Columbus завершила проект модернизации ИТ-инфрастуктуры в компании «Uhrenholt-Россия»

Непрерывно растущий масштаб бизнеса «Uhrenholt-Россия» потребовал оптимизации информационной среды, обеспечивающей эффективность бизнес-процессов и контроль над состоянием дел в компании. Имевшиеся IT-инструменты не справлялись в полной мере со всем объемом задач, что привело к решению о внедрении единой интегрированной системы.

В первую очередь «Uhrenholt-Россия» требовалось обеспечить высокую точность планирования продаж и закупок, автоматизировать процессы согласования и контроля платежей, поддерживать оптимальный уровень складских запасов и управлять ценообразованием. В качестве оптимального решения была выбрана платформа Microsoft Dynamics AX, предоставляющая широкий набор возможностей для всестороннего анализа и управления различными компонентами бизнеса. А партнером «Uhrenholt-Россия» по данному проекту стала компания Columbus, обладающая богатым опытом успешной работы с бизнес-продуктами Microsoft Dynamics.

В рамках первого этапа внедрения решались вопросы, связанные с учетом основных средств и нематериальных активов, кадровым делопроизводством, расчетами заработной платы и компенсаций. В новой ERP системе появились все необходимые сведения о приёме, переводах и увольнениях сотрудников, ведется табельный учет рабочего времени, расчет НДФЛ, отпусков и больничных, доступны пересчет начислений и удержаний за прошлые периоды, формирование платежных ведомостей и ряд других возможностей. Кроме этого, были разработаны и унифицированы справочники подразделений, сотрудников и должностей.

Комментируя ход проекта, ИТ директор «Uhrenholt-Россия» Дудников Алексей отмечал: «Модернизация IT-системы стала назревшим решением, символизирующим новый этап в работе нашей компании. Система Microsoft Dynamics AХ оказалась оптимальным ответом на те запросы, которые возникали в ходе нашей работы в последнее время. Сотрудничество с Columbus IT полностью оправдывает наши ожидания, и мы уверены, что результаты работ позволят Uhrenholt-Россия еще больше укрепить свои лидерские позиции на рынке»

Проект завершен в 2012 году

В ходе второго этапа проектная команда запустила финансовый и логистический контур системы. Решение Columbus на платформе Microsoft Dynamics AX оптимизировало управление продажами, запасами и закупками, расчеты с клиентами и поставщиками, обеспечило полноценное ведение бухгалтерского, налогового учета, а также формирование отчетности по РСБУ.

«В части управления продажами мы получили быстрый доступ к актуальным сведениям по текущим заказам, можем оперативно рассчитывать полную себестоимость продукции со всеми накладными расходами, учитывать ретро-бонусы, анализировать данные по остаткам, составлять графики отгрузки. Ежедневно в системе обрабатывается более 1000 заказов. Требуемое количество товара на складе с учетом сроков годности и указанной для клиента модели подбора резервируется автоматически. Учет плановых дат отгрузки позволяет нам в первую очередь выполнять срочные заказы, а затем автоматически оформлять резервы по другим, в том числе ранее созданным заказам», - отметил Алексей Дудников.

В свою очередь, интеграция с EDI позволяет упростить процесс оформления и согласования заказов с клиентами компании, в частности, крупными розничными сетями, для которых наличие EDI является неотъемлемым условием сотрудничества.

В результате внедрения Microsoft Dynamics AX Uhrenholt-Россия улучшила управление всем циклом закупочной деятельности и товародвижения, особенно важной задачей стало обеспечение контроля закупочных цен. При оформлении заказа данные из прайс-листов поставщиков и их скидок загружаются в систему автоматически, а после приемки продукции от поставщика проводится сравнительный анализ цен прайс-листов с фактическими ценами в накладных.

Новое ERP решение содержит достоверную и актуальную информацию об остатках продукции на складе в разрезе товарных номенклатур и партий – с указанием даты выпуска, сроков годности, весогабаритных характеристик и других данных. Интеграция с WMS-системой обеспечила более точный учет отгруженной продукции, время сверки данных по складским остаткам сократилось с нескольких часов до 15 минут, также упростилась процедура инвентаризации.

Не менее важными компонентами новой системы Microsoft Dynamics AX являются инструменты сводного планирования. Решение позволяет Uhrenholt-Россия составлять планы закупок продукции в краткосрочном и долгосрочном периодах на основе плана продаж с учетом текущих заказов и потребностей клиентов, складских остатков.

«Для каждого заказа на отгрузку Microsoft Dynamics AX автоматически формирует необходимый комплект сопроводительной документации, в том числе ветеринарные свидетельства, сертификаты и справки, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, маршрутные листы. Нам удалось сократить затраты на доставку продукции на 38%», - добавляет Дудников Алексей .

«Сроки годности товаров на складе и наличие ветеринарных сопроводительных документов жестко контролируются. В том случае, если пакет необходимых сертификатов и удостоверений отсутствует в учетной системе, партия товара блокируется для продажи», - сообщил Денис Косенков, руководитель проектов Columbus. Кроме того, компания приобрела новые возможности для оказания услуг ответственного хранения. С этой целью специалисты Columbus реализовали в ERP системе одновременный учет, подбор и маршрутизацию заказов на продукцию «Uhrenholt-Россия», а также продукцию, находящуюся на ответственном хранении. Решение позволило резко повысить контроль качества отгружаемых заказов и свести к минимуму расходы на возвраты продукции.

С помощью казначейского модуля, специально разработанного специалистами Columbus, финансовому департаменту «Uhrenholt-Россия» удалось организовать более эффективное управление денежными потоками. Решение располагает всеми необходимыми средствами для планирования, согласования и контроля исполнения платежей, позволяет формировать платежные поручения на базе утвержденных заявок на оплату и экспортировать их в систему клиент-банка. Менеджеры по работе с клиентами «Uhrenholt-Россия» также оперативно получают сведения о статусе клиентских платежей и могут гибко управлять кредитными лимитами, тем самым предупреждая просроченные платежи контрагентов и рост их задолженности.

В рамках проекта специалисты Columbus развернули клиентский портал, оснащенный всем необходимым инструментарием для круглосуточной работы компании с заказчиками. Данное решение особенно актуально для региональных розничных сетей. Клиентский портал позволяет оформить заказ на поставку продукции «Uhrenholt-Россия» в считанные минуты, в онлайн-режиме отслеживать статус его выполнения, получать сертификаты соответствия и качества продукции, вести отчетность по взаиморасчётам.

Итог

Комплексное ERP-решение, созданное специалистами Columbus, позволило «Uhrenholt-Россия» выйти на качественно новый уровень взаимодействия с клиентами и партнерами, обеспечить рост прибыли компании и получить дополнительные конкурентные преимущества в части управления ассортиментом, ценообразованием и товародвижением.