RBtechnologies (Адванта Облачная система управления проектами)

2017: Создание системы контроля эффективности консалтинговых и ИТ-проектов

Как стало известно, в марте 2017 года компания RBtechnologies решила внедрить систему Адванта для автоматизации своихбизнес-процессов.

Цель проекта

Целью проекта являлась необходимость масштабировать деятельность компании на рынках без потери коммерческой эффективности проектов, снизить затраты на администрирование проектов.

В 2017 году в связи с ростом бизнеса и выходом на появляющиеся рынки у нашей компании возникла необходимость в автоматизации процессов проектного управления. Для улучшения качества выполнения проектов и достижения высоких результатов нам было важно повысить эффективность загрузки ресурсов, учета рабочего времени сотрудников, планирования и контроля доходов и расходов по проектам. Важными критериями выбора информационной системы управления проектами для нас были функциональные возможности, гибкость настройки, стоимость и сроки внедрения. Этим критериям в полной мере соответствует ИСУП «Адванта», которую мы внедрили и настроили совместно со специалистами «Адванта Консалтинг Вероника Хомякова, генеральный директор «RBtechnologies

Задачи

• Автоматизировать планирование ресурсов и сбор фактических таймшитов, сократить время сбора отчетности по загрузке сотрудников
• Настроить управление финансами по методу Accrual, оперативно получать информацию о доходах и расходах по проекту
• Видеть влияние вносимых изменений на финансовую модель проектов, сократить сроки планирования и утверждения изменений

Результаты проекта

• Настроены процессы управления для 4 типов проектов: система используется для контроля исполнения бюджетов и контроля трудозатрат
• Создан единый механизм планирования трудозатрат в проектах
• Запущен автоматический сбор фактически отработанного времени, контролируются оперативные планы трудозатрат в проектах
• Упрощен расчет себестоимости запускаемого проекта, введена единая процедура подготовки и согласования калькуляции затрат по проекту
• Отслеживается коммерческая утилизация ресурсов в проектах
• Запущена процедура учета изменений (трудозатраты и финансы), настроены шаблоны типовых согласований
• Контролируются сроки закрытия и оплаты работ по договорам, входящие и исходящие платежи и задолженности в разрезе проектов
• Фиксируются риски закрытия отдельных стадий проектов и меры по предупреждению рисков, собирается текущий статус рисков
• Настроено 15 финансовых отчетов и отчетов по отклонениям
• На 5 рабочих дней сокращены сроки получения итоговой ежемесячной отчетности: теперь сводные итоги доступны 3-4-го числа каждого месяца, а не 10-го, как это было ранее

Ожидаемые результаты удалось получить быстро. Мы максимально использовали базовые возможности системы, настроив ее в соответствии с существующими бизнес-процессами компании. Был создан единый реестр проектов и договоров, автоматизирован процесс планирования загрузки сотрудников на проектах, учета рабочего времени, планирования платежей, подготовки и согласования бюджетов проектов. Автоматизация позволила существенно сократить время на подготовку отчетности руководству и повысила достоверность предоставления данных по проектам. Процесс внедрения системы не был безоблачным, в ходе настройки и эксплуатации возникали технические ошибки, которые исправлялись компанией «Адванта Консалтинг». Планируем продолжить сотрудничество и расширять использование системы в нашей компании. Вероника Хомякова, генеральный директор «RBtechnologies»

Для компании «RBtechnologies» в сжатые сроки была произведена настройка планирования ресурсов, ведения финансов, запуск процедуры заполнения табелей и расчета оценки стоимости проектов. Клиенту было важно получить эффективный инструмент управления ресурсами, финансами и изменениями в проектах. Этот инструмент, в свою очередь, позволил обеспечить оперативность контроля выполнения всех проектов компании и снизить время на подготовку ежемесячной отчетности. Павел Лазаренко, ведущий руководитель проектов «Адванта Консалтинг»

Факты о системе

По данным на июнь 2017 года:

• более 350 проектов отслеживается в системе
• 12 500 задач в проектах
• 200 пользователей
• 4 типа проектов: коммерческие, инвестиционные, R&D, пресейл