«Корус Консалтинг» перенес данные SATO в России на платформу Microsoft Office 365

2018

26 ноября 2018 года ГК «КОРУС Консалтинг» сообщила о завершении проект по миграции данных в российском подразделения компании SATO на платформу Microsoft Office 365. Также команда системного интегратора развивает функциональность CRM-решения по взаимодействию с арендаторами в соответствии с требованиями российского налогового законодательства. На ноябрь 2018 года специалисты интегратора оказывают комплексную техническую поддержку Microsoft Office 365, Microsoft Dynamics 365, автоматизированных рабочих мест пользователей и ИТ-инфраструктуры.

Выбор решения

Ранее компания пользовалась услугами известного почтового сервиса, что было недостаточно удобным для головного офиса в Финляндии и филиала компании в Санкт-Петербурге. Для того, чтобы все процессы передачи почты осуществлялись в единой системе онлайн-сервисов, менеджмент SATO принял решение о миграции на другую платформу. При отборе важными требованиями к системе стали полное соответствие требованиям закона о защите персональных данных, удобство использования и широкие функциональные возможности, что и определило выбор в пользу Microsoft Office 365.

В качестве партнёра по реализации проекта была приглашена компания «КОРУС Консалтинг».

Ход проекта

Перед началом работ по миграции почтового сервиса в Microsoft Office 365 специалисты интегратора осуществили инвентаризацию оборудования компании и провели аудит ИТ-инфраструктуры заказчика, который определил основные направления работы. Команда «КОРУС Консалтинг» осуществила установку и настройку оборудования, увеличила доступность сервиса Wi-Fi, а также стандартизировала программное обеспечение на всех рабочих местах сотрудников. Следующим этапом проекта стало построение архитектуры Microsoft Office 365 и миграция данных в установленную систему.

Для обеспечения стабильной и отказоустойчивой работы сервиса специалистами оказывается удалённая поддержка: все запросы сотрудников по возникающим инцидентам фиксируются в системе Service Desk и обеспечивается прозрачный учёт статусов заявок пользователей. Также интегратор осуществляет ежемесячную профилактическую проверку технического состояния рабочих мест пользователей и мультимедийного оборудования в офисе SATO.

Также были проведены работы и в рамках поддержки CRM-решения. Расширение спектра услуг, предоставляемых компанией, и обновление российского налогового законодательства потребовало от российского филиала SATO адаптации текущей функциональности системы по управлению арендой квартир и взаимодействию с арендаторами.

Результаты

В рамках текущих изменений специлисты «КОРУС Консалтинг» обновили функциональность системы в связи с последними изменениями законодательства с части расчёта НДС. Это поможет подразделению SATO в Санкт-Петербурге не только продолжить корректно вести налоговый учёт, но и формировать выгрузки отчётности с обновлённой ставкой. Кроме того, система была доработана дополнительными функциональными блоками, которые помогут в управлении сопутствующими бизнес-процессами SATO – аренда кладовок и паркинга – и формировании соответствующей документации по направлениям.

Нам, как международной компании с большим жилым фондом и деятельностью на территории двух государств, очень ценно соблюдение всех законодательных требований, касающихся как защиты персональных данных, так и налогового учёта. В этом вопросе мы хотим получить качественное и надёжное сопровождение систем от специалистов с богатой экспертизой. Йоханна Пуранен, генеральный директор компании SATO в России

Работа сотрудников в единой онлайн-среде – Microsoft Office 365 – успешно решает потребность заказчика в удобном, простом и надёжном инструменте для удалённого взаимодействия между несколькими подразделениями компании. Более того, централизованная техническая поддержка силами `КОРУС Консалтинг` обеспечивает SATO гарантированное поддержание непрерывности бизнес-процессов и сокращение до минимума рисков информационной безопасности и невыполнения требований законодательства. Александр Попов, руководитель направления комплексной ИТ-поддержки департамента ИТ-аутсорсинга ГК «КОРУС Консалтинг»

2015

19 февраля 2015 года. ГК «КОРУС Консалтинг» разработала для компании SATO решение по управлению арендами квартир и взаимодействию с арендаторами на базе Microsoft Dynamics CRM Online.

Выбор решения

Для быстрой и удобной работы требовалось решение, которое позволит автоматизировать ключевые процессы взаимодействия с клиентами. При выборе решения руководство компании обращало особое внимание на функциональные возможности системы, соответствие международным стандартам, а также на наличие облачной версии продукта. В итоге в качестве платформы была выбрана Microsoft Dynamics CRM Online, полностью соответствующая ожиданиям SATO. Партнером по внедрению в результате тендера стала компания «КОРУС Консалтинг», имеющая опыт внедрения системы как в сфере недвижимости, так и в международных компаниях.

Ход проекта

В ходе проекта автоматизирован процесс работы с недвижимостью – ведение каталога квартир и жилых комплексов, справочника мебели и оборудования по квартирам, прайс-листов со стоимостью аренды. В компании появилась возможность вести учет клиентской базы и подрядчиков, автоматизированы взаимоотношения с клиентами на всем цикле работы – от первого контакта до подписания договора аренды. Также в рамках решения сотрудники отдела обслуживания получили возможность работать с обращениями по квартирам, которые поступают от арендаторов.

