Группа "Соллерс" завершила внедрение ЭДО

19 марта 2014 года компания Проф-ИТ Групп сообщила о завершении внедрения системы электронного документооборота (ЭДО) для группы Соллерс. В качестве платформы использовано решение 1С:УПП.

Задачи проекта

Компания Соллерс имеет территориально-обособленную распределенную структуру. К началу проекта документооборот между компаниями холдинга и третьими лицами реализовался посредством значительных временных и финансовых затрат, связанных с оформлением и пересылкой бумажных версий документов, препятствуя оперативному взаимодействию подразделений компании с партнерами и налоговыми органами.

Ход проекта

Проект реализован специалистами Prof-IT Group в несколько этапов. В апреле 2013 года, в рамках предварительного обследования, совместно с сотрудниками Соллерс, они детально описали и регламентировали бизнес-процессы между всеми участниками документооборота: юридическими лицами холдинга, партнерами и налоговыми органами. В то же время, внутри Соллерс провели тендер по выбору специализированного оператора для обмена электронными документами, закупили и установили лицензии СКЗИ КриптоПро, ключи ЭЦП, оснастили рабочие места пользователей ЭДО.

В рамках пилотного внедрения в начале июня 2013 года команда проекта запустила обмен электронными документами между ОАО "ЗМЗ" и ОАО "УАЗ", с целью разработки и апробации организационных и технологических решений системы ЭДО. Оценив полученные в ходе проекта результаты, руководством Соллерс было принято решение о дальнейшем тиражировании ЭДО на другие предприятия холдинга.

Итог проекта

Реализация проекта выявила ряд организационных проблем:

• изменение процессов документооборота,
• неготовность персонала к переходу на ЭДО.

Сложности удалось преодолеть в период опытной эксплуатации системы.

В декабре 2013 года система ЭДО введена в эксплуатацию. В начале 2014 года ведется тиражирование решения на внешних контрагентов Соллерс.

Автоматизация юридически значимого документооборота повысила эффективность работы c документами внутри холдинга. Для удобства пользователей сотрудники Prof-IT Group настроили круглосуточный доступ к архиву электронных документов с возможностью просмотра и печати копий.

На 19 марта 2014 года в системе электронного документооборота задействовано около 500 рабочих мест, оснащенных электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

"Внедрение ЭДО открывает нам широкие возможности для оптимизации работы с документами в масштабе холдинга и внешних контрагентов, - отметила Ольга Тырышкина, директор по управлению рисками и внутреннему аудиту Соллерс. – Сокращение прямых расходов, включая расходы на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных документов, повышение эффективности процессов взаимодействия с контрагентами и налоговыми органами, минимизация рисков начисления штрафов и пени из-за несвоевременного предоставления документов, - это только часть преимуществ, которые мы получили в результате проекта".

Иван Михайлов, операционный директор компании Prof-IT Group, поведал: "Предложенная заказчику архитектура решения, с возможностью интеграции практически с любой учетной системой, максимально учитывает специфические особенности документооборота Соллерс и ее партнеров. В результате внедрения, пользователи получили работающую систему, которая позволила существенно минимизировать финансовые и временные затраты на юридически значимый документооборот. В дальнейшем планируется активное развитие системы для возможности электронного обмена другими типами документов с использованием ЭЦП".