Softline автоматизировала оцифровку входящей финансовой документации

22 февраля 2017 года компания Aflex Distribution сообщила о проекте внедрения технологии автоматизации сканирования и распознавания документов в компании Softline.

Задачи проекта

Сотрудники финансового департамента Softline обрабатывают и подшивают около 500 тыс. документов за год. Поиск документов проблематичен и занимает несколько дней. Перед руководством финансового департамента встал вопрос о решении проблем, связанных с работой бумажного архива.

Коллектив регионального представительства Softline, (2015)

Потребность в сокращении финансовых издержек на архив и оптимизации работы с ним стали основными факторами, повлиявшими на наше решение о необходимости перевода бумажного хранилища в электронный формат. Оксана Осипычева, заместитель руководителя департамента финансового учета компании Softline

Перед командой проекта стояли задачи уменьшения расходов на аренду площадей архива, росту документооборота без привлечения дополнительных ресурсов, сокращению сроков предоставления документов в ИФНС и аудиторские организации, увеличению скорости обработки и архивирования документов.

Требовалось внедрение системы сканирования и распознавания документов для дальнейшего их переноса в 1С. Выбор сделали в пользу Kofax TotalAgility. Партнером по интеграции программного обеспечения в Softline стала компания Aflex.

Ход проекта

Kofax TotalAgility – не просто система распознавания документов, это решение, с помощью которого можно выстраивать бизнес-процессы (BPM-решение), цепочку движения документа внутри организации: согласование, проверка комплектности, запрос недостающих документов и т.д. И все это – в автоматическом режиме. Николай Крюков, руководитель направления Kofax компании Aflex

Специалисты Aflex:

• провели обследование ИТ-инфраструктуры,
• подготовили техническое задание,
• внедрили в ИТ-среду решение Kofax TotalAgility,
• завели список пользователей;
• настроили права доступа,
  • логику классификации и распознавания для всех видов финансовых документов,
  • источники данных (сетевые папки),
  • экспорт полученных данных для занесения в 1С;
  • разработали инструкции для обучения пользователей работе в Кofax.

Итог проекта

Интеграция и тестирование системы Kofax завершены в течение четырех месяцев. Пять сотрудников архивного отдела финансового департамента прошли обучение.

По нашим подсчетам, экономия в целом по проекту составит порядка двух миллионов рублей в год, в том числе, в три раза сокращаются расходы на аренду площадей под архив. Скорость по обработке и архивированию документов увеличивается на 100%, в разы уменьшается время на поиск и подбор документов для аудиторских организаций. В наших дальнейших планах – составление технического задания на оцифровку новых типов документов системой Kofax и помещение их в электронный архив, а также распространение архива на следующие подразделения группы компаний: управление персоналом, департамент логистики, юридическое управление. В перспективе, мы планируем интегрировать Kofax с системой электронного документооборота, для распознавания как уже накопленного массива документов, так и вновь поступающих документов в формате PDF, с дальнейшим занесением данных в карточки документов в электронный архив. Оксана Осипычева