Результат

Отличительной особенностью проекта стала возможность формировать специфическую аналитическую отчетность по показателям прибыльности, обороту и простоям квартир. Таким образом, руководство компании определило наиболее привлекательные районы и объекты для будущих инвестиций и приняла обоснованные управленческие решения по работе с существующими активами.

Кроме того, специалисты «КОРУС Консалтинг» реализуют интеграцию с системой «1С: Предприятие» в части обмена договорами и счетами. Сотрудники отдела по работе с клиентами выставляют счета и отслеживают оплату при помощи Microsoft Dynamics CRM, сообщили TAdviser представители компании-интегратора.

«Мы выставляем порядка 300 счетов ежемесячно. Раньше эти счета формировались и высылались клиентам вручную, что могло занимать до недели в месяц. При помощи Microsoft Dynamics CRM Online мы планируем существенно сократить количество времени, которое сотрудники тратят на работу со счетами, и сделать этот процесс максимально простым и быстрым», - комментирует Йоханна Пуранен, генеральный директор компании SATO в России.

«Очевидно, что рост количества операций, которые сотрудники выполняют вручную, ведет к снижению оперативности их работы и качества сервиса, что в дальнейшем обязательно скажется на уровне удовлетворенности клиентов. Компания SATO вовремя сделала правильный выбор в пользу автоматизации, что позволит им правильно организовать работу с обращениями клиентов, а также поддержать рост операций без необходимости увеличения трудозатрат или штата сотрудников», - говорит Мария Бар-Бирюкова, руководитель департамента CRM ГК «КОРУС Консалтинг».

Финал проекта

27 июня 2015 года. Группа компаний «Корус Консалтинг» сообщила^[1] о завершении проекта по внедрению разработанного решения по управлению арендой квартир и взаимодействию с арендаторами на базе Microsoft Dynamics CRM Online в финской компании SATO.

В ходе проекта была реализована автоматизация комплексного процесса работы с недвижимостью — ведение каталога квартир и жилых комплексов, справочника мебели и оборудования по квартирам, прайс-листов со стоимостью аренды, настроены типовые печатные формы, что сократило время на оформление договоров. В компании появилась возможность вести учет клиентской базы и подрядчиков, автоматизировать взаимоотношения с клиентами на всем цикле работы — от первого контакта до подписания договора аренды. Также в рамках решения сотрудники отдела обслуживания получили возможность работать с обращениями по квартирам, которые поступают от арендаторов.

Внедренная система позволяет упорядочить и ускорить процессы по заключению договоров аренды и выставлению счетов, обеспечить оптимальную организацию работы с обращениями и реализовать быстрое формирование управленческих отчетов.

Microsoft Dynamics CRM Online дала возможность формировать аналитическую отчетность по показателям прибыльности, обороту и простоям квартир. Подобная информация, оперативно представленная руководству SATO, помогает наиболее точно определять параметры объектов для будущих инвестиций и принимать обоснованные управленческие решения по работе с существующим фондом недвижимости. Кроме того, CRM-система интегрирована с «1С:Предприятием» для обмена договорами и счетами, что позволяет оперативно выставлять счета и отслеживать их оплату с помощью Microsoft Dynamics CRM.

«Несмотря на то, что SATO владеет достаточно большим жилым фондом в России, мы до сих пор не имели локальной централизованной системы учета арендаторов, квартир, обращений и поэтому постоянно были вынуждены выполнять множество ручных операций по подготовке и заключению договоров аренды, выставлению счетов, подготовке отчетов. В качестве примера могу привести срок, который мы ежемесячно тратили на то, чтобы выставить все счета клиентам, а их уже более 300. Процедура выставления ежемесячных счетов в совокупности занимала у нас больше недели. С Microsoft Dynamics CRM Online мы делаем это за считанные часы и не тратим время на повторение однотипных операций, — рассказала Йоханна Пуранен, генеральный директор компании SATO в России. — Кроме того, в несколько раз сократилось время на подготовку отчетности, что было для нас одной из важных целей проекта. Подготовка ежемесячных отчетов теперь не делается нами вручную в течение нескольких дней, как это было раньше. Теперь все автоматически формируется в системе за пару минут».

«В условиях динамичного развития компания SATO приняла правильное решение в пользу облачной версии Microsoft Dynamics CRM Online. Бизнес SATO в Санкт-Петербурге укрупняется — растет количество квартир и арендаторов, но вместе с тем увеличивается и количество документов, с которыми необходимо работать сотрудникам компании. Построенное нами решение позволяет оперативно реагировать на любые изменения — подключать новых пользователей, расширять функциональность и, что самое главное, несмотря на рост бизнеса, система позволит компании удерживать тот уровень сервиса, к которому привыкли клиенты SATO», — заявила Мария Бар-Бирюкова, руководитель департамента CRM ГК «Корус Консалтинг».

Примечания