поставщиков документов. В этой связи было наиболее рационально начать обмен электронными документами именно с документов поставки», — рассказала Дорошкова Виктория , менеджер отдела информационных технологий компании «Ашан Россия».

Техническая реализация пилота с Nestle стартовала в августе 2013 года.

«Проект потребовал разработки и настройки следующей функциональности: формирования расширенных электронных документов (счет-фактура, ТОРГ-12 на основе EDI-сообщения INVOIC), преобразования excel-файла с адресами „Ашан` в стандартное EDI-сообщение PARTIN для последующей передачи поставщикам; настройки веб-интерфейса системы ЭДО Контур.Диадок, чтобы сотрудники „Ашана` могли работать с входящими электронными документами; интеграции с учетной системой посредством N16 (специализированный формат, который формируется на основе расширенных электронных счетов-фактур); автоматической обработки отчетов OK/Not OK (внутренний формат в IT-системе), отправляемых из учетной системы как ответ на N16», — прокомментировал Юрий Кушпель, руководитель направления «Контур.Ритейл» компании «СКБ Контур».

К середине декабря 2013 года работы были завершены. К апрелю 2014 пилотный проект вышел на финальную стадию: 99 % документов загружаются без ошибок в учетную систему ООО «Ашан», и сотрудникам уже не нужно заносить документы вручную. Как отметили представители компании, тест прошел успешно.

«Ашан» планирует перевод как можно большего количества поставщиков на ЭДО. Кроме того, в ближайших планах компании — реализация процесса с корректировочными и исправленными счетами-фактурами, повсеместное применение электронной ТОРГ-2, а также интеграция с локальным архивом электронных документов.

Пока, по признанию «Ашана», не все контрагенты компании перешли на ЭДО, а потому приходится одновременно поддерживать и электронный, и бумажный документооборот. Однако после выхода в продуктивную эксплуатацию ожидается снижение затрат, оптимизация организационной структуры и бизнес-процесса в целом. Также планируется, что решится проблема нехватки кадров для работы с документами на периоды отпусков или болезни основных сотрудников.

Аналогичные изменения отметили и в Nestle. «Для нас проект с „Ашаном` стал одним из ключевых в 2014 году по ЭДО с клиентами. С внедрением ЭДО наша компания смогла сократить время обработки и прохождения документов. Ушла необходимость печатать и хранить документы, перепроверять информацию, т.к. данные у партнеров теперь всегда идентичны. На текущий момент наши сотрудники все меньше обрабатывают документов на бумаге и все больше в электронном виде. Их подписание происходит более оперативно, нет задержек отгрузок из-за неготовых документов и, в случае возникновения расхождений, мы узнаем о них более оперативно. Мы ищем возможность перевести в электронный вид также акт по расхождениям, надеемся, что совместно с коллегами из „Ашана` разработаем его и внедрим», — рассказала Екатерина Роговская, менеджер по оптимизации бизнес-процессов компании Nestle.