Заказчики: RusPetro (РусПетро) Москва; Нефтяная промышленность Подрядчики: Аппиус (Appius) Продукт: Appius-PLM СУПД Система управления проектно-сметной документациейНа базе: 1С:Предприятие 8.3 Дата проекта: 2016/03 — 2016/09
Количество лицензий: 25
|
Технология: PLM - Управление жизненным циклом изделия
Технология: Системы управления проектами
|
Содержание |
В июне 2016 года компания Аппиус сообщила о проекте внедрения электронного документооборота посредством универсальной EDMS-системы (Electronic Document Management System) на платформе «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией» (далее «Appius-PLM УПСД»)в АО "РусПетро".
Задачи проекта
Компания планировала внедрение системы электронного документооборота с помощью универсальной EDMS-системы (Electronic Document Management System), обеспечивая этим функционал:
- контроль поступления и движения проектно-технической документации по проектам разработки месторождений;
- прозрачный процесс согласования документации между различными подразделениями компании;
- удобное хранение документации в электронном виде;
- связь с твердой копией архивных данных.
При выборе EDMS-системы "РусПетро" рассматривала множество систем. На финальной стадии сравнивался функционал двух[1]:
- система «Appius-PLM Управление проектно-сметной документацией» (далее «Appius-PLM УПСД») компании Аппиус.
- EDMS-система американского вендора.
Как сообщили разработчики, система «Appius-PLM УПСД» на момент выбора отвечала предъявленным требованиям на 70%, но обладала гибкими возможностями настройки для заказчика, поэтому представлялось возможным провести модификацию и довести систему до 95%-го функционала, необходимого заказчику.
Еще одним фактором в выборе ПО оказалась стоимость EDMS-системы. В этом вопросе отечественная программа вышла в лидеры.
В результате для дальнейшей работы и внедрения, руководство компании «РУСПЕТРО» выбрало систему «Appius-PLM УПСД» с учетом доработки ее функционала в соответствии с требованиями заказчика.
Ход проекта
На основе выявленных данных о необходимости доработок в системе «Appius-PLM УПСД», руководитель проекта внедрения EDMS-системы со стороны заказчика разработал подробное техническое задание на доработку функционала. На основе этого документа специалисты подрядчика начали работу по усовершенствованию программы и расширению ее функциональных возможностей, учитывая все пожелания и требования заказчика.
Основные направления оптимизации и доработки программы:
- настройка свойств, представления, проверки уникальности и связей элементов дерева проектов;
- автоматическая загрузка документации из накладных (сопроводительных ведомостей) с отслеживанием ошибок в названиях файлов и составе документации;
- настройка бизнес-процесса рассмотрения документации и формирование листа замечаний на каждый документ после завершения БП;
- формирование отчета по проекту в виде главного реестра документации (MDR - master document register) - графика выпуска документов;
- настройка печатной формы накладной на передачу документации;
- автоматическая выгрузка на FTP файлов документов и накладной.
Систему внедрили, опираясь на предпосылки:
- быстрый ввод системы в опытную и промышленную эксплуатацию за счет отказа в значительной степени от программирования в пользу настройки системы.
- способность организовать обучение, консультации (в том числе через удаленные подключения) и предоставление проверенных методик.
- возможность расширения на уровне платформы в функциональном (конечный пользователь) и нефункциональном (техническая архитектура) смысле.
Обучение сотрудников заказчика работе в системе провели на подготовленном ранее примере, на основании предоставленных данных. Специалисты Аппиус проанализировали структуру проекта заказчика, на основании которой настроили свойства и подчинение элементов, ввели состав проекта.
Часть специалистов заказчика присутствовала на обучении, для территориально удаленных сотрудников была организована дистанционная демонстрация экрана и подключено устройство громкой связи. На примере демонстрационной версии программы специалисты Аппиус показали основные функции.
В процессе опытной эксплуатации проведены уточнения по настройке свойств проекта, комплектов и его листов, скорректирована настройка проверки уникальности элементов. Настроена связь рабочей конструкторской документацией с оборудованием, опросными листами и составом проекта без каких-либо программных доработок.
Итог проекта
Система «Appius-PLM УПСД» помогла автоматизировать процесс рассмотрения документации.
Документация на рассмотрение рассылается в соответствии с ролью участия: «Куратор», «Рецензент» и «Руководитель».
В начале процесса активного использования программы со стороны пользователей возникали вопросы, связанные с вводом данных, работой бизнес-процессов и панелью задач пользователя, выгрузкой файлов документов, работой с аннулированными документами и др. Все проблемные ситуации оперативно разрешены.
В соответствии с техническим заданием, полученным от заказчика, в процессе опытной эксплуатации «Appius-PLM УПСД» разработаны плагины, которые расширили функциональные возможности системы.
Со стороны исполнителя в реализации проекта участвовали 4 человека: руководитель проекта, инженер отдела технической поддержки, 2 ведущих программиста.
Со стороны заказчика в реализации проекта принимал участие ведущий специалист по документообороту, ответственный за внедрение EDMS-системы для контроля проектно-технической документации на всем предприятии.
На 22 сентября 2016 года система сдана в промышленную эксплуатацию и с ней работают 25 пользователей.
В результате внедрения:
- качественная организация труда специалистов компании.
- оптимизация бизнес-процессов по рассмотрению и согласованию проектно-технической документации.
- исключение возможных ошибок вследствие человеческого фактора при формировании отчетов (в том числе отчета ГРД);
- экономия временных и финансовых ресурсов.
- эффективная организация электронного документооборота в части проектно-технической документации.